2.5 Conclusie

De agenda omvat de te behandelen onderwerpen. Die vallen uiteen in stempunten, bespreekpunten, formele punten en de rondvraag. De stemming over een onderwerp dat als stempunt geagendeerd staat, kan een formeel of informeel karakter hebben. Een formele stemming is gericht op het nemen van een besluit, een informele stemming kan slechts resulteren in een beslissing. Bij het agendapunt moet worden aangegeven of de stemming is gericht op besluitvorming, of dat zij slechts tot een beslissing kan leiden. Over een bespreekpunt wordt in beginsel slechts gediscussieerd.

Stem- en bespreekpunten moeten zodanig worden omschreven dat een opgeroepene objectief gezien kan beoordelen of zijn belangen door de behandeling ervan worden geraakt. Waar het in essentie steeds om gaat is dat (i) alle materiële informatie die redelijkerwijs voorhanden is, wordt verstrekt, (ii) de verstrekte informatie begrijpelijk is voor de vergadergerechtigden, en (iii) een adequaat beeld wordt geschetst van hetgeen waarover gestemd wordt of hetgeen besproken zal worden. Rondom sommige stempunten spelen een aantal specifieke vragen aangaande de vermelding. Zo concludeerde ik bijvoorbeeld dat de bindende voordracht bestaande uit één persoon niet alleen de stemming over de benoeming van die persoon aankondigt, maar ook de stemming over de doorbreking van de voordracht. Bij beursvennootschappen moeten stempunten altijd een concreet voorstel bevatten.

Bij het geven van een oordeel over de weergave van een agendapunt speelt de toelichting op het punt een belangrijke rol. Het toelichten van agendapunten is een bestuurstaak waarop de rvc (indien ingesteld) toezicht houdt. Soms is het nodig om ter verduidelijking van een agendapunt, dit punt nader toe te lichten. Mits dit tijdig gebeurt, is het geven van aanvullende toelichtingen toegestaan. Te laat verstrekte aanvullende toelichtingen kunnen maken dat een genomen besluit vernietigbaar is en/of sprake is van gegronde redenen om aan een juist beleid of een juiste gang van zaken te twijfelen.

In beginsel kan degene die de agenda opstelt ervoor kiezen om een onderwerp als deel van een meeromvattend onderwerp te agenderen. Op grond van bpb 4.1.3 NCGC is het evenwel best practice dat de daar genoemde onderwerpen als aparte agendapunten worden geagendeerd. Dit laat onverlet dat ook deze agendapunten alsnog wel voorwaardelijk van een ander agendapunt kunnen worden gemaakt. Door kapitaalverschaffers rechtsgeldig aangedragen agendapunten kunnen naar mijn mening in beginsel niet door het bestuur en de rvc voorwaardelijk van een ander agendapunt worden gemaakt. Wel kunnen het bestuur en de rvc een door hen op de agenda geplaatst punt voorwaardelijk maken van de uitkomst van de stemming over een door kapitaalverschaffers aangedragen punt.

Er zijn onderwerpen die op grond van de wet eens in de zoveel tijd verplicht geagendeerd moeten worden, maar dit zijn er niet veel. De statuten bevatten soms (al dan niet impliciet) aanvullende agenderingsverplichtingen.

De bepalingen over waar de agenda bekend moet worden gemaakt en wanneer dat uiterlijk dient te geschieden, houden onvoldoende rekening met toenemend multiple corporate citizenship. Het zou goed zijn om hier bij een volgende wetswijziging aandacht aan te besteden.

Degene die een onderwerp op de agenda plaatste of deed plaatsen kan dat onderwerp er tot aan de opening van de vergadering weer vanaf (doen) halen. Na de opening is, tenzij de statuten anders bepalen, alleen nog de algemene vergadering tot intrekking bevoegd. Een agenderingsgerechtigde kapitaalverschaffer kan de intrekking van een agendapunt niet tegenhouden, tenzij hij de agendering van het punt zelf verzocht, maar het bestuur het ‘tot het zijne’ heeft gemaakt. De intrekking van een agendapunt door degene die het agendeerde of deed agenderen, kan onder omstandigheden kwalificeren als het ongerechtvaardigd afbreken van onderhandelingen.

Zowel beslis- als besluitpunten kunnen worden geamendeerd. Een amendement mag er niet toe leiden dat het voorliggende voorstel een wezenlijk ander voorstel wordt. De grens tussen geamendeerde voorstellen en nieuwe voorstellen is niet gemakkelijk te trekken. Ook bij amendering geldt dat degene op wiens initiatief het punt op de agenda kwam, dit kan (doen) amenderen tot aan de opening van de vergadering. Daarna is, behoudens een andersluidende statutaire bepaling, alleen de algemene vergadering nog amenderingsbevoegd. Voorstellen tot het nemen van een besluit of een beslissing die zien op een onderwerp dat onder de besluitvormingsbevoegdheid van de algemene vergadering valt, kunnen door de algemene vergadering worden geamendeerd, tenzij de bevoegdheid uitsluitend op initiatief van een ander (orgaan) kan worden uitgeoefend en deze initiatiefrechtclausule ook wettelijk is toegestaan. Een voorstel tot het nemen van een beslissing over een onderwerp dat niet onder de besluitvormingsbevoegdheid van de algemene vergadering valt, kan door de algemene vergadering niet worden geamendeerd. Als de statuten een bepaling als bedoeld in art. 2:117b lid 1/227b BW bevatten, kunnen agendapunten niet meer worden geamendeerd als voorafgaand aan de vergadering stemmen zijn uitgebracht. Bij beursvennootschappen is het veelal niet meer mogelijk om nog ter vergadering agendapunten te amenderen. Binnen de door de wet en statuten getrokken grenzen bepaalt de voorzitter langs de lijn van art. 2:8 BW of een ingediend amendement in stemming wordt gebracht.

Onder het degraderen van een agendapunt, versta ik (i) het veranderen van een besluitpunt in een beslis- of bespreekpunt, en (ii) het veranderen van een beslispunt in een bespreekpunt. Wat voor de intrekking van agendapunten geldt, geldt mutatis mutandis voor de degradering van agendapunten.

In beginsel kunnen het bestuur en de rvc tot aan de opening van de vergadering de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen. Na de opening kan slechts de algemene vergadering dat nog, tenzij de statuten anders bepalen. De volgorde van sommige agendapunten kan ten opzichte van elkaar niet worden gewijzigd.

Er zijn twee typen moties: de motie van orde en de inhoudelijke motie. Een motie van orde is een ter vergadering geformuleerd voorstel tot het brengen van wijziging in de vergaderorde. Een voorbeeld van een motie van orde is het voorstel tot het afvoeren van een agendapunt. Een inhoudelijke motie is een ter vergadering ingediend verzoek tot het peilen van de standpunten van aandeelhouders. De voorzitter bepaalt of een motie in stemming wordt gebracht. Moties die zien op een onderwerp dat een bestuursaangelegenheid is, zullen (sinds Boskalis/Fugro) veelal niet (meer) in stemming worden gebracht. Of de voorzitter gehouden is een motie in stemming te brengen die ziet op een onderwerp ten aanzien waarvan de algemene vergadering besluitvormingsbevoegdheid heeft, is afhankelijk van de omstandigheden van het geval. Bij vennootschappen die onder het toepassingsbereik van art. 49c Wge vallen, kan via dit artikel het resultaat van een in stemming gebrachte motie worden benaderd.