5.6.2 Wettelijke regeling en het Wetsvoorstel btrp

Voor NV’s, BV’s, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen is in de wet geregeld dat het bestuur de raad van commissarissen tijdig de voor de uitoefening van diens taak noodzakelijke gegevens verschaft.1 De wet regelt daarbij bewust niet welke informatie hier precies onder moet worden verstaan.2

Bovendien is voor NV’s en BV’s wettelijk bepaald dat het bestuur ten minste een keer per jaar de raad van commissarissen schriftelijk op de hoogte stelt van de hoofdlijnen van het strategisch beleid, de algemene en financiële risico’s en het beheers- en controlesysteem van de vennootschap. Deze bepaling werd in de wet opgenomen bij de wijziging van de structuurregeling voor NV’s en BV’s, maar geldt voor alle NV’s en BV’s.3

De verantwoordelijkheid voor informatieverschaffing ligt blijkens deze wettekst in beginsel bij het bestuur. Als uitgangspunt geldt dat de raad van commissarissen mag afgaan op informatie die hem gevraagd of ongevraagd door het bestuur wordt verstrekt en die hem betrouwbaar voorkomt.4 Uit de jurisprudentie en uit de parlementaire geschiedenis volgt echter ook dat de raad van commissarissen niet altijd een passieve houding kan innemen. Onder omstandigheden wordt de raad geacht zelf (aanvullende) informatie op te halen (zie ook hierna).

In verschillende reacties op de internetconsultatie van het Voorontwerp btrp is opgemerkt dat voor de raad van commissarissen van alle soorten rechtspersonen geldt dat hij zijn werk alleen goed kan doen als hij de daarvoor benodigde informatie krijgt. Er zou daarom in het algemeen gedeelte van Boek 2 BW een bepaling opgenomen moeten worden over de verstrekking van informatie aan de raad van commissarissen (waaronder de raad van toezicht van de stichting).5 De wetgever heeft deze suggestie overgenomen in het voorgestelde artikel 2:11a van het Wetsvoorstel btrp dat nagenoeg gelijkluidend is aan het huidige artikel voor NV’s en BV’s. In lid 1 is een algemene informatieplicht opgenomen (het bestuur verschaft de raad van commissarissen tijdig de voor de uitoefening van diens taak noodzakelijke gegevens) en in lid 2 een specifieke jaarlijkse informatieplicht (schriftelijke informatie over hoofdlijnen van het strategisch beleid, de algemene en financiële risico’s en het beheers- en controlesysteem).

De MvT btrp merkt op dat het bestuur de raad van commissarissen informatie dient te verschaffen die deze nodig heeft voor een adequate uitvoering van zijn toezichthoudende en adviserende taak.6 Ook hier wordt opgemerkt dat de verantwoordelijkheid voor informatieverschaffing primair bij het bestuur ligt maar dat dit niet betekent dat de raad van commissarissen telkens kan volstaan met het beoordelen van de informatie die door het bestuur aangeleverd wordt. De raad van commissarissen heeft ook zelf een taak in het verkrijgen van de relevante en juiste informatie. Een raad van commissarissen die geen initiatief neemt op het moment dat hij signalen ontvangt dat de reeds verstrekte informatie onjuist of ontoereikend is, handelt dan ook onzorgvuldig, aldus de MvT btrp.

Het Wetsvoorstel btrp stelt voor alle rechtspersonen voor de thans voor de NV en BV geldende bepaling over te nemen dat het bestuur ten minste één keer per jaar de raad van commissarissen schriftelijk op de hoogte stelt van de hoofdlijnen van het strategisch beleid, de algemene en financiële risico’s en het beheers- en controlesysteem van de vennootschap. Van elke rechtspersoon waar aanleiding is geweest voor de instelling van een toezichthoudend orgaan, mag verwacht worden dat aan dit minimum wordt voldaan, aldus de MvT btrp.

Stichtingen met een grote onderneming zijn op grond van sectorcodes en op grond van de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving, evenals grote vennootschappen, in het kader van het beheersen van risico’s verplicht een risicomanagementsysteem of risicobeheersingssysteem op te zetten en daarover te rapporteren. Het bestuursverslag geeft informatie over de opzet en de werking van deze systemen.7 In veel sectorregels, bijvoorbeeld voor semipublieke instellingen, is reeds bepaald voor stichtingen in die sector dat het bestuur van de stichting de raad van toezicht op de hoogste stelt van de algemene en financiële risico’s en het interne risicobeheersings- en controlesysteem.8 Voor semipublieke instellingen geldt bovendien dat zij risico’s in kaart brengen,9 en deze minimaal twee keer per jaar bespreken met de raad van toezicht.10

De frequentie van de informatie over risico’s en beheersingssystemen is op grond van het voorgestelde wetsartikel (artikel 11a lid 2) ten minste één keer per jaar, maar in sectorregels of in statuten of een reglement kan worden geregeld dat deze informatie (en andere informatie) vaker, bijvoorbeeld een keer per kwartaal, aan de raad van toezicht ter beschikking wordt gesteld.

Kleinere stichtingen zullen lang niet altijd beschikken over een risicobeheersingssysteem. In de MvT btrp wordt opgemerkt dat de voorgestelde wettelijke bepaling op zichzelf de rechtspersoon niet verplicht tot het gebruik van een of meer beheers- of controlesystemen. Bedoeling is echter dat het gebruik van dergelijke systemen, of het ontbreken van dat gebruik, wel de aandacht heeft van het bestuur en de raad van commissarissen, aldus de MvT btrp.11

Het bestuur beschrijft in het bestuursverslag jaarlijks de voornaamste risico’s en de risicobereidheid (risk appetite) van de stichting en legt verantwoording af over de wijze waarop risico’s worden geïnventariseerd en hoe daarmee omgegaan wordt. Echter, niet alleen ten behoeve van het bestuursverslag maar ook in het kader van bijzondere transacties, zoals een voorgenomen samenwerking of fusie of een grote investering, dienen de daaraan verbonden risico’s in kaart gebracht te worden en dient de raad van toezicht hiervan op de hoogte gesteld te worden.12