5.19 Conclusies

Dit hoofdstuk behandelt de onderzoeksvraag op welke wijze een uitbesteder toepassing kan of moet geven aan de uitbestedingsregels.

Een enkele maal bevatten de uitbestedingsregels concrete voorschriften. In die gevallen heeft de uitbesteder geen keus en is er sprake van een moeten toepassen. Zo mag een pensioenfonds het vaststellen van beleid niet uitbesteden en moet een uitbestedende beleggingsonderneming verifiëren dat haar dienstverlener over alle benodigde vergunningen beschikt.

Veelal echter is er sprake van een toepassing kunnen geven. Zo moet een pensioenfonds met zijn dienstverlener afspraken maken over de informatie-uitwisseling. Een icbe-beheerder of een beleggingsonderneming moet over de nodige deskundigheid beschikken en de nodige zorgvuldigheid en waakzaamheid in acht nemen bij het aangaan, beheren en beëindigen van uitbestedingsovereenkomsten. Hoe de uitbestedende onderneming daar toepassing aan geeft, is niet voorgeschreven. Over tal van aspecten van de uitbesteding bevatten de uitbestedingsregels voor de eigen sector, en soms ook die voor andere sectoren, in het geheel geen bepalingen.

In zulke gevallen heeft de uitbesteder veel vrijheid. Hij moet wel steeds waarborgen dat hij “in control” is en de uitbesteding zo vormgeven dat daardoor het toezicht niet wordt belemmerd. Daarbij komen tal van mogelijke maatregelen in beeld, zowel in de voorbereiding op de uitbesteding, als bij de contractering en gedurende de uitbestedingsrelatie. Het is (beslist) niet zo dat de in dit hoofdstuk gedane suggesties steeds moeten worden gevolgd. Verdergaande maatregelen, zoals de weigering om aansprakelijkheidsbeperkingen te aanvaarden, brengen kosten met zich, die een afweging van baten en lasten vergen. Andere maatregelen, zoals een alomvattende bevoegdheid tot het geven van aanwijzingen, kunnen op operationele bezwaren stuiten. Zó vergaande maatregelen zijn gewoonlijk niet nodig. Het gaat om een proportionele benadering.1 Waar het steeds op aan komt, is of het geheel van genomen maatregelen toereikend is om de met de uitbesteding gepaard gaande risico’s adequaat te beheersen. Zo kan een beperkte bevoegdheid tot het geven van aanwijzingen heel acceptabel zijn als er een goede beëindigingregeling in de overeenkomst is opgenomen.

Het ontbreken van een afvinklijst laat het bestuur van een uitbestedende onderneming veel vrijheid bij het kiezen van (het samenstel van) te nemen beheersingsmaatregelen. Die vrijheid is echter niet zonder verantwoordelijkheid. Het is daarom van het grootste belang dat het bestuur van de uitbestedende onderneming de nodige deskundigheid in huis heeft en zich waar nodig door deskundigen laat bijstaan.