8.4.1 Aanknopingspunten in de wetsgeschiedenis

Al vanaf de invoering van de administratieplicht in 1838 behoort de door de administratieplichtige ontvangen en verstuurde correspondentie tot de administratie.1 Dit is niet gewijzigd. Dat betekent dat alle inkomende en uitgaande brieven maar ook alle door medewerkers van de administratieplichtige ontvangen en verstuurde e-mails tot de administratie van de administratieplichtige behoren.

Daarnaast behoort de – binnen zes maanden na afloop van het boekjaar – op papier gestelde balans en de staat van baten en lasten tot de administratie. Dat is voor de balans al zo sinds 1838 en voor de staat van baten en lasten sinds 1976.

Al vanaf 1838 was de koopman verplicht om van al zijn transacties aantekeningen te houden. Dat gebeurt ook nu nog – handmatig of elektronisch – door deze transacties op te nemen in de van het grootboek deel uitmakende grootboekrekeningen. Het ligt dan ook voor de hand om het grootboek ook als een dwingend tot de administratie behorend element te duiden.

Het gaat bij het grootboek niet alleen om de registratie van een bepaald feit maar ook om het onderliggende document dat tot de registratie heeft geleid. Dat betekent dat inkomende en uitgaande facturen, bonnen en andere documenten die aanleiding geven tot een registratie in het grootboek, tot de dwingend aanwezige administratie behoren.

Uit de fiscale wetgeving volgt dat een administratie moet worden gevoerd om de fiscale verplichtingen te kunnen vaststellen.2 Daaruit leid ik af dat belastingaangiftes, belastingaanslagen, eventueel opgelegde dwangbevelen en meldingen betalingsonmacht alsmede de met de belastingdienst gevoerde correspondentie en een door de belastingdienst opgesteld rap port naar aanleiding van een boekenonderzoek,3 deel uitmaken van de verplicht te voeren en aanwezig te hebben administratie. Tegen het identificeren van dit als het fiscale dossier van de belastingplichtige aan te duiden geheel van documenten dat deel uitmaakt van de altijd te voeren en aanwezig te hebben administratie, kan worden ingebracht dat sprake is van overlap met de ook genoemde correspondentie en onderliggende documenten bij boekingen in het grootboek. Ik denk dat die overlap inderdaad kan bestaan. Niettemin vind ik het belangrijk om het fiscale dossier afzonderlijk te duiden als altijd te voeren en aanwezig te hebben onderdeel van de administratie, omdat de wetgever de administratie voor fiscale doeleinden van groot belang acht.