Raad zonder raadgevers? (SteR nr. 42) 2018/6.4.1:6.4.1 Ambtelijke bijstand

Raad zonder raadgevers? (SteR nr. 42) 2018/6.4.1

6.4.1 Ambtelijke bijstand

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.

Ruim een derde1 van de respondenten op de enquête meldt spontaan dat ze geen problemen ondervinden bij het verlenen van ambtelijke bijstand vanuit de reguliere ambtelijke organisatie aan leden van de gemeenteraad of dat het verlenen van ambtelijke bijstand nauwelijks voorkomt.

dc2e5d9a-5e60-49c7-92d7-5d7e456f006a

‘Er wordt opvallend weinig gebruik gemaakt van de geboden mogelijkheden’,

geeft de gemeente Oldambt aan, terwijl de gemeente Haarlemmermeer dit ook nog kwantificeert:

‘Het formeel inroepen van ambtelijke bijstand heeft in de afgelopen 10 jaar slechts eenmaal plaatsgevonden, in het kader van een raadsonderzoek.’

Anderen zien een ontwikkeling naar meer verzoeken om bijstand:

‘Er werd weinig gebruik van gemaakt, inmiddels is daar wel meer verandering in gekomen en wordt er steeds vaker een beroep gedaan op de griffier en ambtenaren.’2

Of ze hebben er – vanwege het streven naar informele contacten tussen ambtenaren en raadsleden – weinig zicht op:

‘Er wordt vaak op een praktische manier omgegaan met ambtelijke bijstand. In de afgelopen jaren is er nog nooit formeel een verzoek kenbaar gemaakt tot ambtelijke bijstand.’3

Terwijl weer anderen juist veel formele verzoeken binnen krijgen:

‘De raad heeft vaak veel verzoeken tot ondersteuning en dat kost de organisatie erg veel tijd.’4

67 gemeenten5 geven aan – wederom als antwoord op een open vraag – dat ze een laagdrempelig contact tussen raadsleden en ambtenaren nastreven. Dit tegenover slechts acht respondenten,6 die juist melden dat in hun gemeente terughoudendheid als norm geldt in het contact tussen leden van de gemeenteraad en de gemeenteambtenaren.

‘Raads- en burgerleden kunnen zonder tussenkomst van de gemeentesecretaris de medewerkers benaderen. Dit kan via mail, telefonisch of door middel van een gesprek. Dit gebeurt frequent,’

aldus de gemeente Etten-Leur. Oldenzaal werkt op een vergelijkbare manier, maar maakt wel een onderscheid tussen eenvoudige en complexe vragen:

‘Raadsleden kunnen vrij de ambtelijke organisatie in om verduidelijkende vragen te stellen. Als er meer ondersteuning nodig is loopt dit via de griffie. En in het uiterste geval, bij een meer dan gemiddelde inzet van ambtelijke uren wordt e.e.a. afgestemd in de driehoek, burgemeester, griffier en gemeentesecretaris. In de praktijk heeft dit nog niet tot problemen geleid.’

De gemeente Noordoostpolder is een van de gemeenten, die de grens leggen bij politieke gevoeligheid van de vraag:

‘Raadsleden kunnen rechtstreeks met ambtenaren contact opnemen, politieke vragen gaan via de wethouders.’

Aan de andere kant van het spectrum zitten dan gemeenten als Horst aan de Maas, die stellen:

‘Ambtelijke bijstand wordt formeel geleverd via het college.’

Het (informele) contact tussen ambtenaren en raadsleden wordt dus vaak in één adem genoemd met het verlenen van ambtelijke bijstand aan raadsleden. En dit wordt dan vaak weer verward met het recht op inlichtingen vanuit het college van burgemeester en wethouders voor individuele raadsleden, zoals geregeld in het derde lid van artikel 169 van de Gemeentewet.7 Een goed onderscheid tussen deze informatiestromen – die ieder voor zich een eigen juridische en organisatorische regeling en inbedding kennen – is van groot belang om de informatievoorziening vanuit het college van burgemeester en wethouders richting de gemeenteraad inzichtelijk te maken.8

Ofschoon veel gemeenten zich juist beroemen op het laagdrempelige contact tussen raadsleden en ambtenaren, geven de antwoorden op de enquête toch een duidelijk beeld van de verschillende afwegingen die hieromtrent gemaakt worden.

