7.3.3 Het afleggen van verantwoording

Een adequate administratie is noodzakelijk om verantwoording te kunnen afleggen over het bestuur en de uitgevoerde werkzaamheden en overige gedelegeerde werkzaamheden.1

Voor de verantwoordingsplicht geldt dat deze op alle niveaus binnen de door de rechtspersoon gedreven onderneming relevant is. Het afleggen van verantwoording op basis van aan de administratie ontleende informatie werd belangrijker vanaf het moment dat de door rechtspersonen gedreven ondernemingen groter werden en er sprake was van scheiding tussen leiding en eigendom2. De economische ontwikkelingen sinds de invoering van de koopmansboeken maken deze functie in de onderneming belangrijker.3 Met het groter worden van de door de rechtspersoon gedreven onderneming neemt ook de interne delegatie van werkzaamheden toe. Zolang leiding en eigendom in dezelfde persoon verenigd zijn, bestaat aan het afleggen van verantwoording op dit niveau minder behoefte dan wanneer de aandeelhouders daadwerkelijk op afstand staan van het bestuur van de rechtspersoon en het beheer van het vermogen van de rechtspersoon door de aandeelhouders is gedelegeerd aan het bestuur.

Wanneer sprake is van delegatie van werkzaamheden, is het noodzakelijk dat degene aan wie werkzaamheden zijn gedelegeerd verantwoording aflegt aan degene die delegeert en leiding geeft aan de gedelegeerden over de uitgevoerde handelingen als de daarvoor ingezette middelen van de rechtspersoon.4

De natuurlijke tegenhanger van de noodzaak verantwoording af te leggen over de gedelegeerde bevoegdheden en de daarvoor ingezette middelen, is het controleren van de wijze waarop met deze bevoegdheden en middelen is omgegaan. Polak omschreef dit in 1922 al als “verantwoording [gaat] noodzakelijkerwijze gepaard met controle.”5 Wat geldt voor het afleggen van verantwoording, geldt ook voor het controleren van de wijze waarop met de gedelegeerde bevoegdheden en de daarvoor ingezette middelen is omgegaan op elk niveau binnen een rechtspersoon van enige omvang plaats vindt. Op het laagste niveau binnen de door de rechtspersoon gedreven onderneming vindt dit plaats in de vorm van zelfcontrole. Hiermee bedoel ik het controleren van de eigen werkzaamheden door degene die aan hem gedelegeerde werkzaamheden uitvoert. Op het hoogste niveau betreft het de controle door de algemene vergadering van de wijze waarop de aan het bestuur verstrekte bevoegdheden tot het beheren en besturen van de door de rechtspersoon gedreven onderneming heeft plaatsgevonden. Ook voor het uitvoeren van de controle over het gevoerde beheer is een adequate administratie een voorwaarde.6

Met controle en controleren in de vorige alinea doel ik niet alleen op controleren in de zin van toetsen maar ook in de zin van beheersen of besturen.7 Het controleren door degene die delegeert gaat dus verder dan alleen het toetsen van de juistheid van de aan hem verschafte, aan de administratie ontleende, informatie. Met het controleren van de informatie die wordt verschaft om verantwoording af te leggen over de uitgevoerde werkzaamheden en daarbij gebruikte middelen, wordt ook beoogd de uitgevoerde werkzaamheden te beheersen en te besturen.8 Het misverstand in de reikwijdte van het begrip controle en controleren, is het gevolg van de vertaling van het Angelsaksische begrip internal control in interne controle, waarbij controle in het Nederlands als primaire betekenis heeft toezicht houden op terwijl het begrip control als primaire betekenis heeft beheersen of besturen.9 Daarom behoort tot de verantwoordingsfunctie van de administratie niet alleen het verschaffen van informatie over de werkelijke uitvoering maar ook een analyse naar de oorzaken van eventuele verschillen tussen de beoogde en de werkelijke uitvoering.10