8.2.2 Bespreking van de verschillende fasen van het schadeproces bij coassurantie

Het schadeproces zal starten met de melding van het schadevoorval door de verzekeringnemer of de verzekerde.1 Melding is verplicht op grond van artikel 7:941 lid 1 BW. Daaruit volgt dat de verzekeringnemer of de tot uitkering gerechtigde, zodra deze van de verwezenlijking van het risico op de hoogte is of behoort te zijn, de verwezenlijking aan de verzekeraar moet melden. Bij coassurantie wordt daarvan afgeweken doordat in de toepasselijke beurspolisvoorwaarden is bepaald dat de verzekerde de schade rechtsgeldig kan melden bij de makelaar in plaats van bij de verzekeraars.2 De makelaar meldt de schade op zijn beurt bij de verzekeraars. Illustratief is artikel 16.1 van de Nederlandse Beursbrandpolis versie 2006:

Er wordt dus afgesproken dat de makelaar nadat hij door verzekerde op de hoogte is gebracht van een schade, dit zal moeten melden bij de verzekeraars.3 In de regeling SPC is bepaald dat de makelaar zo spoedig mogelijk de twee bovenstaandeverzekeraars moet informeren over de schade.4 De regeling SPC gaat hier uit van de situatie dat twee bovenstaande of leidende verzekeraars staan vermeld op een polis. In de praktijk kan dat, zeker waar het grote klanten en lastige schades betreft, inderdaad het geval zijn maar komt het vaker voor dat er één leidende verzekeraar betrokken is op een polis. De betrokkenheid van twee leidende verzekeraars op een schade kan de wens of zelfs een voorwaarde zijn voor volgverzekeraars om deel te nemen in een verzekering. Het kan echter aanleiding geven tot complicaties in de schadebehandeling. Ik zal dat in par. 8.3.2 uitvoeriger behandelen. Alle op de schade betrokken verzekeraars ontvangen van de makelaar zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vijf werkdagen, een schriftelijke kennisgeving van de schade.5 Voor een snelle en efficiënte verwerking dient deze kennisgeving tenminste de volgende indicatieve gegevens te bevatten: polisnummer makelaar, schadenummer makelaar, tenaamstelling verzekerd(n)/verzekeringnemer(s), schadelocatie, VNAB-nummer, alsmede een raming van de schade.6

Overeenkomstig artikel 2 van de regeling AOP zullen één of twee leidende verzekeraar(s) met een cijferaanduiding 1, 2 in de polisdocumenten en in e-ABS worden vermeld.7 Uit de (vernieuwde) regeling AOP blijkt dat sinds 1 januari 2018 niet meer gesproken wordt van twee bovenstaande verzekeraars maar van één bovenstaande verzekeraar en een zogenoemde medebeheerder.8 Een medebeheerder (vanouds tweede bovenstaande verzekeraar) is de – nieuwe – aanduiding voor een verzekeraar die samen met de eerste bovenstaande verzekeraar verantwoordelijk is voor de afhandeling van de schades. Dit volgt ook uit artikel 2.2. AOP waarin staat dat de makelaar een medebeheerder zal registreren als leidende verzekeraar met rangnummer 2. De rol van een medebeheerder is beperkt tot het assisteren in het schadetraject.9 Uit de regeling AOP volgt dat een medebeheerder gezamenlijk met de leidende verzekeraar bij de schadebehandeling is betrokken. Hoe de rol van de leidende verzekeraar en de medebeheerder bij de schadebehandeling zich tot elkaar verhoudt, wordt niet verduidelijkt. Franken & Meijer wijzen erop dat het in beginsel de eerste bovenstaande verzekeraar en niet de tweede bovenstaande verzekeraar is die leiding geeft aan de behandeling van de schade.10 Zij vermelden tevens dat de eerste bovenstaande verzekeraar in de regel bij afwijzing overleg zal hebben met de tweede bovenstaande verzekeraar en dat de tweede bovenstaande verzekeraar in de regel overleg zal zoeken met de eerste bovenstaande verzekeraar indien deze dekking verleent, maar de tweede bovenstaande verzekeraar het daarmee niet eens is.11 Het zal daarmee vooral de eerste bovenstaande verzekeraar (dus: de leidende verzekeraar) zijn die het voortouw heeft in de schadebehandeling en daarin bijgestaan kan worden door een medebeheerder (anders gezegd: tweede bovenstaande verzekeraar).

Ten aanzien van de schademelding kan de vraag rijzen op welke wijze de makelaar een schade dient te melden bij de verzekeraars. Voorstelbaar is dat bij gebruik van e-ABS een makelaar de schade in dat systeem zal invoeren waardoor de op een polis betrokken verzekeraars snel op de hoogte kunnen worden gebracht. In de praktijk zal, zeker waar het simpele schades betreft, een melding in e-ABS volstaan. Bij complexere schades zal een makelaar een schade, naast plaatsing in e-ABS, telefonisch melden bij de leidende verzekeraar(s). In het e-ABS systeem kunnen alle op een polis betrokken verzekeraars, dus zowel leider(s) als volgers de schade inzien. Ook het expertiserapport, dat uitvoeriger wordt besproken in de volgende paragraaf, is voor elke verzekeraar in te zien.

