II.8.2 Uit de startblokken met Kei (2017 – 2020)

Het programma kwaliteit en innovatie (Kei) voorziet in een digitale procedure met een regisserende rechter. Wat gaat digitaal procederen betekenen voor de procespraktijk? Hoe kan digitaal procederen bijdragen aan betere rechtspraak? Om hierop zicht te krijgen volgt hierna eerst een korte beschrijving van de digitale procedure.1 Digitaal procederen houdt in dat met de rechtspraak kan of moet worden gecommuniceerd via een digitaal platform, te bereiken via het internet en via een directe systeemkoppeling. De rechtspraak wordt 24 uur per dag langs digitale weg bereikbaar, waarmee een enorme verbetering van de toegang tot de rechter kan worden bereikt. We bespreken hieronder enkele facetten van de digitale (bestuursrechtelijke) procedure.

Griffierecht. Als voor het starten van een procedure griffierecht is verschuldigd, zal dat online kunnen worden betaald. De griffierechtmodule is onderdeel van het portaal en bij de start van Kei de enige AI-toepassing in het systeem.

Wisselen van stukken. Het indienen van stukken kan op twee manieren gebeuren. Voor grote organisaties met veel zaken bij de rechtspraak, zoals grote bestuursorganen (belastingdienst, IND), advocaten- en deurwaarderskantoren en rechtsbijstandverzekeraars, wordt voorzien in een systeemkoppeling (het Aansluitpunt rechtspraak), zodat stukken en dossiers eenvoudig kunnen worden verplaatst naar het digitale systeem van de rechtspraak. Een twintigtal advocatenkantoren heeft onder de naam Silex de handen ineengeslagen om met het softwarebedrijf (Topicus) een systeemkoppeling tot stand te brengen. Tegen betaling zullen ook andere advocatenkantoren daar gebruik van kunnen maken. Ook een aantal andere softwareontwikkelaars (o.a. Aneto, BaseNet2) bieden aan advocatenkantoren en in de toekomst ook aan andere procesdeelnemers (o.a. notarissen, verzekeraars) de mogelijkheid gebruik te maken van het Aansluitpunt rechtspraak, zoals de systeemkoppeling heet. De deurwaarders richten gezamenlijk een systeemkoppeling in. Voordeel van een systeemkoppeling via het aansluitpunt is de aansluiting op het eigen computersysteem. Berichten van de rechtspraak, zoals zittingsaankondigingen, kunnen automatisch worden verwerkt, net zoals rappellen. Bij de IND worden binnenkomende beroepschriften zonder menselijke tussenkomst gekoppeld aan het eigen dossier en doorgeleid naar de behandelend procesvertegenwoordiger. Dicta van uitspraken worden automatisch doorgeleid naar de Koninklijke Marechaussee en de Dienst Terugkeer en Vertrek, waarmee bijvoorbeeld kan worden voorkomen dat een vreemdeling wordt uitgezet, omdat niet tijdig werd kennisgenomen van het oordeel van de vreemdelingenrechter.

Omdat bestuursorganen de op de zaak betrekking hebbende stukken beschikbaar hebben vanwege de verplichte voorprocedure en veel bestuursorganen al met een digitaal dossier werken, behoeven tussen het moment waarop de mededeling wordt gedaan dat tegen een besluit beroep is ingesteld en het moment van inzenden van de stukken slechts enkele uren te liggen of hooguit enkele dagen. Dit levert ten opzichte van de huidige praktijk veel tijdwinst op, zo is al gebleken bij het vrijwillig digitaal procederen in asiel- en bewaringszaken. Die tijdwinst zal ook geboekt worden bij de overdracht van het digitale dossier van rechtbank naar hogerberoepscollege.

Voor burgers, bedrijven en anderen die niet beschikken over een systeemkoppeling bestaat de mogelijkheid om in te loggen in het portaal3 met een identificatiemiddel om daarna documenten in te dienen. Voor burgers is het identificatiemiddel DiGiD, voor advocaten de advocatenpas, voor bedrijven eHerkenning, dat wordt verstrekt door de Kamer van Koophandel. Naar verwachting zal DiGiD binnen enkele jaren worden vervangen4 en zullen andere methoden van identificatie worden toegevoegd.

