2.2.2.4.a Specifiek vermeldingsvoorschrift: de naam van een voorgedragen persoon

Tenzij de rvc de bestuurders benoemt, kan bij de statuten worden bepaald dat de benoeming van een bestuurder geschiedt uit een voordracht (art. 2:133 lid 1 jo lid 4/243 lid 1 jo lid 4 BW). De statuten kunnen eveneens bepalen dat de benoeming van een commissaris geschiedt uit een voordracht, mits de algemene vergadering of (bij een BV) de soort- of aanduidingsvergadering de commissarissen benoemt (Art. 2:142 lid 2 /252 lid 2 BW). Bij een structuurvennootschap geschiedt de benoeming van commissarissen uit een door de rvc opgemaakte voordracht (art. 2:158 lid 4/268 lid 4 BW).

Er bestaat discussie over het antwoord op de vraag of de naam of namen van de voorgedragene(n) moet(en) worden genoemd bij het agendapunt dat de benoeming van een bestuurder of commissaris aankondigt.1 Het wordt wel aangenomen dat dat niet hoeft.2 De minister zei bij de invoering van Boek 2 BW dat het in de agenda opnemen van de naam of namen niet wenselijk is, omdat:

Met andere woorden: als de naam van een voorgedragen persoon in de agenda genoemd wordt, is er geen recht van amendement met betrekking tot het agendapunt dat de benoeming van de bestuurder of commissaris aankondigt. De wetgever acht dat onwenselijk. Het recht van amendement behandel ik uitgebreid in par. 2.4.4.

In art. 2:142 lid 3/252 lid 3 BW is bepaald dat bij een aanbeveling of voordracht tot benoeming van een commissaris van de kandidaat worden medegedeeld: (i) leeftijd, (ii) beroep, (iii) het bedrag aan gehouden aandelen in het kapitaal van de vennootschap, (iv) de betrekkingen die worden/zijn bekleed voor zover die van belang zijn in verband met de vervulling van de taak van een commissaris en (v) de rechtspersonen waaraan de persoon reeds als commissaris is verbonden. Behalve in de agenda kunnen deze gegevens elders in de oproeping worden vermeld of (in voorkomend geval) in het stuk dat ter kennisneming ten kantore van de vennootschap is neergelegd.4 In de praktijk wordt de informatie vaak opgenomen in de toelichting op de agenda.5

Gezien de gegevens die bij de voordracht vermeld moeten worden, meen ik met Dortmond dat het ondenkbaar is dat niet de persoon zelf wordt genoemd in de agenda, de oproeping of het stuk dat ten kantore van de vennootschap ligt.6 Ik neem daarom aan dat als op grond van de wet of de statuten de benoeming van een commissaris geschiedt uit een voordracht, het agendapunt dat de benoeming aankondigt de naam van de voorgedragene(n) moet vermelden.7

Een met art. 2:142 lid 3/252 lid 3 BW vergelijkbare bepaling bestaat niet ten aanzien van de voordracht ex art. 2:133/243 BW. De wet bepaalt niet met zoveel woorden dat als de statuten van een vennootschap bepalen dat de benoeming van bestuurders geschiedt uit een voordracht, bepaalde gegevens van de kandidaat moeten worden verstrekt. Met Van Solinge & Nieuwe Weme ben ik echter van mening dat art. 2:142 lid 3/252 lid 3 BW naar analogie geldt voor een ex art. 2:133/243 BW opgemaakte voordracht.8 Dit brengt met zich dat het ook bij deze voordracht ondenkbaar is dat niet de persoon zelf wordt genoemd in de agenda, de oproeping of het stuk dat ten kantore van de vennootschap ligt. Bovendien is het in de praktijk ook gebruikelijk dat de naam van een voorgedragen bestuurder of commissaris wordt genoemd.

Naar mijn mening kan een benoemingsbesluit onder omstandigheden vernietigbaar zijn als bij de voordracht niet de in art. 2:142 lid 3/252 lid 3 BW genoemde informatie (waaronder dus ook de naam van de voorgedragen persoon of personen begrepen moet worden) vermeld is.9 Men denke aan de situatie waarin de benoeming tot stand is gekomen op grond van een onjuiste voorstelling van zaken (het cv klopt bijvoorbeeld niet). De grond voor vernietigbaarheid is dan art. 2:15 lid 1 sub a of art. 2:15 lid 1 sub b BW. Het niet verstrekken van de genoemde gegevens kan ook bijdragen aan twijfel aan een juist beleid of een juiste gang van zaken, of het oordeel wanbeleid.10