5.6.4 Informatie van anderen dan het bestuur

De raad van toezicht verkrijgt zijn informatie primair van het bestuur, maar wordt tegelijkertijd geacht toezicht te houden op het bestuur en in zekere mate onafhankelijk te zijn. Indien de raad van toezicht slechts informatie ontvangt van het bestuur, loopt hij het risico eenzijdig of onvolledig geïnformeerd te zijn. Om die reden kan het raadzaam zijn om ook informatie buiten het bestuur op te halen, extern of intern.

Voorbeelden van externe adviseurs zijn accountants, maar ook juridische adviseurs kunnen de raad van toezicht helpen met het objectiveren en structureren van de situatie en de mogelijkheden inventariseren. Intern kan de raad informatie ophalen bij een medezeggenschapsorgaan. Indien de raad van toezicht is ingesteld bij een stichting die aan het hoofd staat van een groep en leiding geeft aan groepsmaatschappijen, strekt het toezicht zich uit over het concernbeleid van het bestuur. In dat geval kan het nuttig of noodzakelijk zijn om informatie te verkrijgen over dochterondernemingen, bijvoorbeeld middels functionarissen van deze dochters.1

In het rapport van de parlementaire enquêtecommissie Woningcorporaties wordt opgemerkt dat leden van de raad van toezicht van een woningcorporatie contacten kunnen hebben met de accountant of de werkorganisatie. “Ook andersom moet iedereen die voor de raad van commissarissen relevante informatie meent te hebben, deze kunnen verstrekken zonder tussenkomst van het bestuur.” De raad van commissarissen dient over een eigen “postbus” te beschikken, aldus het rapport.2 Als het gaat om (een vermoeden van) een misstand die het functioneren van de bestuurder betreft, moet de werknemer dit rechtstreeks aan (de voorzitter van) de raad van toezicht kunnen melden (vergelijk ook 2.6.6 NCGC).

Voor beursvennootschappen is in de NCGC te lezen dat de raad van commissarissen en iedere commissaris afzonderlijk een eigen verantwoordelijkheid heeft om van het bestuur, de interne audit functie, de externe accountant en, indien aanwezig, het medezeggenschapsorgaan de informatie in te winnen die de raad van commissarissen nodig heeft om zijn taak als toezichthoudend orgaan goed te kunnen vervullen.3 Volgens de NCGC kan de raad van commissarissen, als hij dat geboden acht, informatie inwinnen van functionarissen en externe adviseurs van de vennootschap. De vennootschap stelt hiertoe de benodigde middelen ter beschikking. De raad van commissarissen kan overigens ook verlangen dat bepaalde functionarissen en externe adviseurs bij de vergaderingen aanwezig zijn.

Vergelijkbare bepalingen zijn opgenomen in sectorale governancecodes voor stichtingen.4 Volgens de Governancecode Zorg 2017 dient de raad van toezicht met het bestuur afspraken te maken over de wijze van omgang van de raad van toezicht met de medezeggenschapsorganen. Daarbij kan de raad van toezicht buiten aanwezigheid (maar niet buiten medeweten) van het bestuur contact hebben met de medezeggenschapsorganen voor zover dat voor de uitoefening van de toezichtfunctie wenselijk is of voor zover deze behoefte kenbaar gemaakt is door de medezeggenschapsorganen.

In de MvT btrp wordt opgemerkt dat de raad van toezicht alle bevoegdheden heeft die in redelijkheid nodig zijn om zich een juist beeld te kunnen vormen van de toestand van de stichting en van het gevoerde beleid. De MvT btrp vervolgt dat de raad bijvoorbeeld door een derde onderzoek kan laten doen naar een bepaalde activiteit. De kosten van dat onderzoek worden gedragen door de stichting, maar de raad van toezicht dient bij het gebruik van dergelijke bevoegdheden wel telkens de redelijkheid en billijkheid als bedoeld in artikel 2:8 BW in acht te nemen. Kleinere stichtingen zullen eerder tegen financiële grenzen aanlopen dan grote stichtingen.5

In de Kabinetsreactie op een tweetal rapporten van de WRR uit 2013 en 2014 wordt ingegaan op het belang van contacten tussen intern en extern toezicht bij semipublieke instellingen.6 “Tussen extern en intern toezicht bestaat doorgaans nauwelijks contact. Als er vanuit een externe toezichthouder contact is met deze organisaties, is dat in de regel met de bestuurder(s).”7 Teneinde de contacten tussen intern en extern toezicht te versterken, stelt het Kabinet voor dat externe toezichthouders niet-openbare inspectie-informatie die bestemd is voor het bestuur in afschrift te verstrekken aan de raad van toezicht. Vooralsnog is echter niet duidelijk hoe dit uitgewerkt is (of moet worden).