7.3 Hoofddoelen voor het voeren van een administratie

In het nieuwe studieprogramma voor de leer van de administratieve organisatie uit 1958 is ook aandacht besteed aan de doeleinden van het administreren en de functies van de administratie. Om een administratieve organisatie op te zetten of te beoordelen of de bestaande administratieve organisatie voldoende is, is alleen een ruime definitie van administreren en administratie niet voldoende. Daarvoor is ook begrip nodig van welke doelen het administreren en de administratie moeten dienen. In het nieuwe studieprogramma werden de volgende doeleinden van het administreren en functies van de administratie onderkend:1

Starreveld onderscheidde de volgende drie hoofddoelen voor het voeren van de administratie, welke ook terug komen in de door hem gehanteerde definitie van administreren:2,3

Ook voor de doeleinden van de administratie geldt, dat Starreveld in zijn handboek Leer van de administratieve organisatie uit 1962 afweek van de onderscheiding in hoofddoelen zoals dat was aangebracht in het mede door hem opgestelde Studieprogramma. Met enige welwillendheid kunnen de eerste vier van de vijf hiervoor vermelde doeleinden en functies worden samengebracht in deze hoofddoelen, maar de vijfde, het voldoen aan wettelijke en andere voorschriften, komt in het handboek van Starreveld niet terug.

De door Starreveld in 1962 geïdentificeerde hoofddoelen zijn tot en met de vijfde druk van zijn werk uit 2002 niet gewijzigd. Hoewel in de zesde druk van dit handboek uit 2014 deze hoofddoelen niet meer afzonderlijk worden besproken, volgt uit de daarin gehanteerde omschrijving van bestuurlijke informatieverzorging dat de hiervoor genoemde hoofddoelen nog steeds relevant zijn en deel uitmaken van de omschrijving van het begrip administreren.5 Ook op het gebied van de met de administratie na te streven doeleinden binnen een rechtspersoon, is de uit 1958 daterende visie daarop dus nog steeds geldend.

Beckman omschrijft de administratie als “een belangrijk hulpmiddel voor een doelmatig bedrijfsbeheer”,6 waarin de eerste twee hoofddoelen eenvoudig kunnen worden herkend.

In de visie van Huizink is de administratie niet meer dan een middel om de vennootschap verantwoord te besturen. Wanneer de hoofddoelen voor het voeren van een administratie niet worden behaald, houdt dat wat hem betreft in dat de rechtspersoon mogelijk onbehoorlijk is bestuurd maar niet per se dat ook de administratieplicht niet is nageleefd. Deze visie zet hij uiteen in zijn artikel in TvI over de administratieplicht voor groepsmaatschappijen.7 Huizink gaat in dit artikel ook in op de uitspraak van de Rechtbank Midden-Nederland inzake Landis en mijn annotatie daarvan in hetzelfde tijdschrift.8 Huizink concludeert dat als de door mij geformuleerde doelstellingen maar worden gehaald, het bestuur wat dat betreft zijn werkzaamheden naar behoren heeft verricht, onverschillig op welke wijze aan de administratieplicht invulling is gegeven.

Afgezien van het feit dat de drie hoofddoelen van de administratie door Huizink ten onrechte aan mij worden toegeschreven, ben ik het niet oneens met deze conclusie. Maar, anders dan Huizink van mening lijkt te zijn kan aan de met de administratie na te streven doelen naar mijn mening wel worden ontleend wat op basis van artikel 2:10 BW aan administratie bij een rechtspersoon aanwezig mag worden verwacht. De door Huizink gecreëerde tegenstelling, waarbij de met de administratie na te streven hoofddoelen alleen relevant zijn voor het uitoefenen van de bestuurstaak maar niet voor het naleven van de administratieplicht, doet geen recht aan het feit dat ook het naleven van de administratieplicht een bestuurstaak is en de administratie een hulpmiddel is voor het besturen en beheersen van de rechtspersoon.

Juist omdat artikel 2:10 BW – in de woorden van Huizink – “geen duidelijke bepaling”9 is, is het noodzakelijk om handvatten te vinden om te kunnen beoordelen of de administratie voldoet aan de daaraan door artikel 2:10 BW gestelde eisen. Daarvoor is het belangrijk als uitgangspunt te nemen met welke doelen de administratie wordt gevoerd. Deze doelen bepalen mede waarvan een administratie moet worden gevoerd om de rechtspersoon goed te kunnen besturen en daarmee om aan het bepaalde in artikel 2:10 BW te voldoen.