8.6.6 Gezond verstand bij toepassing

Bij het aldus gemaakte onderscheid tussen de eenvoudige en gewone administratievoering moet wel worden bedacht dat deze met ‘gezond verstand’ dient te worden toegepast. Om te kunnen beoordelen welke administratie daadwerkelijk verwacht mag worden aanwezig te zijn en of de vorm waarin die administratie aanwezig is, voldoende is, blijven de omstandigheden van het geval doorslaggevend en moeten de doelstellingen voor het verplicht voeren van een administratie niet uit het oog worden verloren. Omdat de administratie moet worden gevoerd naar de eisen die voortvloeien uit de werkzaamheden van de rechtspersoon en dus afhankelijk is van de aard en omvang van de rechtspersoon, is maatwerk vereist voor de beoordeling of de administratie in een concreet geval aan de daaraan te stellen eisen voldoet.

Bij een administratieplichtige die voldoet aan de criteria om gebruik te mogen maken van de vereenvoudigde administratievoering mag een minder vergaande professionaliteit qua administratievoering worden verwacht. De spreekwoordelijke bakker op de hoek heeft niet per se een uitgebreide, geautomatiseerde administratie nodig om in control te zijn over de bedrijfsvoering. In 1994 schreef Beckman over de administratievoering van de ‘winkel op de hoek’, dat deze een adequate boekhouding kan hebben, indien op systematische wijze de inkomende facturen worden geregistreerd en, na betaling worden overgebracht naar een andere ordner en de betaling via een eenvoudig systeem wordt aangetekend op bijvoorbeeld de factuur. In combinatie met een kasregistratie van de verkopen, hetgeen een aanvaardbaar systeem van opbrengstverantwoording kan zijn en met verwerking nadien in de centrale boekhouding kan dit een adequate wijze van administratievoering zijn.1 Dit is vijfentwintig jaar later als het gaat om de wijze van administreren niet per se anders, zij het dat wel een aanvulling verwacht moet worden met een vorm van voorraadregistratie (hoewel deze uit een adequate in- en verkoopregistratie valt af te leiden) en de registratie van eventuele andere duurzame bedrijfsmiddelen en personeel.

Niet uit te sluiten is dat een handmatig gevoerde administratie voldoende is voor een rechtspersoon die qua omvang een gewone administratie moet voeren, maar voor de hand ligt het niet. Bij een onderneming van enige omvang zal een handmatige administratie al snel niet meer voldoende zijn als hulpmiddel voor het besturen en beheersen van de door de rechtspersoon gedreven onderneming.

Een ander voorbeeld waarbij genuanceerd moet worden geoordeeld over de toepasselijkheid van de vereenvoudigde of gewone administratievoering, is een praktijkvennootschap van een professionele beroepsbeoefenaar, wanneer deze door middel van een praktijkvennootschap deelneemt in bijvoorbeeld een advocaten- of accountantsorganisatie. Hoewel het zeker niet ondenkbaar is dat een praktijkvennootschap niet voldoet aan alle drie de hiervoor geformuleerde criteria om als vennootschap gerechtigd tot een eenvoudige administratievoering te worden gekwalificeerd, zal de administratie van een praktijkvennootschap zeer overzichtelijk zijn en ook eenvoudig handmatig te voeren. Ook voor de managementinformatie is deze administratie veel minder relevant omdat in de praktijkvennootschap geen echte onderneming wordt gedreven. De onderneming wordt gedreven in de advocaten- of accountantsorganisatie. Zelfs wanneer een praktijkvennootschap aldus gehouden zou zijn een gewone administratie te voeren, zal met enige nuance moeten worden geoordeeld over de minimaal noodzakelijk aanwezige administratie.