5.2.2.3 Hoe werkt de aanbestedingsprocedure in de praktijk?

Op de vraag van welke procedure in de praktijk het meest gebruik wordt gemaakt – de openbare procedure, de niet-openbare procedure of gunning door onderhandelingen – blijkt dat de openbare procedure relatief het vaakst voorkomt. 50 respondenten geven aan het meest te maken te hebben met de openbare aanbestedingsprocedure terwijl 24 respondenten kozen voor de niet-openbare aanbestedingsprocedure.2 Alle varianten kunnen dus voorkomen, maar de openbare procedure wordt blijkbaar het meest gebruikt. Dit is de procedure die, zoals ik aangaf onder 5.2.2.2, in één ronde verloopt.

Daaropvolgend is de vraag gesteld hoeveel inschrijvers er gemiddeld betrokken zijn bij een aanbestedingsprocedure. Deze vraag is gesteld omdat het antwoord inzicht geeft in de mate van mededinging die bestaat tussen de inschrijvers. Als er weinig tot geen inschrijvers zijn, is het immers waarschijnlijk dat er minder mededinging bestaat of kan bestaan.

De resultaten op deze vraag kunnen als volgt worden weergegeven:

Zoals figuur 5.4 laat zien, komt het niet vaak voor dat er meer dan 10 inschrijvers deelnemen aan een aanbesteding. Bij de openbare aanbestedingsprocedure zijn voornamelijk één t/m vier inschrijvers of vijf t/m 10 inschrijvers betrokken. Ook bij de overige aanbestedingsprocedures is dit het geval. Het bevreemdt dat de procedure ‘gunning via onderhandelingen’ nog in gebruik is. Juist omdat deze procedure, zoals ik hierboven onder 5.2.2.2 behandelde, in het verleden op bezwaren van de Europese Commissie heeft gestuit. Het verrast niet dat bij de diverse aanbestedingsprocedures vaak dezelfde inschrijvers zijn betrokken omdat er vaak weinig inschrijvers betrokken zijn in het aanbestedingsproces. Vooral bij de categorie 1 t/m 4 inschrijvers is dat het geval. Voor de openbare procedure was binnen de categorie 1 t/m 4 inschrijvers bij 22 (van de 24) gevallen sprake dat dezelfde inschrijvers zijn betrokken. Ook binnen de categorie 5 t/m 10 inschrijvers was in 15 van de 17 gevallen sprake van dezelfde inschrijvers. Voor de niet-openbare procedure en de onderhandelingsprocedure met gunning waren de resultaten vergelijkbaar.3 De reden waarom ik dit bespreek is dat het feit dat er sprake is van een terugkerende groep van dezelfde inschrijvers in een biedproces, mededingingsrechtelijk een verhoogd risico kan geven voor kartelvorming.4

Omdat ik benieuwd was hoe het onderscheid tussen leider en volgers, welk onderscheid zo bepalend is voor coassurantie, nu bij een aanbestedingsprocedure naar voren komt, is dat aspect ook in het praktijkonderzoek aan bod gekomen.

De respondenten konden – als antwoord op de hierboven weergegeven vraag – kiezen uit de volgende opties:

Zoals de hierboven opgenomen figuur 5.5 illustreert, werd optie A (80%) het meest gekozen. Er wordt dus wel degelijk een onderscheid gemaakt tussen de positie van leider en volgers bij een aanbestedingsprocedure, waarbij het niet gebruikelijk is dat er een afzonderlijke inschrijvingsronde plaats zal vinden. Dit is in lijn met de eerdere bevinding uit het praktijkonderzoek dat de openbare procedure (die in één ronde verloopt) het meest voorkwam. In een dergelijke procedure moet het onderscheid (en het verschil in de waardering) tussen de positie van leider en volger in het verzekeringsbestek worden opgenomen om een selectie te kunnen maken tussen verzekeraars die in aanmerking komen voor de positie van leider en/of volger.

Optie C, waarbij inschrijving in twee ronden geschiedt, ziet op de niet- openbare procedure. Zoals eerder vermeld, verloopt deze in twee ronden en wordt dan (vaak) in de eerste ronde een leider geselecteerd en in een tweede ronde de volgende verzekeraars. Uit de toelichting die door de respondenten werd gegeven die kozen voor optie D (anders, namelijk) bleek dat afhankelijk van de situatie of een aanbestedende dienst kiest voor het gunnen van een verzekeringsopdracht door een openbare of een niet-openbare aanbestedingsprocedure, voor de positie van leider of volger bij coassurantie en afzonderlijke inschrijvingsronde plaatsvindt. Kortom, hoe het onderscheid tussen leider en volgers bij een aanbestedingsprocedure naar voren komt, hangt ervan af hoe deze is georganiseerd.

Ten slotte is gevraagd hoe respondenten het gebruik van een aanbestedingsprocedure bij coassurantie ervaarden. De reden om dit aspect in het praktijkonderzoek voor te leggen, is dat tijdens vraaggesprekken een veelgehoord bezwaar was dat een aanbestedingsprocedure niet goed zou werken bij coassurantie juist omdat onderhandelingen daarbij in beginsel geen rol mogen spelen. Om het gebruik van aanbestedingsprocedures bij coassurantie te evalueren is de vraag gesteld hoe de praktijk (makelaars, verzekeraars en gevolmachtigden) aanbesteding ervaren. De volgende antwoorden konden worden gegeven:

Zoals figuur 5.6 illustreert, wordt het gebruik van aanbestedingsprocedures bij coassurantie in het algemeen niet als prettig ervaren.

60 respondenten (62%) geven aan dat aanbesteding het totstandkomingsproces van het sluiten van een verzekering in coassurantie bemoeilijkt en vertraagt. Ook geeft 14% van de respondenten aan dat aanbesteding niet geschikt zou zijn voor de verzekering in coassurantie. Als mogelijk nadeel wordt genoemd dat aanbesteding niet steeds garandeert dat de klant de beste verzekeringsoplossing krijgt. Zo stelt een van de respondenten dat: ‘vaak is prijs de enige of in ieder geval de belangrijkste factor van het gunnen. Zaken als kwaliteit, kennis, service zijn zeer moeilijk te vervatten in een aanbesteding, er wordt wel naar gevraagd maar de toekenning van een score is meestal subjectief’. Aan de andere kant wordt (door een respondent) vermeld dat aanbesteding bij coasssurantie prima werkt zolang het bestek maar passend is voor de verzekeringen. Ik ben me ervan bewust dat ook hier geldt dat de respondenten deze vraag vanuit hun perspectief hebben beantwoord. Bovendien is niet verder doorgevraagd op de redenen waarom respondenten een aanbestedingsprocedure niet geschikt vinden voor de verzekering in coassurantie. Evenwel kan worden geconcludeerd dat de makelaars, verzekeraars en gevolmachtigden die werkzaam zijn in de coassurantiemarkt het gebruik van de aanbestedingsprocedures bij coassurantie voornamelijk negatief ervaren.