8.2.5 Bestuursverslag en verslag van de raad van toezicht

De minimale inhoud van het bestuursverslag en elementen die daarin aan de orde moeten komen volgen uit art 2:391 BW.

Het bestuursverslag is, anders dan de jaarrekening, geen document dat door enig orgaan van de rechtspersoon formeel wordt vastgesteld. De jaarrekening van een stichting wordt, als gezegd, ondertekend door alle bestuurders en alle leden van de raad van toezicht, waarmee wordt bereikt dat zowel bestuurders als leden de raad van toezicht hiervoor instaan. Ondanks dat bestuurders en leden van de raad van toezicht het verslag niet hoeven te ondertekenen, zal het bestuur de inhoud van het bestuursverslag bespreken met de raad van toezicht. Dit vloeit voort uit het feit dat de jaarrekening en het bestuurverslag met elkaar samenhangen, op elkaar afgestemd moeten zijn en gelijktijdig openbaar gemaakt worden (zie ook artikel 2:391 en 394 lid 4 BW).1 De gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het bestuursverslag kan ook worden afgeleid uit het feit dat het bestuur verantwoordelijk is voor de algemene gang van zaken en het beleid, terwijl de raad van toezicht daar toezicht op houdt. Aangenomen wordt dan ook dat de raad van toezicht medeverantwoordelijk is voor het naar buiten gebrachte bestuursverslag.2

Het bestuursverslag dient, in overeenstemming met de omvang en complexiteit van de stichting en de eventuele groepsmaatschappijen, een evenwichtige en volledige analyse te bevatten van de toestand op de balansdatum, de ontwikkeling gedurende het boekjaar en de resultaten. In het bestuursverslag wordt gerapporteerd over de risicobeheersings- en controlesystemen. Het bestuursverslag geeft voorts een beschrijving van de voornaamste risico’s en onzekerheden waarmee de stichting geconfronteerd wordt. Tot slot worden mededelingen gedaan over de verwachte gang van zaken. Bij algemene maatregel van bestuur kunnen nadere eisen worden gesteld omtrent de inhoud van het bestuursverslag (artikel 2:391 lid 5 BW).

In sectorregels en in sectorale governancecodes worden extra eisen gesteld aan de inhoud van het bestuursverslag en worden aanvullende onderwerpen genoemd waarover gerapporteerd moet worden. Ook worden eisen gesteld aan de rapportage door de raad van toezicht. Zo moet de raad van toezicht van een culturele instelling over zichzelf informatie geven, zoals bijvoorbeeld informatie over de vergoeding van de leden van de raad van toezicht.3 Verschillende onderdelen waarover de raad van toezicht moet rapporteren komen hierna aan de orde.

Veel govenancecodes bepalen dat het jaarlijkse (bestuurs)verslag ook een verslag van de raad van toezicht bevat waarin de raad zich verantwoordt over diverse hierna te noemen onderwerpen. Een afzonderlijk verslag van de raad van toezicht wordt niet altijd uitdrukkelijk voorgeschreven. Voor culturele instellingen verwijst de GCC 2014 op een aantal plaatsen naar het bestuursverslag en/of het verslag van de raad van toezicht.4 Voor pensioenfondsen geldt op grond van de VITP-Toezichtcode 2014 dat de raad van toezicht jaarlijks een tekst aanlevert voor het bestuursverslag. De raad van toezicht van een pensioenfonds dient zich, als gezegd, afzonderlijk te verantwoorden ten opzichte van het verantwoordingsorgaan of het belanghebbendenorgaan, maar de raad kan er in overleg met het bestuur voor kiezen de verantwoording en de tekst voor het bestuursverslag in één document (een rapport) te combineren.5 De GCZ 2017 laat voor zorginstellingen in het midden of een afzonderlijk verslag van de raad van toezicht vereist is, waardoor impliciet wordt toegestaan dat het verslag van de raad van toezicht wordt verwerkt in en gecombineerd met het bestuursverslag, bijvoorbeeld door een aparte paragraaf “verslag raad van toezicht” op te nemen in het bestuursverslag.

