2.3.3.1 Boekhouden wordt administratie voeren

Een eerste in het oog springend verschil tussen artikel 6 WvK en het per 1 januari 1994 ingevoerde artikel 3:15a lid 1 BW is dat niet langer sprake is van aantekening houden – boekhouden – maar van het voeren van een administratie. Met de inwerkingtreding van deze wet per 1 januari 1994 werd beoogd de tot dan toe gehanteerde termen “boekhoudplicht” en “boekhoudverplichting” te wijzigen in “administratieplicht” en “administratieverplichting”.

De beoogde wijziging in de te hanteren terminologie was niet louter een semantische wijziging. Met de wijziging werd enerzijds een modernisering van de terminologie beoogd1 en anderzijds ook een verruiming van de verplichting zelf.2

Over de modernisering van de terminologie merkt de minister op dat de oude terminologie niet goed lijkt aan te sluiten bij de moderne, elektronische verwerking van administratieve gegevens tot administratie. Ook merkt de minister op dat het voeren van een administratie meer is dan het te boek stellen van de financiële resultaten, wanneer de administratieplichtige enige omvang aanneemt. Dan heeft de administratie ook betrekking op onder meer de vastlegging en toetsing van bestuurs- en beheersdaden, op de interne organisatie in het algemeen en het interne berichtenverkeer. Omdat niet altijd duidelijk is waar de grens ligt tussen boekhouding en administratie, wordt gekozen voor het ruimere begrip administratie om twijfel op dit punt weg te nemen.3

Bij het aanpassen van de terminologie van aantekening houden naar administratie voeren in artikel 3:15a BW en 2:10 BW, werd zoveel mogelijk aangesloten bij de aanpassing van de fiscaalrechtelijke administratieplicht in de Algemene wet inzake rijksbelastingen.4 Met de vervanging van het houden van aantekeningen door het voeren van een administratie werd een inhoudelijke verruiming van de administratieplicht beoogd. De administratieplicht omvat meer dan alleen het strikt financiële gedeelte van de administratie, dat werd aangeduid als de boekhouding, en waartoe de verplichting tot het houden van aantekeningen zich leek te beperken.5

Van den Ingh wijst erop dat in de Memorie van Toelichting weliswaar wordt opgemerkt dat het begrip administratie ruim moet worden opgevat, maar dat dit door de verwijzing naar de Memorie van Toelichting bij het voorstel tot aanpassing van de Algemene wet inzake rijksbelastingen6 wordt genuanceerd. Uit de toelichting bij het voorstel voor aan passing van de Algemene wet inzake rijksbelastingen volgt – aldus Van den Ingh – dat het alleen gaat om “de vastlegging en toetsing van bestuurs- en beheersdaden (…) de organisatie in het algemeen, het interne berichtenverkeer”.7 Dat deze door Van den Ingh vermelde nuancering berust op een onjuiste lezing van de Memorie van Toelichting blijkt uit het volgende citaat uit die Memorie van Toelichting:8

De Algemene wet inzake rijksbelastingen geeft dus geen limitatieve opsomming maar een aantal voorbeelden van gegevens die wel tot de administratie behoren maar niet tot de boekhouding in zin van het strikt financiële gedeelte van de administratie. Met de introductie van de administratieplicht van artikel 3:15a BW beoogde de wetgever een verruiming van de verplichtingen van een ieder die een bedrijf of zelfstandig een beroep uitoefent tot het voeren van een administratie die bestaat uit zowel de financiële administratie (voorheen: boekhouding) en de niet- financiële administratie.

De ontwikkeling van een ruimere visie op het boekhouden, die aangeduid werd als administreren, werd ook onderkend in de literatuur. Zo sprak Van der Schroeff in zijn preadvies over het onderscheid tussen de boekhouding in enge zin en de administratie als het organisch geheel van aantekeningen van voor de bedrijfsleiding en bedrijfsverantwoording relevante data. Het stelde dat de boekhouding tot administratie is geëvolueerd en daarvan nog steeds de kern vormt.9 Zandstra betoogde dat met de term administratie tot uitdrukking werd gebracht dat de visie op het vak veel ruimer was geworden.10 Ook Starreveld merkt op dat er een verschil is in de betekenis van de begrippen boekhouding en administratie, daar waar hij de etymologische achtergrond van het begrip administratie uiteenzet:11

Overigens was ook wel de opvatting te lezen dat de wijziging in terminologie van boekhouden en boekhouder naar administratie en administrateur was ingegeven door het feit dat dit deftiger klonk.12 Om met Van der Schroeff te spreken, het onderscheid in de terminologie tussen boekhouding en administratie is niet heel duidelijk.13 Hij stelde dit vast in 1951 en dat is ruim een halve eeuw later nog steeds zo.14

Ik kan mij vinden in de zienswijze van de wetgever dat een ieder die een bedrijf of zelfstandig een beroep uitoefent niet alleen het strikt financiële gedeelte van de bedrijfsvoering (boekhouding) moet administreren. De verplichting van artikel 3:15a BW is ruimer en omvat ook de vastlegging van niet-financiële feiten en omstandigheden voor zover die relevant zijn voor de onderdelen vermogensbestanddelen en alles betreffende de werkzaamheden van het bedrijf of beroep.