Naast de advocaat moet diens cliënt, de belanghebbende, toegang hebben tot het portaal en het digitale dossier en kunnen inloggen met zijn DiGiD. Het gaat immers om de procedure van de rechtzoekende. In het civiele recht ligt dat bij zaken met verplichte procesvertegenwoordiging anders. Maar ook in civiele zaken zonder verplichte procesvertegenwoordiging hechten sommige advocaten er aan als ‘filter’ en ‘doorgeefluik’ te kunnen fungeren naar hun cliënt. In het bestuursprocesrecht geldt als uitgangspunt dat de rechtzoekende zelf naast zijn rechtshulpverlener toegang heeft tot het digitale dossier. Omdat vreemdelingen in asielzaken geen DiGiD hebben, is die functie voor het bestuursrecht nog niet gerealiseerd. Dat wordt anders zodra de reguliere vreemdelingenzaken en de overige bestuursrechtelijke zaken worden toegevoegd.

Via het portaal kunnen documenten worden ingediend, bijvoorbeeld een beroepschrift, verweerschrift of zienswijze, al dan niet met bijlagen. Bij het instellen van beroep wordt de indiener door een aantal (verplichte) velden geleid, die de rechtspraak de benodigde informatie verschaffen (persoons-, besluit- en zaaksgegevens). Sommige velden kennen meerkeuze-opties (pulldownmenu’s) of zijn voorzien van een klikbare button met uitleg. Voordat het beroepschrift definitief wordt ingediend, kan de indiener de op het formulier ingevulde gegevens controleren en daarin eventueel wijzigingen aanbrengen. Voor het bestuursrecht is de keuze gemaakt om geen ontvangstbevestigingen te zenden van een door een partij zelf ingediend stuk. Wel kunnen partijen van elk dossierstuk op elk moment een “ontvangstbevestiging” aanmaken, waarop staat aangegeven dat en op welke tijdstip het stuk is ontvangen. Van de indiening van een dossierstuk door een ander (tegenpartij, derde partij, deskundige etc.) of een bericht van het gerecht ontvangt men een notificatie.5

Dit alles zal veel discussies over (on)tijdige indiening van stukken voorkomen; een verbetering ten opzichte van de huidige praktijk. Ook een nader processtuk, zoals bijvoorbeeld een aanvullend beroepschrift, wordt langs digitale weg ingediend.

8:29/8:32 Awb. De (gedeeltelijke) geheimhouding van stukken, zoals neergelegd in de artikelen 8:29 en 8:32 Awb, kent voor het digitaal procederen een speciale regeling. Stukken ten aanzien waarvan een beroep op artikel 8:29 Awb wordt gedaan, moeten op papier worden ingediend om ‘ongelukken’ te voorkomen; het verzoek om geheimhouding van die stukken wordt wel digitaal gedaan.6 Indien een partij in het portaal aangeeft dat op een stuk artikel 8:32 Awb moet worden toegepast, beslist de bestuursrechter of het betreffende stuk aan de andere partijen kan worden getoond. Zodra stukken in het digitale dossier worden geplaatst ontvangen de andere partijen hiervan een notificatie. Stukken zijn dus snel voor andere partijen beschikbaar; wederom tijdwinst.

Veel en omvangrijk. De mogelijkheid om stukken in digitale vorm te kunnen uploaden maakt het mogelijk stukken van grote omvang aan het dossier toe te voegen. Dit is het gevolg van het niet willen limiteren van het aantal en de omvang van documenten. Om de proces-economie en goede procesorde te kunnen bewaken heeft de wetgever er voor gekozen de rechter de mogelijkheid te bieden documenten (‘gegevens en bescheiden’) buiten beschouwing te laten, indien de partij die ze heeft ingediend na een verzoek daartoe van de rechter nalaat aan te geven welke passage(s) uit dat document relevant zijn en ter staving van welke feiten of onderbouwing van welke argumenten ze zijn ingediend (artikel 8:32a Awb). Verwacht mag worden dat professionele partijen het niet laten aankomen op een 8:32a-verzoek van de rechter en spontaan aangeven waarom een bepaald document als bijlage is ingediend en welke pagina’s of passages van dat document relevant zijn. Met het oog daarop is in het portaal voorzien in een ‘8:32a-veld’.

Communicatie. Er is maar één digitaal beroepsdossier. De rechter, de juridisch medewerkers van de rechtspraak, partijen en anderen, zoals deskundigen, maken gebruik van dat ene dossier. Er is dus geen discussie meer of een stuk wel of niet onderdeel uitmaakt van het dossier van de rechter. Als een stuk wel is ingediend, maar door de rechter niet is geaccepteerd, bijvoorbeeld wegens strijd met de goede procesorde, dan is dat zichtbaar. Het webportaal is bedoeld als communicatieplatform, niet als werkomgeving voor partijen. Het is niet mogelijk om in het portaal zelf aantekeningen op stukken te maken. Partijen kunnen wel alle gedingstukken of een gekozen selectie daarvan uit het digitale dossier exporteren (‘downloaden’) en een kopie-dossier bewaren op de eigen computer.

