3.8 Opstellen van het proces-verbaal

In 102 zittingen (68%) is geen schikking tot stand gekomen. Tijdens die zittingen is geobserveerd hoe de rechter te werk ging bij het opstellen van het proces-verbaal. In zeven van de 102 zittingen (6.9%) maakte de rechter het proces-verbaal pas na de zitting op. Bij vijf van de zeven zittingen daarvan stemden partijen daarmee in. Bij de andere twee (van de zeven) zittingen vroeg de rechter niet of de aanwezigen hiermee instemden. Hij deelde hen slechts mede dat het proces-verbaal achteraf zou worden opgesteld. De rechter gaf voorts in vijf van die zeven zittingen aan dat hij de verklaringen van partijen in het proces-verbaal zou zetten,1 waarbij slechts één rechter de aanwezigen ook vertelde wát hij van die verklaringen in het proces-verbaal zou zetten. In vijf van die zeven zittingen werd niet besproken of partijen achteraf nog schriftelijk mochten reageren op het proces-verbaal. In de overige twee zittingen zei de rechter dat partijen schriftelijk mochten reageren en dat hij het proces-verbaal naar aanleiding daarvan mogelijk zou aanpassen.

In drie van de 102 zaken (2.9%) werd geen proces-verbaal opgesteld. In vier van de 102 zaken (3.9%) werd wel een proces-verbaal opgesteld, maar werden daarin geen verklaringen van partijen of advocaten opgenomen. De reden hiervoor was bij twee zaken dat er tijdens de zitting geen nieuwe informatie naar boven was gekomen, bij één zaak dat er slechts gesproken was over een formeel punt waarover de rechter eerst een tussenvonnis zou wijzen en bij één zaak werd dit niet duidelijk. Bij 88 van die 102 zittingen (86.3%) werden de partijverklaringen ter zitting opgenomen in het proces-verbaal. In 75 van die 88 zittingen (85.2%) werden ook de verklaringen van de advocaten opgenomen. Op welke manier de verklaringen van advocaten in het proces-verbaal werden opgenomen is weergegeven in tabel 38.

Het opstellen van het proces-verbaal is een tamelijk tijdrovende zaak. In paragraaf 3.3 werd duidelijk dat dit bij de Rechtbank ‘s-Hertogenbosch gemiddeld 28 minuten in beslag neemt (19.3% van de totale zittingstijd) en bij de Rechtbank Utrecht gemiddeld 22 minuten (19.0% van de totale zittingstijd). De meeste rechters verzochten de procesdeelnemers om in de gang te wachten totdat het proces-verbaal was opgesteld (tabel 39). Bij alle 88 zaken waarin het proces-verbaal ter zitting werd opgesteld, kregen partijen en advocaten de gelegenheid om wijzigingen of aanvullingen voor te stellen.

In 83 van de 88 zaken werd het proces-verbaal voorgelezen. In de vijf zaken waarin dat niet het geval was, stemden partijen hiermee in (omdat ze gehoord hadden wat de rechter aan de griffier gedicteerd had) of werd het proces-verbaal uitgeprint zodat partijen het konden lezen. Het opgemaakte proces-verbaal werd bijna altijd ondertekend door partijen en/of advocaten. Slechts in drie zaken (allen in Utrecht) gebeurde dat niet en de rechter vertelde op de zitting ook niet waarom er niet getekend hoefde te worden. Wie van de aanwezigen zijn handtekening op het proces-verbaal moest zetten — naast de rechter en griffier — is weergegeven in tabel 40. De gangbare praktijk op dit punt lijkt in ‘s-Hertogenbosch en Utrecht enigszins uiteen te lopen, al wordt bij beide rechtbanken het proces-verbaal in de meeste zaken ondertekend door beide partijen.