Administratieplicht en aansprakelijkheid voor het boedeltekort (O&R nr. 115) 2019/7.2:7.2 Van boekhouding naar administratie

Administratieplicht en aansprakelijkheid voor het boedeltekort (O&R nr. 115) 2019/7.2

7.2 Van boekhouding naar administratie

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.

De term administratie heeft als etymologische herkomst het Latijnse begrip ‘administrare’ of ‘administratio’, dat zowel heersen, in de zin van leiding, beheer en bestuur, als dienen in de zin van dienst- of hulpbetoon betekent.1 Deze herkomst is ook nog te herkennen in de betekenis van het Engelse en Franse administration, namelijk bestuur en beheer of leiding, niet alleen van een juridische entiteit maar ook in de zin van de overhead van het land. In het Nederlandse spraakgebruik is de oorspronkelijk betekenis van het begrip administrare, namelijk dat van het beheren en besturen, ondergesneeuwd geraakt bij de betekenis van administratie – voorheen boekhouding – als een van de middelen waarvan bij het besturen en beheersen gebruikt wordt gemaakt. Bij vertaling van administratie in de laatste betekenis in het Frans en Engels, wordt duidelijk dat in die talen een duidelijk onderscheid bestaat tussen de beide betekenissen van administratie in het Nederlands. De administratie als middel wordt in het Frans vertaald als comptabilit é en in het Engels als accounting.2

Uit deze etymologische analyse kan ook worden verklaard dat administratie inderdaad een meer omvattend begrip is dan boekhouding.3 Waar uit de parlementaire geschiedenis van de administratieplicht volgt dat de termen boekhoudplicht en boekhouding pas in 1994 hebben plaatsgemaakt voor de administratieplicht en administratie, blijkt dat in de bedrijfseconomische literatuur al veel eerder werd geschreven over administratie als ruimer begrip dan boekhouding.

Van der Schroeff omschreef in 1951 het onderscheid als volgt:4

“Het Nederlands gebruikt het woord administratie behalve in de oorspronkelijke betekenis ook in de zin van boekhouding, zij het dat veelal aan het begrip administratie een ruimere inhoud wordt toegekend dan aan het begrip boekhouding. Terwijl de term boekhouding wordt gebruikt ter aanduiding van het gesloten comptabele stelsel van kapitaals- en vermogensverantwoording en resultatenbepaling, wordt de term administratie gebezigd voor het gehele complex van aantekeningen omtrent het bedrijf en het bedrijfsgebeuren ten behoeve van bedrijfsleiding en bedrijfsvoering. Zodra de bedoeling is het bestuurselement te accentueren, pleegt men over het algemeen van administratie te spreken.”

Van der Schroeff relativeerde het onderscheid tussen boekhouding en administratie overigens direct na het bovenstaande citaat. Hij constateerde dat beide termen willekeurig door elkaar werden gebruikt.5 Een relativerende opmerking werd ook gemaakt door Zandstra ter gelegenheid van zijn oratie in 1965, waarbij hij sprak over de zoveel moderner en deftiger klinkende begrippen administratie en administrateur in plaats van boekhouding en boekhouder.6

Deze relativeringen nemen echter niet weg dat in de vorige eeuw in accountantskringen werd geschreven over de administratie en de boekhouding als van elkaar te onderscheiden begrippen.

In 1919 beschreef Huijsman boekhouden als het systematisch aantekenen van veranderingen in de grootte en vorm van een vermogen of zelfstandig vermogensdeel en het volgens eenzelfde systeem verwerken van deze aantekeningen, indien en voor zover nodig of wenselijk.7

Uit de Bedrijfseconomische Encyclopedie uit 1950 volgt dat de gangbare omschrijving van het begrip boekhouden was het systematisch registreren van de in geld waardeerbare gebeurtenissen die met betrekking tot een huishouding8 plaatsvinden. Het boekhouden ziet daarmee dus op het aantekenen van gebeurtenissen die in het verleden al hebben plaatsgevonden terwijl in de administratie ook toekomstige daden met op geld waardeerbare gevolgen werden vastgelegd, bijvoorbeeld in een begroting of plannen.9 In dezelfde Bedrijfseconomische Encyclopedie werd met be trekking tot het begrip administratie opgemerkt dat daaraan in het verkeer en ook in de literatuur een verschillende inhoud werd gegeven. Gewezen werd op administratie in de zin van boekhouden maar ook op administratie in de ruime, werkelijke betekenis van het beheer van de rechtspersoon.10 De boekhouding vormt op deze wijze bezien dus een deel van de administratie, namelijk dat deel dat ziet op de vastlegging van de financiële feiten, terwijl de administratie ook ziet op de niet-financiële feiten.11

