2.2.1.1 Opening en sluiting

De voornaamste formele punten zijn de op elke agenda voorkomende ‘Opening’ en ‘Sluiting’.1 Deze agendapunten hebben een belangrijke functie.2 Door de vergadering te openen, activeert de voorzitter het orgaan de algemene vergadering. Hij deactiveert het orgaan door de vergadering te sluiten.3 In de tussenliggende tijd kunnen in de algemene vergadering, behalve tijdens een schorsing, op een door de voorzitter gestructureerde wijze besluiten en beslissingen (zie par. 2.2.1.2 voor het onderscheid) worden genomen, en kunnen discussies in de algemene vergadering worden gevoerd. Voor de opening en na de sluiting kunnen slechts besluiten worden genomen als aan de vereisten genoemd in art. 2:128/238 BW wordt voldaan. De aandeelhouders en andere vergadergerechtigden zijn voor de opening en na de sluiting immers niet in vergadering.

Bij de opening van de vergadering pleegt de voorzitter een aantal handelingen te verrichten. Als de statuten of reglementen niet bepalen wie als secretaris optreedt, wijst de voorzitter onder het agendapunt ‘Opening’ allereerst een secretaris aan die verantwoordelijk is voor het vastleggen van het ter vergadering verhandelde. Verder zal de voorzitter bij de opening veelal vaststellen dat de oproeping tot de vergadering rechtsgeldig is geschied en dat de vergaderstukken op de voorgeschreven wijze verkrijgbaar zijn gesteld. Voorts vermeldt de voorzitter veelal het totaal van de aanwezige of vertegenwoordigde aandeelhouders, het totale aantal ter vergadering vertegenwoordigde aandelen en het totale aantal uit te brengen stemmen.8 Onder opgaaf van redenen deelt hij mede wie niet tot de beraadslaging en/of besluitvorming zijn toegelaten.9 Dat de voorzitter bij de opening van de vergadering het ter vergadering vertegenwoordigde kapitaal vermeldt, houdt verband met het bepaalde in art. 2:120/230 lid 2 en lid 3 BW. Als de statuten de geldigheid van bepaalde besluiten afhankelijk maken van het ter vergadering vertegenwoordigd gedeelte van het kapitaal, moet duidelijk zijn hoeveel kapitaal vertegenwoordigd is. Doorgaans bepalen de statuten dat het quorum aanwezig of vertegenwoordigd moet zijn op het moment van de opening van de vergadering. Ik zou menen dat ook wanneer de statuten dat niet expliciet bepalen, de opening het moment is om vast te stellen of een quorum wordt gehaald. Een door de voorzitter vastgesteld quorum kan niet meer wegvallen doordat aandeelhouders de vergaderzaal verlaten.10

Indien dit het geval is, wordt bij de opening van de vergadering verder vermeld dat het ter vergadering verhandelde wordt opgenomen.11 Tot slot is de opening van de vergadering het moment om huishoudelijke mededelingen te doen, bijvoorbeeld over het stemproces.

Omdat bij de opening van de vergadering de agenda door de voorzitter wordt vastgesteld,15 is dit bij uitstek het moment waarop bepaalde moties van orde kunnen worden ingediend.16 Hierbij kan worden gedacht aan de moties tot verandering van de volgorde van de agendapunten, uitstel van behandeling van een punt tot een volgende vergadering en afvoering van een punt van de agenda.17 Of een motie van orde in stemming moet worden gebracht, valt in zijn algemeenheid niet te zeggen. Met A-G Timmerman meen ik dat de voorzitter moties van orde moet afdoen aan de hand van eventuele wettelijke en statutaire bepalingen daarover, en met inachtneming van art. 2:8 BW.18 Zowel moties van orde als inhoudelijke moties behandel ik uitgebreid in par. 2.4.6.

