8.3.2 Op maat gemaakt, inhoudelijk en informatief toezichtverslag

De inhoud van de toezichthoudende taak hangt samen met het soort stichting waarop toezicht wordt gehouden. Het is daarom informatief als de raad van toezicht in zijn verslag een typering van de stichting geeft, waarin beschreven wordt in welke sector of omgeving de stichting opereert en welke specifieke (sectorale) regels van toepassing zijn,1 of er een governancecode voor de sector is opgesteld en of deze wordt onderschreven.

Vermeld kan worden hoe de governancestructuur van de stichting er uit ziet, dat wil zeggen: hoe bestuur en intern toezicht zijn ingericht.2 In het verslag kan toegelicht worden waarom de stichting een model met een raad van toezicht heeft: is instelling op grond van sectorregels verplicht of is de raad van toezicht vrijwillig ingesteld? Indien de raad van toezicht vrijwillig is ingesteld, kan worden omschreven wat de aanleiding daarvoor was.

De raad van toezicht kan voorts toelichten wat zijn algemene taakopdracht en specifieke taken binnen de stichting zijn. Informatief is ook als de raad van toezicht noemt wat zijn aandachtspunten zijn, welke toezichtsvisie hij hanteert en welk toetsingskader hij gebruikt.3 Uiteengezet kan worden welke toezichthoudende werkzaamheden de raad verricht en hoe het verslag tot stand komt.4

De commissie Goed bestuur in het HBO constateerde in 2012 dat verslagen van raden van toezicht van hogescholen vooral beschrijvend van aard zijn. Ze maken melding van de belangrijkste onderwerpen en geven een overzicht van de belangrijkste goedgekeurde besluiten.5 Ook ten aanzien van toezichtverslagen in de culturele sector is in 2016 opgemerkt dat deze vooral beschouwend en opsommend zijn; de vorm lijkt nog steeds boven inhoud te gaan.6 De nadruk ligt nog (te) vaak op mededelingen van feitelijke of procesmatige aard waaruit de opvolging van de sectorcode kan worden afgeleid. Er is vaak geen inhoudelijke uiteenzetting over belangrijke onderwerpen en er is doorgaans nauwelijks sprake van kritische reflectie, aldus een rapport over verantwoording over toezicht in jaarverslagen in de cultuursector.7

Voor sommige stichtingen heeft de overheid een modeldocument opgesteld, zoals het Model Jaarverantwoording voor zorginstellingen, dat is opgesteld door het Ministerie van VWS.8 De Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW) heeft een handreiking opgesteld over het verslag van de raad van toezicht.9 Voor pensioenfondsen is door de Vereniging Intern Toezichthouders Pensioensector (VITP) een voorbeeld van een toezichtverslag opgesteld dat tevens een bijlage is bij de VITP-Toezichtcode.10Ik meen dat het ook in andere sectoren van belang kan zijn om een eenvoudig voorbeeldverslag ter beschikking te stellen, waarin elementen zijn opgenomen die verplicht zijn (op grond van sectorregels en sectorcodes), maar ook suggesties voor andere onderwerpen die relevant kunnen zijn. Een dergelijk voorbeeldverslag zou niet tot meer regels of een afvinklijstje moeten leiden, maar vooral structuur moeten bieden en onderwerpen moeten aandragen waarover de raad van toezicht zich zou moeten verantwoorden.

Een voorbeeldverslag kan helpen om de leesbaarheid en informatieve functie ten opzichte van derden te vergroten. Sommige formele eisen kunnen redelijk gestandaardiseerd weergegeven worden, maar bepaalde onderwerpen zouden juist meer inhoudelijk en informatief van aard moeten zijn.