2.10 Rekening en verantwoording van de kosten van het onderzoek

De onderzoeker heeft veel vrijheid bij de vormgeving van zijn onderzoek. De Kluiver schrijft dat er voor onderzoekers met eigenzinnige persoonlijkheden volop de gelegenheid is om die karaktereigenschappen hun optreden te laten bepalen, ook met betrekking tot de kosten van het onderzoek.1

Illustratief is TCA, waarin de onderzoekers voorzien van een toelichting verhoging van het onderzoeksbudget verzochten. De onderzoekers gaven bij het verzoek ook inzicht in het aantal uren dat zij reeds aan het onderzoek hadden besteed en hoeveel uren daaraan nog moesten worden besteed. TCA had aangevoerd dat hij het door onderzoekers genoemde tijdsbeslag niet kon controleren en evenmin of onderzoekers de onderzoekshandelingen hadden verricht die zij zegden te hebben verricht. De Ondernemingskamer verwierp dat verweer en wees het verzoek van de onderzoekers toe, daarbij overwegende ‘dat er niet aan kan worden getwijfeld dat met het onderzoek de door onderzoekers genoemde tijd is gemoeid en evenmin dat onderzoekers waar mogelijk door inschakeling van derden de kosten van het onderzoek beperkter doen zijn dan het geval zou zijn indien zij alle werkzaamheden zelf zouden verrichten.’2 De onderzoeker geniet dus het vertrouwen van de Ondernemingskamer en de geënquêteerde rechtspersoon heeft geen recht op tussentijdse rekening en verantwoording van de gemaakte kosten. Deze positie van de Ondernemingskamer deel ik niet.3 Ik licht dit toe.

De Ondernemingskamer moet erop toezien dat de kosten van het onderzoek binnen redelijke grenzen blijven.4 Dat is een verantwoordelijkheid die zij heeft ter bescherming van de geënquêteerde rechtspersoon, of in voorkomende gevallen, een ander die de kosten van het onderzoek financiert. Hiertoe zal de onderzoeker tussentijds rekening en verantwoording moeten afleggen van de reeds gemaakte (en verwachte) kosten, ook wanneer een verzoek tot verhoging van het onderzoeksbudget (par. 2.6.4.5) of een verzoek tot vaststelling van de kosten van het onderzoek (par. 2.8.3.2) (nog) niet aan de orde is. Alleen op die manier kan de Ondernemingskamer lopende het onderzoek schatten of het vastgestelde onderzoeksbudget toereikend is. Deze op de onderzoeker rustende verplichting tot het afleggen van rekening en verantwoording vloeit voort uit de rechtsverhouding tussen de onderzoeker, de Ondernemingskamer en bij de enquêteprocedure betrokken partijen, op grond waarvan de onderzoeker zich omtrent de behoorlijkheid van enig vermogensrechtelijk beleid heeft te verantwoorden.5

In een enkel geval ging de Ondernemingskamer ook over tot de oplegging van een periodieke rekening- en verantwoordingsplicht, zonder te motiveren om welke reden, en overigens niet specifiek ten aanzien van het verloop van de kosten van het onderzoek.6 Soms legt de onderzoeker uit eigen beweging rekening en verantwoording af.7 De wet regelt de periodieke rekening- en verantwoordingsplicht niet, maar sluit deze ook niet uit en is daarom mijns inziens toelaatbaar.8 De minister aanvaardt de mogelijkheid ook.9 Mijns inziens doet de Ondernemingskamer er goed aan de onderzoeker te vragen haar iedere drie maanden op de hoogte te stellen van de voortgang van het onderzoek, onder toevoeging van een bijgewerkte begroting. Als de Ondernemingskamer het onderzoeksbudget beheert, dat bij wijze van voorschot in depot bij de griffie van het Hof Amsterdam is gestort (par. 2.7.4), kan zij na een voortgangsrapport van de onderzoeker de kosten van het onderzoek voorlopig (deels) vaststellen en kan de onderzoeker worden voldaan uit het voorschot.