Rechter en partijen c.q. hun procesgemachtigden kunnen ook digitaal met elkaar communiceren, bijvoorbeeld over de vraag wanneer de zitting kan worden verwacht (advocaat aan rechter) met een vraag over de ontvankelijkheid van het beroep of met het verzoek een ontbrekend stuk aan het dossier toe te voegen (rechter aan advocaat). Ook de ‘agenda’ voor de zitting kan langs deze weg worden gedeeld. De in het portaal ingebouwde communicatiemogelijkheden kan de rechter inzetten om regie te voeren.

Net als het proces-verbaal wordt de uitspraak bekendgemaakt door plaatsing in het dossier; ook daarvan ontvangen partijen een bericht.

Dashboard. Zowel voor professionele gebruikers van de rechtspraak, die meerdere procedures hebben lopen, als voor rechters die op meerdere zaken zijn ingedeeld, zal het systeem behulpzaam zijn om overzicht te krijgen over het onderhanden zaakpakket (de ‘dashboard’-functie). Voor de professionele gebruiker van buiten de rechtspraak is dat een extra service. Een rechtshulpverlener krijgt in het systeem al zijn zaken te zien en kan deze filteren op rechtbank, soort zaak etc.

De gebruiker binnen de rechtspraak kan deze functies inzetten voor zaakmanagement, zaaktoedeling, clustering, planning, roostering, kortom om de efficiency van de rechtspleging te verhogen. Om een voorbeeld te geven: door gebruik te maken van filters in pulldownmenu’s kan een selectie van zaken in beeld worden gebracht, bijvoorbeeld: al mijn zaken (rechter X, advocaat Y), alle zaken over een bepaalde wet (in unit Z), al mijn asielzaken (rechter X), of alle zaken met als hoortaal Mandarijn (handig om een zitting samen te stellen met zaken waarvoor een tolk Mandarijn is vereist). Maar selectie en filtering kan ook plaatsvinden op partijnaam, op besluit, op trefwoord, op zaakzwaarte of op ingeschatte zittingsduur.

Zaakverloopregister. Het digitale portaal voorziet in een zaakverloopregister. Dat is een openbaar register, dat voor eenieder toegankelijk is, dus niet alleen voor partijen. Het register geeft op zaaknummer per procedure ‘real time’ de stand van zaken in die procedure weer, bijvoorbeeld: vooronderzoek gesloten, uitnodiging zitting, op zitting geweest, beroep ter zitting ingetrokken, mondelinge uitspraak ter zitting etc. Dit register draagt bij aan de transparantie en geeft de mogelijkheid te checken in welke fase een procedure zich bevindt. In deze vorm biedt het register vooral extra informatie aan anderen dan partijen; partijen zelf weten immers in welk stadium hun procedure zich bevindt. In het register zal ook worden vermeld of in de procedure uitspraak is gedaan. Het voornemen is het register zo in te richten dat via een link de uitspraak kan worden geraadpleegd op rechtspraak.nl7. Indien de uitspraak niet op rechtspraak.nl is gepubliceerd8, kan de uitspraak via een webformulier worden opgevraagd.

Verbeteringen. Het werken met een digitaal dossier en het digitaal stukken en berichten uitwisselen leidt tot een aantal verbeteringen, waarvan er enkele hiervoor zijn genoemd. Nog niet genoemd zijn:

Tot zover de beschrijving van het digitaal procederen bij de start van Kei. Het gaat om een digitaal communicatieplatform met een aantal wezenlijke functies. Kei biedt een aantal nieuwe mogelijkheden die ingezet kunnen worden voor betere rechtspraak. Digitaal procederen leidt echter niet vanzelf tot betere rechtspleging. Daarvoor is uiteraard nodig dat de techniek goed werkt, maar ook dat de gebruikers de nieuwe mogelijkheden verkennen en gebruiken. De prestaties van het systeem zullen worden gemonitord, de gebruikservaringen zullen worden geëvalueerd. Dit om verantwoorde keuzen te kunnen maken bij de uitbouw van het systeem en het toevoegen van gebruiksfuncties in de volgende fase.