2.2.5 Verplichte agendapunten

Voor de beantwoording van de vraag of er onderwerpen zijn die verplicht geagendeerd moeten worden voor de jaarlijkse algemene vergadering, maak ik allereerst een onderscheid tussen beursvennootschappen en niet-beursvennootschappen. Ten aanzien van niet-beursvennootschappen bestaan er op grond van de wet geen agenderingsverplichtingen.1 Het bestuur moet eens per jaar verantwoording afleggen over het gevoerde beleid,2 en er moet jaarlijks worden besloten over de vaststelling van de jaarrekening,3 maar dat hoeft (mijns inziens) niet per se in de jaarlijkse algemene vergadering te gebeuren. Onder de in art. 2:128/238 BW gestelde voorwaarden kan elk besluit, en dus ook de vaststelling van de jaarrekening, buiten vergadering worden genomen.4 Naar mijn mening kan het afleggen van verantwoording onder omstandigheden ook buiten vergadering geschieden.5 Waar het om gaat is dat ieder jaar op zijn minst verantwoording wordt afgelegd over het gevoerde beleid en dat besloten wordt over de vaststelling van de jaarrekening. Gebeurt zulks niet buiten vergadering (of, bij de BV, op de voet van art. 2:210 lid 5 BW)6 dan dienen in de jaarlijkse algemene vergadering ten minste deze onderwerpen aan de orde te komen.

Bij beursvennootschappen komt besluitvorming buiten vergadering (nagenoeg) niet voor. Bij dit type vennootschap wordt dan ook elk (boek)jaar een algemene vergadering gehouden (art. 2:108 lid 1 BW/218 BW). Net als bij andere NV’s en BV’s die een jaarlijkse algemene vergadering houden,8 moet in deze vergadering de vaststelling van de jaarrekening en de verantwoording van het bestuur aan de orde komen.9 Op het bestuur rust de plicht deze agendapunten te agenderen.

Verder is in de wet in art. 2:135b lid 2 BW en art. 2:145 lid 2 BW (jo art. 2:187 BW) bepaald dat bij de NV of BV met een notering aan een gereglementeerde markt het bezoldigingsverslag ten aanzien van de bestuurders en de commissarissen ter adviserende stemming wordt voorgelegd aan de jaarlijkse algemene vergadering.10 Bij vennootschappen die onder het toepassingsbereik van de NCGC vallen, geldt daarnaast op grond van principe 3.4 dat de rvc in het remuneratierapport op een inzichtelijke wijze verantwoording aflegt over de uitvoering van het beloningsbeleid. Anders dan het bezoldigingsverslag, hoeft het remuneratierapport niet ter adviserende stemming of anderszins geagendeerd te worden. In de praktijk ziet men echter wel dat het bezoldigingsverslag samen met het remuneratierapport in een gecombineerd verslag ter adviserende stemming aan de algemene vergadering wordt voorgelegd.11 Daartegen bestaat geen bezwaar.

Een andere agenderingsverplichting ligt besloten in art. 2:135a lid 2 BW en art. 2:145 lid 2 BW (jo art. 2:187 BW). Bij NV’s en BV’s met een notering aan een gereglementeerde markt wordt het bezoldigingsbeleid ten aanzien van het bestuur ten minste iedere vier jaar na vaststelling, opnieuw aan de algemene vergadering voorgelegd ter vaststelling.12 Hetzelfde geldt voor het bezoldigingsbeleid ten aanzien van de rvc.13 De vaststelling van het bezoldigingsbeleid voor het bestuur en de vaststelling van het bezoldigingsbeleid voor de rvc worden doorgaans separaat in stemming gebracht.14 Daartoe bestaat evenwel geen verplichting. De vaststelling van het bezoldigingsbeleid hoeft dus niet elk jaar geagendeerd te worden, maar wél ten minste eens in de vier jaar.

Als een beursvennootschap een beroep doet op de wettelijke bedenktijd van art. 2:114b BW, moet het bestuur verslag doen van het gevoerde beleid en de gang van zaken sinds het inroepen van de bedenktijd (art. 2:114b lid 8 (jo art. 2:187) BW. Dit verslag wordt bij de oproeping van de eerstvolgende algemene vergadering na het verstrijken van de bedenktijd vermeld als onderwerp ter bespreking (art. 2:114b lid 9 (jo art. 2:187) BW).

De wet bevat verder geen agenderingsverplichtingen.15 Wel kan nog worden gewezen op principe 4.1 NCGC. Hierin is bepaald dat de algemene vergadering een zodanige invloed op het beleid van het bestuur en de rvc kan uitoefenen, dat zij een volwaardige rol speelt in het systeem van checks and balances binnen de vennootschap. Een onderdeel van het beleid van het bestuur (en de rvc) is het vaststellen van het reserverings- en dividendbeleid.16 Het kan worden betoogd dat principe 4.1 NCGC dan met zich brengt dat het goed gebruik is om jaarlijks het reserverings- en dividendbeleid (ten minste) als bespreekpunt te agenderen.17

Naast de reeds genoemde onderwerpen, zijn veelvoorkomende, maar niet verplichte, agendapunten op de agenda van een algemene vergadering van een beursvennootschap: (i) besluitvorming over de uitkering van winst, (ii) besluitvorming over de decharge van bestuurders, (iii) besluitvorming over de decharge van commissarissen, (iv) vaststelling van de bezoldiging van de leden van de rvc, (v) goedkeuring van regelingen in de vorm van aandelen of opties aan het bestuur, (vi) besluitvorming over de (her)benoeming van bestuurders, (vii) besluitvorming over de (her)benoeming van commissarissen, (viii) de benoeming van de externe accountant, (ix) besluitvorming over de delegatie van de emissiebevoegdheid, (x) besluitvorming over de uitsluiting van het voorkeursrecht, (xi) besluitvorming over de inkoop van eigen aandelen, en (xii) besluitvorming over de intrekking van aandelen.

In de statuten is ten aanzien van sommige van deze onderwerpen soms een agenderingsverplichting opgenomen.18 Tot slot wijs ik nog op de agenderingsverplichting die in art. 2:108a BW besloten ligt. Onder de daar genoemde omstandigheden roept het bestuur een algemene vergadering bijeen “ter bespreking van zo nodig te nemen maatregelen”.19