8.7.2 Achteraf aanvullen van administratie

Gezien de betekenis van de woorden “te allen tijde kunnen worden gekend” is het niet voldoende dat de situatie dat de rechten en verplichtingen kunnen worden gekend zich uitsluitend voordoet op een bepaald moment in het jaar, bijvoorbeeld aan het einde van het boekjaar of het einde van een kwartaal. Ook is onvoldoende dat die situatie zich alleen zou voordoen op het moment van het uitspreken van surseance van betaling of faillissement.1

Een enkele maal is door een aansprakelijk gestelde bestuurder als verweer gevoerd dat de administratie na het faillissement kon worden gereconstrueerd en dat daarom wel degelijk sprake is geweest van een ook vóór faillissement bestaande situatie dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon konden worden gekend. Van de noodzaak van reconstructie is sprake wanneer gedurende een lange periode voorafgaand aan het faillissement geen adequate administratie aanwezig is. Er is geen sprake van reconstructie wanneer na het uitspreken van het faillissement de voor de administratie relevante gegevens van de laatste – korte – periode van voor het faillissement nog moeten worden verwerkt.

Het Gerechtshof Amsterdam had in 2007 te oordelen over deze situatie.2 De door de curator ingeschakelde registeraccountant kwam tot de conclusie dat op basis van de aanwezige gegevens geen deugdelijke grondslag aanwezig is om een jaarrekening samen te stellen, onder andere omdat bepaalde stukken ontbraken, waaronder de debiteuren- en crediteurenadministratie. De door de aansprakelijk gestelde bestuurder ingeschakelde registeraccountant was van mening dat een reconstructie van de administratie mogelijk zou moeten zijn, waardoor voldoende inzicht in de financiële positie van de onderneming zou kunnen worden verkregen. Niet verrassend gezien de weinig overtuigende woordkeus van de accountant van de verweerder, overweegt het gerechtshof dat weliswaar wordt gesteld dat reconstructie mogelijk is maar dat er geen cijfers worden verstrekt waaruit de rechten en verplichtingen kunnen worden gekend.

Explicieter over de beperkte waarde van de achteraf gereconstrueerde administratie is de Rechtbank Roermond, waar zij overweegt:3

Reconstructie van de administratie lang na de periode waarop de administratie betrekking heeft, of dat nu voorafgaand aan het faillissement plaatsvindt of daarna, verhoudt zich niet met het wettelijke vereiste dat te allen tijde de rechten en verplichtingen moeten kunnen worden gekend.4 In een zaak waarbij de intrekking van de ANBI-status wegens het niet-voldoen aan de administratieplicht aan de orde was, concludeerde A-G IJzerman dat geconstateerde gebreken in de administratie niet (achteraf) kunnen worden geheeld door middel van getuigenverklaringen over hoe de gelden zijn besteed.5

Wanneer reconstructie achteraf noodzakelijk is, kan niet worden geconcludeerd dat de administratie zijn functie van hulpmiddel voor het besturen en beheersen van de rechtspersoon en het afleggen van rekening en verantwoording heeft kunnen vervullen.