Het is voor veel stichtingen dus zowel toegestaan om een gecombineerd verslag op te stellen als twee afzonderlijke verslagen, die samen het “verslag” vormen. De primaire verantwoordelijkheid voor het bestuursverslag ligt, als gezegd, bij het bestuur, maar de raad van toezicht draagt hier medeverantwoordelijkheid voor. De primaire verantwoordelijkheid voor het verslag van de raad van toezicht ligt echter bij de raad van toezicht, ook in gevallen waarin dit bericht door (het bestuur van) de stichting wordt voorbereid en/of wordt samengevoegd met het bestuursverslag.6

Zoals werd opgemerkt in par. 5.5.3, kan de raad van toezicht op grond van de statuten ook een aantal “eigen” of “zelfstandige” bevoegdheden hebben waarover hij zich ten volle moet verantwoorden, zoals de bevoegdheid om bestuurders te benoemen, te schorsen en te ontslaan en de bevoegdheid om bestuurdersbeloningen vast te stellen. Bovendien dient de raad van toezicht zich te verantwoorden over zijn eigen samenstelling. De vraag kan dan ook worden gesteld of het in verband met deze verantwoordelijkheidsverdeling, maar ook vanwege het bevorderen van de inzichtelijkheid over het functioneren van de raad van toezicht, niet zuiverder is als in sectorregels en sectorcodes expliciet wordt voorgeschreven dat beide verslagen, het bestuursverslag en het verslag van de raad van toezicht, duidelijk gescheiden moeten zijn.

Ten aanzien van beursvennootschappen kwam een aantal jaar geleden in de literatuur de vraag aan de orde of de raad van commissarissen een eigen commissarissenverslag zou moeten opstellen en of dit verplicht gesteld zou moeten worden.7 In antwoord daarop werd allereerst opgemerkt dat geen behoefte bestaat aan een commissarissenverslag dat een herhaling bevat van informatie uit het bestuursverslag. Het kan bovendien onwenselijk zijn om verschillen van inzicht tussen bestuur en raad van commissarissen te etaleren. De raad van commissarissen wordt immers, ook door medeondertekening van de jaarrekening, medeverantwoordelijk geacht voor (toezicht op) het door het bestuur gevoerde beleid en de algemene gang van zaken binnen de vennootschap. De raad van commissarissen zou dan ook, volgens sommige auteurs, in zijn verslag kunnen volstaan met het toelichten van de meer “procedurele aspecten” van zijn toezicht op het beleid van het bestuur.8 Tegelijkertijd is van belang dat de raad van commissarissen een zekere zelfstandige, onafhankelijke rol speelt in relatie tot het bestuur, waarbij een zekere afstand hoort. Bij die rol is passend is dat de raad afzonderlijk verantwoording aflegt.

Bij beursvennootschappen komt de zelfstandige taak en rol van de raad van commissarissen nadrukkelijker naar voren dan bij gewone vennootschappen. De raad van commissarissen van een beursvennootschap heeft een aantal eigen bevoegdheden, bijvoorbeeld ten aanzien van het vaststellen van bestuurdersbeloningen. Inmiddels schrijft de NCGC voor beursvennootschappen uitdrukkelijk voor dat de raad van commissarissen een eigen commissarissenverslag opstelt. In het commissarissenverslag moeten onder meer worden opgenomen: de personalia van de raad van commissarissen, een verslag over het voldoen aan de onafhankelijkheidsvereisten die worden gesteld aan commissarissen, de aanwezigheid bij vergaderingen van de raad en de wijze waarop evaluatie van bestuurders en de wijze waarop zelfevaluatie van commissarissen heeft plaatsgevonden.9

Ik meen dat het ook voor stichtingen die een raad van toezicht met “eigen bevoegdheden” hebben, zoals de benoeming van bestuurders en het vaststellen van hun beloning, van belang is als de raad een apart toezichtverslag opstelt. In het vorige hoofdstuk werden elementen genoemd, die de samenstelling en onafhankelijkheid van de raad van toezicht betreffen, die in ieder geval in het verslag van de raad van toezicht terug zouden moeten komen.

De raad van toezicht van sommige stichtingen, zoals semipublieke instellingen, heeft op grond van sectorregels zelfstandige bevoegdheden, waarmee de zelfstandige rol van de raad wordt benadrukt. Om die reden zou mijns inziens in sectorregels voor dergelijke instellingen voorgeschreven moeten worden dat de raad van toezicht in een eigen verslag verantwoording aflegt over de (wijze van) uitoefening van zijn bevoegdheden. Ook voor andere soorten stichtingen, zoals bijvoorbeeld culturele instellingen met raad van toezicht die de bevoegdheid heeft om bestuurders en de eigen leden van de raad van toezicht te benoemen, zou mijns inziens in een sectorcode een apart verslag van de raad van toezicht voorgeschreven dienen te worden.

Een sterke raad van toezicht zal, ook zonder daartoe verplicht te zijn, verantwoording willen afleggen aan de bij de stichting betrokken belanghebbenden. Om die reden zou de raad zijn verslag vrijwillig kunnen publiceren op een website van de stichting of van een brancheorganisatie. De raad van toezicht zou ook het verslag op andere wijze, bijvoorbeeld in een jaarlijkse nieuwsbrief, aan betrokken belanghebbenden ter beschikking kunnen stellen.