Nadat de schade is gemeld bij de verzekeraars zal nader onderzoek worden gedaan naar de schade. Daarvoor geldt dat bij coassurantie bijna altijd een schade-expert zal worden ingeschakeld om onderzoek te doen naar de toedracht van de schade. De betrokkenheid van een expert is vaak nodig omdat beursrisico’s naar hun aard complexe risico’s zijn en dito schadebeeld kennen. De vraag of en, zo ja, welke expert wordt ingeschakeld zal – zo vermeldt het SPC – (behoudens specifieke branchegebruiken)12 in overleg worden bepaald tussen de makelaar en de eerste bovenstaande verzekeraar en bij diens afwezigheid de tweede bovenstaande verzekeraar.13 In de polis kan worden vastgelegd wie een expert benoemt en welke expert dat dan zal zijn. De benoeming van een expert geschiedt in de coassurantiemarkt in principe altijd door de makelaar. De makelaar, immers, onderhoudt het contact met de klant en de communicatie tussen een verzekeraar en de verzekerde vindt in beginsel altijd plaats via de makelaar. Bedacht moet worden dat het wel zo kan zijn dat een verzekeraar met een bepaald expertisebureau afspraken heeft gemaakt over de uitvoering van expertisewerkzaamheden voor die verzekeraar. De makelaar zal in zo’n geval de expert van dat kantoor benoemen. In het SPC is vermeld dat tussen de makelaar en de leidende verzekeraar overleg kan plaatsvinden over de keuze welke expert wordt benoemd en wat de reikwijdte van diens opdracht zal zijn.14 Wordt besloten dat een expert wordt ingeschakeld dan is het als gezegd de makelaar die namens de verzekeraars de expert benoemt.15 Het is daarmee ook de makelaar die de expert voorziet van de relevante gegevens die de expert nodig heeft om zijn taak naar behoren te kunnen vervullen.16 De makelaar zal de expert vragen de rapportage naar hem te sturen. Tevens zal de makelaar de expert de opdracht geven de rapportage gelijktijdig naar de leidende verzekeraar te sturen, indien deze dat heeft aangegeven.17 De makelaar zal de inschakeling van de expert tevens registreren in e-ABS. Indien de expert door middel van het administratieve lidmaatschap van de VNAB toegang heeft tot e-ABS zal de expert zijn rapportages in dat systeem kunnen zetten waardoor verzekeraars daarin direct inzage krijgen. De makelaar dient tevens de verzekerde te informeren over de benoeming van de expert.

De makelaar ziet toe op snelle rapportage door de expert.18 De eerste bovenstaande verzekeraar dient na ontvangst van de rapportage binnen vijf werkdagen eventuele bemerkingen aan de makelaar kenbaar te maken. De makelaar zal na overeenstemming met de eerste bovenstaande verzekeraar (over de rapportage) de overige verzekeraars conform de in de branche gebruikelijke procedures19 informeren.20

De expert kan voordat hij het definitieve rapport opstelt, eerdere (voor)berichten opstellen waarin hij een omschrijving geeft van de schade, de geschatte schadereserve en noodzakelijke schade beperkende maatregelen.21 Dit volgt ook de branchespecifieke regeling Convenant Expertise-Schadebehandeling Transport op het SPC (geldend voor bijvoorbeeld transportgoederen en vervoerdersaansprakelijkheidsverzekeringen) waarin staat dat het expertisebureau zo spoedig mogelijk een voorbericht moet afgeven met daarin vermeld summiere gegevens van de aard, oorzaak en omvang van de schade.22 Dergelijke berichtgeving stelt de makelaar in staat om, waar nodig, aanvullende informatie van de verzekerde te verkrijgen en kan tevens verzekeraars de mogelijkheid bieden om eventuele aanvullende informatie op te vragen.23 Bovendien kan een verzekeraar op basis van zo’n voorbericht een schadereservering maken, mogelijke vragen stellen en eventueel al een standpunt innemen ten aanzien van de dekking onder de polis. Na ontvangst van de definitieve rapportage of het eindrapport van de expert stelt de makelaar een schaderekening op en legt deze ter goedkeuring voor aan de twee bovenstaande verzekeraars.24 Franken & Meijer wijzen erop dat het SPC hierbij uitgaat van de goedkeuring van de schade in overleg tussen de makelaar en de eerste én tweede bovenstaande verzekeraar, terwijl de schadebehandeling in overleg tussen de makelaar en de eerste bovenstaande verzekeraar geschiedt.25

De mogelijkheid kan bestaan dat er een contra-expert wordt benoemd bij een schade. Een contra-expert is een andere expert die in opdracht van de verzekeringnemer een onderzoek instelt naar het schadevoorval. Of dit het geval is en of de kosten van zo’n contra-expert voor rekening komen van de verzekeraar danwel de verzekerde zal in de polis zijn bepaald. Het verschilt in de praktijk sterk per branche of er een contra-expert wordt benoemd. Zo is het in de branche van brandverzekeringen gebruikelijker dat contra-expertise plaatsvindt dan in de branche van technische verzekeringen.

