2.2.3.2 Aanvullende toelichtingen

Abma e.a. schrijven dat het bij beursvennootschappen voorkomt dat na de tijdige publicatie van de agenda inclusief toelichtingen de vennootschap nog een aanvullende, schriftelijke toelichting op een bepaald agendapunt openbaart. Meestal gaat daaraan vooraf een verzoek van een aandeelhouder die zijn stemgedrag ten aanzien van het (voor hem) onduidelijke agendapunt wil bepalen.1 Als voorbeeld noemen Abma e.a. de aanvullende toelichting ter verduidelijking van de omvang van de gevraagde machtiging om eigen aandelen in te kopen.2 Ook bij niet-beursvennootschappen komen aanvullende toelichtingen voor. Het gaat om aanvullende, schriftelijke toelichtingen die voorafgaand aan de vergadering worden verstrekt. Iets anders zijn de op grond van art. 2:107 lid 2/217 lid 2 BW ter vergadering gegeven toelichtingen.

Een aanvullende toelichting is vanzelfsprekend toelaatbaar wanneer deze is gepubliceerd voordat de uiterlijke oproepingsdatum is verstreken (zie in dit verband ook par. 2.4.1). Hierna spreekt de toelaatbaarheid niet langer vanzelf. Om te voorkomen dat stemgerechtigden die middels een gerichte volmacht of steminstructie stemmen, hun stemgedrag op basis van minder informatie moeten bepalen dan degenen die dat niet doen, dienen aanvullende toelichtingen slechts beperkt te worden toegestaan nadat de uiterlijke oproepingsdatum is verstreken. Ik bedoel daarmee te zeggen dat de verstrekking van de aanvullende informatie alleen geoorloofd is wanneer de datum van verschijning niet te dicht ligt op de datum waarop de stemgerechtigden uiterlijk hun stemgedrag moeten bepalen. De OK achtte in Highfields c.s/Delta Lloyd een tussenliggende periode van veertien dagen aanvaardbaar.3 Daarbij nam de OK mede in aanmerking dat de datum waarop de aanvullende informatie zou volgen reeds bij de oproeping was gecommuniceerd. Als aan de verstrekking van de aanvullende informatie een verzoek van een stemgerechtigde ten grondslag ligt, is dat per definitie niet het geval. Een dergelijk verzoek wordt pas na de oproeping gedaan, omdat eerst dan de stemgerechtigde weet of hij voor het bepalen van zijn stem aanvullende informatie wenst.

Ook wanneer de datum van nadere toelichting niet bij de oproeping is gecommuniceerd lijkt mij – mits dit niet te laat gebeurt – het aanvullen van de toelichting toegestaan. Wat als ‘te laat’ heeft te gelden is afhankelijk van alle omstandigheden van het geval. In geval van een beursvennootschap kunnen de veertien dagen uit de Delta Lloyd- beschikking naar mijn mening als richtsnoer dienen.

Een aanvullende toelichting strekt ter nadere verduidelijking van een agendapunt. Zij mag er niet toe leiden dat het onderwerp wijzigt. Art. 2:114 lid 2/224 lid 2 BW staat daaraan in de weg. Wel zou een aanvullende toelichting feitelijk een amendering van het oorspronkelijke agendapunt kunnen zijn. Met amendering bedoel ik: het aanbrengen van een wijziging in het voorstel dat aan de algemene vergadering wordt voorgelegd. Een amendement blijft dus binnen de grenzen van het geagendeerde onderwerp, maar wijzigt het concrete voorstel. De wijziging van het voorstel mag niet zodanig zijn dat de strekking van het voorstel wezenlijk verandert. Als dat wel het geval is, is sprake van een nieuw voorstel, welk in een volgende vergadering behandeld dient te worden.5 Zie over amendering voorafgaand aan en tijdens de vergadering par. 2.4.4.2 en par. 2.4.4.3.

Een aanvullende toelichting verschaft extra informatie die van belang kan zijn voor het bepalen van het stemgedrag van stemgerechtigden. Zij strekt – zoals gezegd – ter nadere verduidelijking van een agendapunt. Het moet daarom worden aangenomen dat wanneer voorafgaande stemming ex art. 2:117b lid 1/227b BW openstaat en voorafgaand aan de vergadering ook daadwerkelijk stemmen zijn uitgebracht, het geven van aanvullende toelichtingen nadien niet toelaatbaar is. Zo wordt voorkomen dat stemgerechtigden die voorafgaand aan de vergadering stemden hun stem uitbrachten op basis van minder informatie dan degenen die ter vergadering stemmen. Het is belangrijk dit te voorkomen omdat voorafgaand aan de vergadering uitgebrachte stemmen niet herroepen kunnen worden.7 De vennootschap met in haar statuten een bepaling als bedoeld in art. 2:117b lid 1/227b BW doet er aldus verstandig aan om alle relevante informatie omtrent de agendapunten uiterlijk de achtentwintigste (NV) respectievelijk dertigste (BV) dag voor die van de vergadering geopenbaard te hebben.

Een uitzondering is denkbaar wanneer bij de oproeping of (naar aanleiding van een verzoek van een stemgerechtigde) in de periode tussen de datum van oproeping en de datum waarop de eerste stem voorafgaand aan de vergadering is uitgebracht, een latere datum is aangekondigd waarop aanvullende informatie zal volgen. Iedere stemgerechtigde kan dan bij het uitbrengen van zijn stem alsnog rekening houden met de extra informatie.

In verband met het voorgaande meen ik dat de vennootschap aan een op art. 49c Wge geënt informatieverspreidingsverzoek dat na de registratiedatum van art. 2:117b lid 3 BW, maar uiterlijk de zevende werkdag voor de vergadering ontvangen is (zie art. 49c lid 2 Wge) geen gehoor hoeft te geven. De vennootschap moet het informatieverzendingsverzoek in het geval dat voorafgaande stemming openstaat, naar mijn mening uiterlijk drie werkdagen vóór de registratiedatum ontvangen hebben.8 Hoewel de vennootschap volgens de wet de te verstrekken informatie met de meeste spoed dient te verzenden, moeten haar in elk geval de drie werkdagen van art. 49c lid 1 Wge gegund worden. Zij kan immers informatie vanwege de inhoud weigeren te openbaren.9 Om in dezen een weloverwogen besluit te kunnen nemen, is de termijn van minimaal drie werkdagen nodig. Ik zou willen aannemen dat de vennootschap in de oproeping moet vermelden wanneer zij uiterlijk een informatieverzendingsverzoek ontvangen dient te hebben.