Informatierechten van aandeelhouders (IVOR nr. 134) 2024/6.3.4.2:6.3.4.2 Verschijningsvormen

Informatierechten van aandeelhouders (IVOR nr. 134) 2024/6.3.4.2

6.3.4.2 Verschijningsvormen

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.

De contractuele regeling voor een board observer kan op verschillende wijzen worden ingericht. Ter illustratie wijs ik op onderstaande regeling uit de relationship agreement van Hear.com met drie van haar investeerders:

“WS Audiology, the EQT Investors and the T&W Investor shall each have the right to nominate a reasonable amount of observers to attend Board meetings and meetings of the compensation committee. The Board shall have the right to appoint such observers. Any such observers may raise questions and provide suggestions, but shall not have any voting rights.

Each Board observer shall be provided with the same information as provided to the Board members in connection with any Board meeting or Board Committee meetings, but the Board may restrict the provision of information to a Board observer or exclude them from certain parts of a Board or Board Committee meeting.”1

Op grond van deze regeling kunnen bepaalde aandeelhouders personen aanwijzen die, met goedkeuring van het bestuur, als board observers deelnemen aan de bestuursvergadering en vergadering van de compensatiecommissie. Deze board observers krijgen toegang tot dezelfde informatie als bestuurders en mogen ter vergadering vragen stellen en suggesties doen, maar hebben geen stemrecht. Het bestuur kan de board observer, naar eigen inzicht, toegang tot informatie of vergaderingen ontzeggen. Hiermee is voorzien in de essentialia van een regeling voor de board observer.

Ook uitgebreidere regelingen komen voor. Bij gebrek aan openbare voorbeelden, heb ik hieronder enkele (geanonimiseerde) passages opgenomen uit een separate board observer agreement die ik in mijn eigen praktijk ben tegengekomen:

“The Company agrees that it will permit Observer to attend, in a non-voting observer capacity, all meetings of the Board and any and all Committees for the purposes of permitting Observer to have current information with respect to the affairs of the Company and the actions taken by the Board and to allow Observer to provide input and advice with respect thereto. As a non-voting observer, Observer will also be provided copies of all notices, minutes, consents, and all other materials or information (financial or otherwise) that are provided to the directors with respect to a meeting of the Board or any of the Committees or any written consent in lieu of meeting of the Board or any of the Committees. (…)

Notwithstanding the foregoing, the Company may exclude Observer from access to any material and from any meeting or portion thereof, including (but not limited to) if: (i) the Board concludes in good faith that such exclusion is reasonably necessary for the best interest of the Company; or (ii) the Board concludes in good faith that such exclusion is reasonably necessary in view of an actual or potential conflict of interest between the Company and Observer.”

In deze overeenkomst waren in aanvulling op het voorgaande ook bepalingen opgenomen betreffende, onder meer, (i) de periode waarvoor, en voorwaarden waaronder, de betreffende aandeelhouder een board observer mocht aanstellen; (ii) een geheimhoudingsbeding voor de aldus verkregen vertrouwelijke informatie; en (iii) de vergoeding van eventuele kosten die de board observer maakt in de uitoefening van zijn rol.

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.