2.6.4.5 Rekening en verantwoording van de kosten van het onderzoek en gebruikmaking van een begroting

In bepaling 4.5 van de Leidraad wordt de onderzoeker voorgeschreven zijn verzoek tot verhoging van het onderzoeksbudget te voorzien van een specificatie met een overzicht van de aard en omvang van de reeds verrichte werkzaamheden en naar verwachting nog te verrichten werkzaamheden. Ook uit bepaling 5.2 van de AAS volgde dit reeds. De onderzoeker dient bij een verzoek tot verhoging van het onderzoeksbudget dus verantwoording af te leggen over de gemaakte kosten van het onderzoek en dient een begroting van de te maken kosten van het onderzoek bij te voegen. De Ondernemingskamer beoordeelt de begroting bij een verzoek tot verhoging van het onderzoeksbudget op dezelfde wijze als bij de vaststelling van het onderzoeksbudget, waarover par. 2.5.2.3.5.1

De Ondernemingskamer handhaaft dit voorschrift ook. Zo werd de onderzoekers in Meavita (bij tussenbeschikking) de gelegenheid geboden een specificatie van alle tot het tijdstip van indiening van het verzoek tot verhoging van het onderzoeksbudget in verband met het onderzoek verrichte werkzaamheden (uitgesplitst naar aard van de werkzaamheden, de persoon die het werk heeft verricht, de daarmee gemoeide tijd en het toegepaste tarief) in het geding te brengen.2 In Greenchoice werd de onderzoeker in de gelegenheid gesteld een specificatie in het geding te brengen van de tot aan de mondelinge behandeling van het verhogingsverzoek bestede tijd, waarbij, in aanvulling op de reeds overgelegde urenstaat, tevens de aard van de werkzaamheden is uitgesplitst. Daarnaast werd de onderzoeker de gelegenheid geboden een begroting over te leggen van de kosten van de nog te verrichten werkzaamheden, uitgesplitst naar de aard van de werkzaamheden, de persoon die het werk zal verrichten, de daarmee gemoeide tijd en het toe te passen tarief.3

Bijzonder aan Meavita is daarbij wel de actieve houding van de Ondernemingskamer. Doorgaans komt de onderzoeker, in reactie op bezwaren van bij de enquêteprocedure betrokken partijen tegen het verzoek tot verhoging van het onderzoeksbudget, dan wel reeds bij indiening van het verhogingsverzoek, met een declaratieoverzicht en urenspecificatie om zijn verzoek te ondersteunen.4 In Meavita lijken de onderzoekers die specificatie noch bij het verhogingsverzoek noch in reactie op bezwaren van procespartijen te hebben overgelegd.5 Het verzoek lijkt dus onvoldoende gemotiveerd.6 Mogelijk speelt hier ook een rol dat de bij de enquêteprocedure betrokken partijen bezwaren hadden tegen het verhogingsverzoek en de verzochte verhoging aanzienlijk was.7

In SNS voerde de rechtspersoon aan dat het verzoek van de onderzoekers tot verhoging van het onderzoeksbudget een nadere motivering behoefde, aangezien de onderzoekers reeds vergevorderd waren met hun onderzoek en gelet op de aanzienlijke omvang van de verzochte verhoging (van € 2,3 miljoen naar € 3 miljoen). Volgens de rechtspersoon bevatten de kostenoverzichten van de onderzoekers geen specificatie van de aard en omvang van de reeds verrichte werkzaamheden. Verder ontbrak een beschrijving van de werkzaamheden die reeds zijn uitgevoerd en nog dienen te worden uitgevoerd door het secretariaat en de daarvoor te hanteren (uur)tarieven. Daarnaast was opgevallen dat de onderzoekers driemaal kosten voor de aanschaf en het bestuderen van het Handboek Marktmisbruik hadden opgevoerd. De rechtspersoon stelde zich dan ook op het standpunt dat de Ondernemingskamer een nadere toelichting diende op te vragen alvorens op het verzoek te kunnen beslissen. De Ondernemingskamer overwoog evenwel dat de onderzoekers ter beoordeling van het verzoek tot verhoging van het onderzoeksbudget toereikend inzicht hadden verschaft in de kosten van hun reeds verrichte werkzaamheden en de redenen waarom het eerder vastgestelde onderzoeksbudget ontoereikend was. Uit de beschikking van de Ondernemingskamer volgt niet of de door de rechtspersoon genoemde kostenspecificatie daadwerkelijk ontbrak. Wel overwoog de Ondernemingskamer nog dat na deponering van het onderzoeksverslag de Ondernemingskamer de vergoeding van de onderzoekers zal vaststellen en partijen zich bij die gelegenheid kunnen uitlaten over de dan door de onderzoekers te verschaffen specificatie van de in verband met het onderzoek gemaakte kosten. Desgewenst kan in dat stadium op detailniveau aan de orde worden gesteld of de kosten in redelijkheid zijn gemaakt, waarover ook par. 2.8.3.3.8

Ook in Cancun klaagden procespartijen over het gebrek aan verantwoording door de onderzoeker. Bijzonder daar is dat de onderzoeker bij zijn verhogingsverzoek een declaratie met specificatie van verrichte werkzaamheden had gevoegd, maar de secretaris die niet aan de procespartijen had doorgestuurd toen hij hen in de gelegenheid stelde op het verhogingsverzoek te reageren. Pas na klagen van procespartijen stuurde de secretaris de declaratie aan de bij de enquêteprocedure betrokken partijen en stelde hij hen in de gelegenheid hierop te reageren.9

Ik meen dat de onderzoeker er goed aan doet een uitgebreide verantwoording en specificatie van alle tot het tijdstip van indiening van het verhogingsverzoek in verband met het onderzoek verrichte en naar verwachting nog te verrichten werkzaamheden bij zijn verzoek te voegen. De specificatie moet de onderzoeker mijns inziens uitsplitsen naar de aard van de werkzaamheden, de persoon die het werk heeft verricht, de daarmee gemoeide tijd en het toegepaste uurtarief. De onderzoeker zou deze verantwoording reeds bij zijn verhogingsverzoek moeten voegen, niet enkel nadat een bij de enquêteprocedure betrokken partij of de Ondernemingskamer daarom verzoekt. Ontbreekt die verantwoording, dan zal de Ondernemingskamer de onderzoeker moeten vragen een verantwoording bij te voegen – ook als bij de enquêteprocedure betrokken partijen geen bezwaren hebben tegen toewijzing van het verzoek.10 Voegt de onderzoeker geen verantwoording bij op verzoek van de Ondernemingskamer, dan moet de Ondernemingskamer het verhogingsverzoek mijns inziens afwijzen – ook als procespartijen geen bezwaren hebben tegen toewijzing van het verzoek. Dit omdat de Ondernemingskamer ook ambtshalve tot taak heeft toezicht te houden op de kosten van het onderzoek. Zij moet erop toezien dat de kosten van het onderzoek binnen redelijke grenzen blijven. Verantwoording van de gemaakte en te maken kosten van het onderzoek is daartoe noodzakelijk (par. 2.10).