‘Direct contact ambtenaren en raadsleden is het uitgangspunt. Indien niet mogelijk (bijvoorbeeld bij politieke gevoeligheid) dan volgt contact tussen griffier en gemeentesecretaris’,

antwoordt de gemeente Almelo en de gemeente Noordoostpolder zegt:

‘Raadsleden kunnen rechtstreeks met ambtenaren contact opnemen, politieke vragen gaan via de wethouders.’

Zij leggen dus een scherpe lijn tussen politieke en niet-politieke vragen, maar wie bepaalt welke vragen politiek zijn (of een politieke lading – zouden kunnen – hebben) is meestal onduidelijk. In het algemeen worden onder ‘politieke vragen’ verstaan de vragen, waarvan het antwoord niet bestaat uit louter feitelijke, openbare informatie, maar (ook) een financiële en/of beleidsinhoudelijke impact kan hebben. Die grens is echter flinterdun.

Dat de door het raadslid benaderde ambtenaar hierdoor in een moeilijke situatie terecht kan komen, wordt door weinig gemeenten onderkend.

‘Van de ambtelijke organisatie wordt een bepaalde mate van bestuurlijke sensitiviteit verwacht’,

antwoordt de gemeente Zeewolde. In Assen wordt dit probleem wel gezien en heeft men de procedure daarop afgestemd:

‘De afspraak hier is, dat indien ambtelijke bijstand voor een ambtenaar zou kunnen leiden tot een loyaliteitsconflict ten opzichte van het college, dat dan de bijstand wordt ingehuurd van buiten.’

En in een enkele gemeente zijn lessen getrokken uit ervaringen in het verleden:

‘Ambtelijke ondersteuning loopt via de griffie, die vervolgens bij ambtelijk secretaris ambtelijke ondersteuning aanvraagt. Dit loopt zo omdat in het verleden ambtenaren voor zowel raad als college werkten en dan in loyaliteitsproblemen kunnen komen.’9

In de VNG-modelverordening10 wordt voorzien in een bemiddelende rol voor de burgemeester, maar slechts enkele gemeenten maken daar ook actief melding van.

‘Alleen als men er (...) niet uitkomt wordt het aan de burgemeester voorgelegd. Dit is overigens zelden het geval. Er wordt derhalve vrij losjes in geacteerd, en levert weinig problemen op’,

zegt de gemeente Heerhugowaard. De gemeente Maastricht zegt hierover:

‘Bij twijfel overleggen de secretaris en griffier. De burgemeester neemt een finaal besluit als beide er niet uit komen.’

Deze bemiddeling door de burgemeester vindt echter slechts dan plaats, als raadsgriffier en gemeentesecretaris het niet eens zijn over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand. Bij een informatieverzoek op basis van de ondershandse informatie is de gemeenteambtenaar meestal op zichzelf aangewezen. En op de mate waarin een weigering (of een doorverwijzing naar de reguliere – op de Gemeentewet gebaseerde – inlichtingenstromen) in de desbetreffende gemeente geaccepteerd wordt.

De Wet kan dan wel aan de kant van de ambtenaar staan, van de plaatselijke cultuur, gebruiken en zeker ook de (al dan niet gevreesde) invloed van toonaangevende raadsleden gaat vaak voldoende intimidatie uit, dat de gevraagde informatie buiten alle regels om toch verstrekt wordt. Waar dat toe kan leiden. is hiervoor al uitgewerkt in de paragraaf ‘De ambtenaar in spagaat’ (§ 5.6).

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.