Een belangrijke volgende stap in het denken over de functie van de administratie is te vinden in het studieprogramma voor het vak Leer van de administratieve organisatie, dat in december 1958 is opgesteld door een daarvoor in het leven geroepen commissie van het Nederlands Instituut van Accountants, een voorganger van de NBA.12 De commissie constateerde dat er verschillende opvattingen bestonden over de inhoud en begrenzing van het begrip administratie. De commissie is uitgegaan van de volgende omschrijving van het begrip administreren:13

“Administreren is het systematisch vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen en doen functioneren van een huishouding, en ten behoeve van de verantwoording, welke daarover moet worden afgelegd.”

Uit de beschrijving van het studieprogramma en uit een publicatie daarover van twee van de leden van de commissie volgt dat de commissie een interpretatie van het begrip administratie voor ogen stond die “belangrijk ruimer”14 was dan tot dat moment gangbaar. De commissie vond deze ruimere interpretatie onder meer nodig in verband met de ontwikkeling die de techniek van de informatieverwerking in de voorafgaande decennia had doorgemaakt.15

Hoewel uit het nieuwe studieprogramma noch uit het artikel van Spits en Zandstra blijkt wat het vóór 1958 gangbare – beperkte – begrip van administratie was, lijkt het erop dat daarmee wordt gedoeld op de boekhouding, als het financiële deel van de administratie. Ik leid dit af uit het feit dat met de introductie van leer van de administratieve organisatie in 1958 afscheid werd genomen van de inrichtingsleer. De inrichtingsleer was oorspronkelijk – in de tweede helft van de negentiende eeuw – sterk boekhoudkundig georiënteerd en hield zich bezig met de vraag welke beginselen in acht moeten worden genomen bij inrichting van boekhoudingen.16

In de eerste helft van de twintigste eeuw kwam de term administratieve organisatie op, waarmee werd beoogd duidelijker te maken dat er een directe samenhang bestaat tussen administratieve organisatie en de gehele interne organisatie.17

Deze ontwikkeling van inrichtingsleer naar leer van de administratieve organisatie ondersteunt ook de ontwikkeling van het gebruik van een beperkt begrip van de administratie – de boekhouding – naar het ruime begrip administratie dat uitgangspunt was van de commissie bij het maken van het programma voor het nieuwe vak Leer van de administratieve organisatie. Oftewel: in de meest enge zin is de betekenis van administratie boekhouding; in de meest ruime zin gaat het om beheer.18

In 1962 verscheen de eerste druk van het handboek van Starreveld over de leer van de administratieve organisatie. Hoewel Starreveld deel had uitgemaakt van de commissie voor het ontwerpen van het nieuwe studieprogramma voor dit vak, hanteerde hij een net andere definitie van administreren dan de commissie. In zijn eigen visie maakte ook het systematisch verzamelen van informatie deel uit van administreren. Dit is dan ook terug te vinden in de omschrijving van het begrip administreren in deze eerste druk19 en ook in andere publicaties van Starreveld.20 Ondanks de in 1981 gewijzigde benaming van het handboek en het desbetreffende vak in de accountantsopleiding – van administratieve organisatie naar bestuurlijke informatieverzorging – is de gehanteerde omschrijving van administreren ongewijzigd gebleven tot 2002. In de vijfde editie van het handboek bestuurlijke informatieverzorging uit 2002 is de omschrijving van administreren nog slechts beperkt aangepast.21 Pas in 2014 wordt de gehanteerde definitie voor administreren aanmerkelijk gewijzigd, namelijk in:22

“Het gehele complex van handelingen dat wordt verricht ten behoeve van het verzorgen van bestuurlijke informatie.”

Wanneer daarbij de omschrijving van het begrip bestuurlijke informatieverzorging wordt betrokken, zijnde23

“alle activiteiten met betrekking tot het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen-in-engere-zin (kiezen uit alternatieve mogelijkheden), het doen functioneren en het beheersen van een huishouding, en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.”

blijkt dat de oorspronkelijke definitie van administreren uit 1958 nog steeds opgeld doet.

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.