Als de vergadering eenmaal is geopend, en de agenda is vastgesteld, moet de voorzitter de rest van de agenda in de vastgestelde volgorde richting de sluiting af werken. Behoudens een andersluidende statutaire bepaling kan na de opening enkel de algemene vergadering nog besluiten een onderwerp van de agenda af te voeren.19 Voorts kan, eveneens behoudens een andersluidende statutaire bepaling, enkel de algemene vergadering nog besluiten de volgorde van behandeling te wijzigen.20 De bevoegdheid onderwerpen van de agenda te halen kan in de statuten niet aan de voorzitter worden toegekend (zie par. 2.4.3). De bevoegdheid de volgorde van behandeling te wijzigen wel (zie par. 2.4.5.2). In beginsel mag de voorzitter de vergadering zonder toestemming van de algemene vergadering niet voortijdig sluiten.21 Het voortijdig sluiten van de vergadering is in essentie immers hetzelfde als het van de agenda voeren van de resterende agendapunten, en die bevoegdheid heeft de voorzitter in geen geval. Betoogd zou kunnen worden dat de voorzitter die op grond van de statuten de bevoegdheid heeft om de volgorde van behandeling te wijzigen, de vergadering wél voortijdig kan sluiten. Hij haalt daartoe dan het punt ‘Sluiting’ naar voren. Ik acht dit in strijd met art. 2:8 lid 1 BW. Naar mijn mening kan een voorzitter (ongeacht of hij de bevoegdheid heeft de volgorde van agendapunten te wijzigen) slechts overgaan tot voortijdige sluiting als dat in redelijkheid geboden is. Er moet dan worden gedacht aan situaties waarin geen enkel uitzicht meer is op een ordelijk verloop van de vergadering.22 Voortijdige sluiting dient als ultimum remedium.23 Als de voorzitter onterecht overgaat tot voortijdige sluiting van de vergadering, kan de algemene vergadering een andere voorzitter aanwijzen die het restant van de agenda zal afwerken.24

Van voortijdige sluiting van de vergadering moet worden onderscheiden schorsing van de vergadering. Dat de voorzitter na de opening de rest van de agenda dient af te werken, neemt niet weg dat hij kan overgaan tot een schorsing als hij dat met het oog op het verloop van stemmingen of ter handhaving van de vergaderorde wenselijk acht.25 Een schorsing duurt meestal kort, maar kan onder bijzondere omstandigheden ook voor onbepaalde tijd zijn.26

Een schorsing voor onbepaalde tijd voorafgaand aan de behandeling van een onderwerp dat de vennootschap op verzoek van een agenderingsgerechtigde kapitaalverschaffer op de agenda heeft geplaatst, is naar mijn mening, behoudens uitzonderlijke omstandigheden, in strijd met art. 2:8 lid 1 BW.

Een schorsing voor onbepaalde tijd vertoont op het oog gelijkenis met wat in de literatuur wel een ‘verdaging’ wordt genoemd. Als verschil wordt genoemd dat na een schorsing (voor onbepaalde tijd) de voorzitter de vergadering hervat, terwijl bij een verdaging de vergadering voor het einde wordt gesloten en een nieuwe vergadering wordt bijeengeroepen.29 Aangezien de voorzitter zonder de toestemming van de algemene vergadering in beginsel niet kan overgaan tot voortijdige sluiting, kan hij de vergadering in beginsel niet zelfstandig verdagen. De algemene vergadering, op haar beurt, kan wel toestemming geven tot voortijdige sluiting, maar is niet bijeenroepingsbevoegd (zie par. 3.3.3.1) als gevolg waarvan zij geen bijeenroepingsbesluit voor de nieuwe vergadering kan nemen. Bij nadere bestudering blijkt een verdaging van de vergadering naar mijn mening niet meer te zijn dan een voortijdige sluiting gecombineerd met een in de algemene vergadering gedane toezegging van een bijeenroepingsbevoegde (het bestuur en/of de rvc) dat een nieuwe vergadering bijeen- en opgeroepen zal worden. Voor die nieuwe vergadering geldt de van toepassing zijnde oproepingstermijn. Bovendien moet voor deze vergadering een nieuwe agenda worden opgemaakt. De bijeenroepingsbevoegde is (de gedane toezegging daargelaten) niet verplicht om in de agenda voor de nieuwe vergadering de agendapunten op te nemen die in de ‘verdaagde’ vergadering niet aan de orde zijn gekomen. De algemene vergadering heeft immers toestemming gegeven voor een voortijdige sluiting van die vergadering. Dat is hetzelfde als intrekking van de resterende agendapunten.

Kortom: er bestaat niet zoiets als het verdagen van een algemene vergadering.30 Onder (bijzondere) omstandigheden kan de voorzitter de vergadering wel (voor onbepaalde tijd) schorsen.31