Het ligt daarbij voor de hand niet alleen de Ondernemingskamer, maar ook andere bij de enquêteprocedure betrokken partijen inzicht te bieden in het verloop van de kosten van het onderzoek – ook aan hen is de onderzoeker rekening en verantwoording verschuldigd.10 De Kluiver stelt in dit kader een nieuw lid 4 van art. 2:350 BW voor: ‘De onderzoekers doen rekening en verantwoording van hun werkzaamheden aan de Ondernemingskamer en op verzoek van de onderzochte rechtspersonen aan deze in een vorm die door de Ondernemingskamer wordt bepaald.’11 Mij gaat dat voorstel niet ver genoeg: onderzoekers zouden periodiek rekening en verantwoording van gemaakte kosten van het onderzoek aan de Ondernemingskamer moeten afleggen; de geënquêteerde rechtspersoon en andere bij de enquêteprocedure betrokken partijen moeten daarin wat mij betreft op gelijke wijze als de Ondernemingskamer worden geïnformeerd.12

Procespartijen kunnen dan desgewenst opkomen tegen het voortgangsrapport van de onderzoeker bij de raadsheer-commissaris, die indien nodig kan bijsturen, als het geschilpunt de uitvoering van het onderzoek betreft (art. 2:350 lid 4 BW). Betreft het geschilpunt de kosten van het onderzoek, dan kan daartegen worden opgekomen bij de Ondernemingskamer (par. 2.11). Daarbij kan ook de vraag worden beantwoord of een minder kostbare wijze van onderzoek mogelijk is.13 Eventuele fouten in de administratie van de onderzoeker kunnen in een voorkomend geval bovendien eenvoudiger worden opgemerkt en hersteld. Op deze manier wordt voorzien in een beter toezicht op de gemaakte kosten van het onderzoek.

De Leidraad voorziet in bepaling 4.4 inmiddels wel in een beperkte rekening- en verantwoordingsplicht. De onderzoeker dient partijen te informeren over ‘wezenlijke afwijkingen van het plan van aanpak’. De begroting maakt onderdeel uit van het plan van aanpak (par. 2.5.3). Wijkt de onderzoeker wezenlijk af van de begroting, dan dient hij partijen hierover dus te informeren. Bepaling 4.4 van de Leidraad voorziet verder in de mogelijkheid een voortgangsrapportage aan partijen te verstrekken, ‘Indien de omvang van het onderzoek daartoe aanleiding geeft’. Of sprake is van een wezenlijke afwijking van het plan van aanpak, dan wel van een onderzoek van een zodanige omvang dat dit een voortgangsrapportage rechtvaardigt staat mijns inziens primair ter beoordeling van de onderzoeker. Partijen kunnen in voorkomende gevallen een aanwijzing van de raadsheer-commissaris verzoeken.14

Ook zonder periodieke rekening- en verantwoordingsplicht dient de onderzoeker overigens te administreren welke kosten hij heeft gemaakt en nog verwacht (waarvoor) te maken.15 Blanco Fernández, Holtzer en Van Solinge stellen in hun Richtlijnen voor de onderzoeker in enquêteprocedures de volgende bepaling voor: ‘De onderzoeker voert een zodanige administratie dat te allen tijde de financiële situatie met betrekking tot het onderzoek kan worden gekend. Hij bewaart de daartoe benodigde bescheiden.’16 Dit uitgangspunt acht ik juist: de onderzoeker moet de te declareren kosten steeds kunnen verantwoorden en hiertoe een behoorlijke financiële administratie bijhouden. De onderzoeker zal hiertoe de aard en duur van zijn werkzaamheden en die van zijn hulppersonen en niet-hulppersonen moeten bijhouden.17 Bij een verzoek tot verhoging van het onderzoeksbudget, een verzoek tot vaststelling van de kosten van het onderzoek en declaraties aan de rechtspersoon of een directe financier moet de onderzoeker ook inzicht bieden in zijn financiële administratie.18