Wanneer de makelaar een definitieve schaderekening heeft opgemaakt en deze ter goedkeuring heeft voorgelegd aan de bovenstaande verzekeraars gaat het SPC uit van een reactietermijn van vijf werkdagen.26 Indien de bovenstaande verzekeraars de definitieve schaderekening goedkeuren, laat de makelaar dit door middel van een kopie-schaderekening weten aan de volgverzekeraars.27 Uit de SPC blijkt dat een volgverzekeraar, voorzover lid van de VNAB, is gebonden aan de beslissingen van de twee bovenstaande verzekeraars inzake de afwikkeling van de schade, tenzij de volgverzekeraar binnen drie werkdagen na ontvangst van de kopie schaderekening schriftelijk heeft meegedeeld niet akkoord te kunnen gaan met die schaderekening.28 Gebondenheid van de volgverzekeraars aan de beslissingen van de bovenstaande verzekeraar(s) zal moeten voortvloeien uit de opname van een volgbepaling (‘to follow clausule’) in de polis. Wanneer een dergelijke clausule die – kort samengevat – erop neerkomt dat de volgverzekeraars de bovenstaande verzekeraar zullen volgen in diens beslissing ten aanzien van de schade, zal alleen de bovenstaande verzekeraar goedkeuring dienen te verlenen aan de schade. Zonder opname van een dergelijke clausule zullen in principe alle verzekeraars hun goedkeuring moeten geven aan de schaderekening.29 In de volgende paragraaf zal ik uitvoeriger het gebruik van volgclausules bij de schadebehandeling bij coassurantie uitwerken.

Een ander aspect van het goedkeuren van schades is de niet reguliere goedkeuring, ofwel de goedkeuring van een schade zonder dat een verzekeraar daartoe op grond van de polis verplicht is. Het SPC gaat ervan uit dat wanneer sprake is van een niet reguliere goedkeuring – bijvoorbeeld: coulance, sans préjudice, ex gratia of dergelijke formuleringen – de rekening dan door alle verzekeraars dient te worden goedgekeurd.30 Dit heeft ermee te maken dat bij een dergelijke uitkering een verzekeraar op grond van de polisvoorwaarden het recht op dekking kan ontzeggen, maar om andere redenen (bijvoorbeeld klantbelang) toch tot uitkering overgaat. In zo’n situatie ligt, vanwege het ontbreken van het recht op dekking onder de polis, het juist niet voor de hand dat de volgverzekeraars de leider volgen en vereist de SPC daarom dat alle verzekeraars hun goedkeuring moeten geven. Een en ander hangt wel af van de vraag hoe de volgbepaling precies is geformuleerd. Er zijn in de praktijk volgbepalingen waarin staat dat de volgverzekeraars de leidende verzekeraar in alles (dus: ook in coulance uitkeringen) moeten volgen en er zijn volgbepalingen waarin juist een uitzondering wordt gemaakt voor coulance uitkeringen. Nadat een schade is goedgekeurd zal de makelaar door middel van e-ABS een boeking opmaken.31 De af- en verrekening van de schade zal plaatsvinden in de rekening-courant die bestaat tussen de makelaars en verzekeraars resp. gevolmachtigden en waarin de betaling van premies en de schade-uitkeringen plaatsvinden.32

Hierboven is in grote lijnen het schaderegelingsproces bij coassurantie weergegeven. Geconcludeerd kan worden dat de leidende verzekeraar en de makelaar een hoofdrol hebben in het schadetraject. Zo wordt in overleg tussen de makelaar en de leidende verzekeraar besloten of en, zo ja, welke expert wordt ingeschakeld. Volgverzekeraars hebben doorgaans geen invloed op de schaderegeling, omdat zij de bevoegdheid tot het regelen van de schade hebben toebedeeld aan de leidende verzekeraar. Om de leidende verzekeraar de bevoegdheid te geven om het voortouw te kunnen nemen in de schadeafwikkeling, is het van groot belang dat volgbepalingen worden overeengekomen in de polis. Zonder het opnemen van volgbepalingen zijn volgverzekeraars niet contractueel gebonden aan de schaderegeling van de leidende verzekeraar. Welke invloed het al dan niet opnemen van een volgclausule heeft op de standpuntbepaling van de dekking in het licht van het mededingingsrecht, bespreek ik in de volgende paragraaf.