8.1 Inleiding

Uit de wetshistorische analyse van de administratieplicht van artikel 2:10 BW en artikel 3:15i BW en de rechtsvoorgangers van deze artikelen, volgt dat in 1922 afstand is genomen van de detailleerde voorschriften voor het voeren van een administratie. Weliswaar is een aantal maal aandacht gevraagd voor het ontbreken van minimumvereisten in deze wettelijke bepalingen maar dit heeft niet geleid tot een inhoudelijke wijziging van de administratieplicht.

Van der Schroeff constateert het ontbreken van inhoudelijke toetsingscriteria ter zake van de administratieplicht in zijn preadvies voor de Accountantsdag van 6 oktober 1951:1

Uit de ontwikkeling van de wetgeving op het gebied van de boekhoud- en administratieplicht wordt duidelijk dat weliswaar geen wettelijke definitie of omschrijving bestaat van het begrip boekhouding en administratie, maar dat er wel een consistente lijn bestaat in de visie van de wetgever ten aanzien waarvan een administratie moet worden gevoerd.2 Al sinds de wetswijziging van 1922 gaat het in (de voorgangers van) artikel 3:15i BW en 2:10 BW om de vermogenstoestand enerzijds en alles betreffende het beroep of bedrijf dan wel de werkzaamheden van de rechtspersoon anderzijds.3 De nieuwe terminologie “de vermogenstoestand en alles wat zijn bedrijf betreft” trad in de plaats van de gedetailleerde, uitvoerige omschrijving die sinds 1838 in artikel 6 WvK was opgenomen.4

Uit de Memorie van Toelichting bij de wijziging van de administratieplicht per 1 januari 1994 blijkt dat het de bedoeling van de wetgever was dat onder de te voeren administratie in elk geval (i) de boeken en bescheiden waarin aantekeningen zijn gehouden, (ii) de balansen en (iii) de brieven moesten worden verstaan.5 Hierin kunnen de drie elementen van de boekhouding uit 1838 nog worden herkend. Tjong Tjin Tai6 betoogt dat deze opsomming moet worden opgevat als (i) het totaal van de boekhouding in strikte zin, waarmee hij het oog heeft op het geordend geheel van gegevens waaruit de financiële verplichtingen, rechten en resultaten blijken, (ii) de periodieke balans, inclusief resultatenrekening (staat van baten en lasten) en kasoverzicht, die nodig zijn om de balansen op te stellen en (iii) de overige relevante documenten, die een redelijk handelend (rechts)persoon bewaart teneinde zijn positie en handelingen te boekstaven of te administreren. Als voorbeeld van deze laatste categorie noemt Tjong Tjin Tai correspondentie waaruit volgt dat waarschuwingen zijn gegeven of toezeggingen zijn ontvangen en kwitanties.

Beckman7 duidt de vermogenstoestand en alles betreffende de werkzaamheden van de rechtspersoon, naar de eisen die voortvloeien uit die werkzaamheden, aan als het object van de administratieplicht voor de rechtspersoon. Dit object omvat ook de drie door de wetgever en Tjong Tjin Tai genoemde categorieën. De uitkomst8 van de administratieplicht is dat te allen tijde de rechten en verplichtingen kunnen worden gekend.

In dit hoofdstuk onderzoek ik of het mogelijk is om te identificeren wat in elk geval tot de administratie behoort om te kunnen oordelen dat aan de civielrechtelijke administratieplicht is voldaan.9 Het doel is voor bestuurders van rechtspersonen, commissarissen die toezicht moeten houden op het voeren van de administratie en de curator van een rechtspersoon in geval van faillissement duidelijkheid te creëren over de vraag of de administratie zodanig is dat het de bescheiden bevat die minimaal noodzakelijk aanwezig moeten zijn om te kunnen oordelen dat aan het bepaalde in artikel 2:10 BW is voldaan of dat moet worden vastgesteld dat het bepaalde in artikel 2:10 BW is geschonden, als gevolg waarvan artikel 2:138 lid 2/2:248 lid 2 BW van toepassing is.