8.2.3 Interne verantwoording middels jaarverslaggeving

Verantwoording door de raad van toezicht kan niet volledig los gezien worden van verantwoording door het bestuur. De toezichthoudende taak ligt immers – zoals reeds eerder werd geconstateerd – in het verlengde van de besturende taak.

Jaarstukken van de stichting vormen een instrument van interne verantwoording voor het bestuur. Voor iedere stichting geldt dat het bestuur jaarlijks, binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, een balans en staat van baten en lasten van de stichting moet opstellen (artikel 2:10 lid 2 BW). Voor stichtingen met een kleine onderneming1 gelden echter, anders dan voor andere rechtspersonen met een kleine onderneming, op grond van Boek 2 BW geen verdere regels voor interne financiële verantwoording. Het bestuur van een vereniging met een kleine onderneming moet bijvoorbeeld verslag uitbrengen op de algemene vergadering over de algemene gang van zaken en het gevoerde beleid (artikel 2:48 BW). Het opstellen van een bestuursverslag is voor een stichting met een kleine onderneming niet voorgeschreven. De achtergrond van dit verschil tussen stichtingen en andere rechtspersonen is, dat stichtingen geen leden of aandeelhouders kennen en het bestuur dus ook niet op een jaarlijkse algemene vergadering van leden of aandeelhouders intern verantwoording hoeft af te leggen middels een bestuursverslag.

Stichtingen met een kleine onderneming vallen niet onder de jaarrekeningregels en niet onder de publicatieplicht van titel 9 van Boek 2 BW, evenmin als verenigingen met een kleine onderneming.

Slechts stichtingen met een grote of middelgrote onderneming zijn verplicht een jaarrekening en een bestuursverslag op te stellen (artikel 2:300 lid 1 BW juncto 360 lid 3 juncto 396 BW). Ook de publicatieplicht (de hierna te noemen externe verantwoording) geldt slechts voor stichtingen met een middelgrote of grote onderneming. Echter, op grond van veel sectorregels bestaat, in ieder geval voor semipublieke instellingen en pensioenfondsen, de verplichting om een bestuursverslag op te stellen, ook als sprake is van een kleine onderneming.

In de interne verhoudingen binnen de stichting wordt onder meer middels de jaarstukken rekening en verantwoording afgelegd. De jaarrekening (of balans en staat van baten en lasten) vormt de weerslag van de financiële positie, het vermogen en het resultaat van de stichting, dus in feite de financiële gevolgen van het gevoerde beleid. De beleidsverantwoording van het bestuur volgt uit het bestuursverslag. In het bestuursverslag worden gevolgen van dit beleid in ruimere zin weergegeven.2

De jaarrekening en het bestuursverslag vormen dus in interne verhoudingen verantwoordingsdocumenten van het bestuur ten behoeve van de raad van toezicht en ten behoeve van eventuele andere organen binnen de stichting waaraan verantwoording moet worden afgelegd. Bovendien zijn deze stukken in interne verhoudingen informatiedocumenten, bijvoorbeeld ten behoeve van de ondernemingsraad. Indien sprake is van een stichting met een kleine onderneming is het, als gezegd. niet vereist om een jaarrekening en een bestuursverslag op te stellen. Dergelijke stichtingen zullen vaak geen raad van toezicht hebben, maar als er wel een raad van toezicht is ingesteld, kan de raad het bestuur vragen om een bestuursverslag of een vergelijkbaar document op te stellen teneinde toelichting te geven op het in het afgelopen boekjaar gevoerde beleid.

De door het bestuur opgestelde jaarrekening wordt mede ondertekend door de raad van toezicht (artikel 2:300 lid 2 BW). De raad van toezicht zal hiertoe pas overgaan als hij met de jaarrekening instemt. Aangenomen wordt dan ook dat ondertekening van de jaarrekening door de raad van toezicht inhoudt dat de raad van toezicht hiervoor instaat. Indien de handtekening van één van de bestuurders of leden van de raad van toezicht ontbreekt wordt dat gemeld onder opgaaf van redenen.

De jaarrekening van een stichting wordt niet alleen mede ondertekend maar ook vastgesteld door de raad van toezicht, tenzij de statuten een ander orgaan aanwijzen (artikel 2:300 lid 3 BW). Hoewel een wettelijke bepaling, anders dan bij NV’s en BV’s, ontbreekt, wordt aangenomen dat vaststelling van de jaarrekening niet automatisch decharge van bestuurders impliceert, maar dat hierover separaat besloten moet worden (zie par. 5.5.4 hiervoor).

Stichtingen kennen geen algemene vergadering, zodat er niet noodzakelijkerwijs een “derde orgaan” is waaraan de raad van toezicht in interne verhoudingen verantwoording aflegt. Stichtingen kunnen wel een “derde orgaan” hebben, zoals een belanghebbendenorgaan of een deelnemersraad, en de statuten kunnen aan dit orgaan de bevoegdheid toekennen om de jaarrekening vast te stellen of goed te keuren (artikel 2:300 lid 3 BW). Overigens dient bij de toekenning van de bevoegdheid tot het vaststellen van de jaarrekening aan een belanghebbendenorgaan of aan een deelnemersraad in de gaten gehouden te worden of deze toekenning, in combinatie met eventuele andere bevoegdheden van dat orgaan, geen overtreding van het ledenverbod oplevert (zie par. 4.7). Organen kunnen ook op andere wijze invloed uitoefenen op de jaarrekening, bijvoorbeeld op grond van een adviesrecht.

Voor pensioenfondsen is in de Pw uitdrukkelijk geregeld dat er een special “verantwoordingsorgaan” ingesteld wordt.3 Dit verantwoordingsorgaan heeft adviesrechten ten aanzien van de jaarrekening en heeft onder meer de bevoegdheid “zich een oordeel te vormen over de bevindingen van de raad van toezicht” zoals deze blijken uit het verslag (artikel 115a leden 2 en 3 Pw). Semipublieke instellingen kennen wel een belanghebbendenorgaan (cliëntenraad, huurdersraad) maar geen “verantwoordingsorgaan”.

Voor stichtingen met een grote onderneming geldt dat de raad van toezicht aan een accountant in de zin van artikel 2:393 BW opdracht verleent om de jaarrekening te onderzoeken en een verklaring af te geven. Voor zorginstellingen en woningcorporaties bepalen sectorale regels eveneens dat er een externe accountant wordt benoemd teneinde de jaarrekening te onderzoeken.4 De jaarrekening van dergelijke stichtingen wordt pas vastgesteld nadat de raad van toezicht of een ander orgaan dat krachtens de statuten bevoegd is om de jaarrekening vast te stellen kennis heeft genomen van de verklaring van de accountant.

Bij een accountantscontrole moet de accountant toetsen of het bestuursverslag aan de relevante (wettelijke) vereisten voldoet. Als de stichting een sectorcode toepast, zal de accountant aandacht besteden aan de verklaringen door het bestuur en door de raad van toezicht over de wijze van toepassing van de sectorcode. In een rapport uit 2016 over jaarverslagen van grote culturele instellingen wordt echter opgemerkt dat de accountant deze informatie niet altijd afzonderlijk, dus per codebepaling, controleert.5