5.2.1 Het schriftelijkheidsvereiste

Het agenderingsverzoek moet schriftelijk worden ingediend. Tenzij de statuten anders bepalen wordt aan de eis van schriftelijkheid voldaan indien het verzoek elektronisch is vastgelegd (art. 2:114a/224a lid 1 en lid 3 BW). De mogelijkheid om – behoudens andersluidende statutaire bepaling – het verzoek elektronisch in te dienen, is in het artikel opgenomen met de wet Wijziging van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek ter bevordering van het gebruik van elektronische communicatiemiddelen bij de besluitvorming in rechtspersonen.1 Van Solinge & Nieuwe Weme zien geen reden voor het bieden van de mogelijkheid om elektronische indiening statutair te kunnen beperken. Zij wijzen erop dat deze mogelijkheid ook niet geldt bij een elektronisch vastgelegde stemvolmacht (art. 2:117 lid 6/227 lid 8 BW).2 Ik ben het niet met Van Solinge & Nieuwe Weme eens. Het laat zich voorstellen dat de vennootschap niet wil dat agenderingsverzoeken bijvoorbeeld per sms of WhatsApp-bericht kunnen worden ingediend. Niets verzet zich ertegen de vennootschap de mogelijkheid te bieden zulks te voorkomen.

Overigens staat in de statuten van verschillende vennootschappen met een notering, kennelijk ter invulling van de tenzij-clausule van art. 2:114a lid 3 BW, dat het schriftelijke agenderingsverzoek moet voldoen aan door het bestuur vastgestelde voorwaarden die op de website van de vennootschap staan vermeld.3 Voor zover die voorwaarden niet door de wet toegelaten eisen aan een agenderingsverzoek stellen (bijvoorbeeld wat betreft de omvang van het verzoek), moeten zij voor niet geschreven worden gehouden.