5.6.7 Samenvatting en conclusies

Van belang is dat raad van toezicht tijdig de voor de uitoefening van diens taak noodzakelijke gegevens verkrijgt. Het bestuur is primair verantwoordelijk voor de informatievoorziening van de raad van toezicht. In het Wetsvoorstel btrp is terecht voorgesteld om voor alle rechtspersonen, dus ook voor stichtingen, een algemene informatieplicht van het bestuur jegens de raad van toezicht vast te leggen.

Wat moet worden verstaan onder tijdige informatievoorziening hangt af van de inhoud, hoeveelheid en de complexiteit van de informatie. Over sommige kwesties, zoals misstanden of onregelmatigheden binnen de stichting, dient de raad van toezicht onverwijld geïnformeerd te worden. Wat noodzakelijke gegevens zijn is evenmin vastomlijnd, maar daaronder vallen in ieder geval gegevens die van belang zijn voor de onderwerpen waarop toezicht wordt gehouden.

Naast een algemene informatieplicht voor het bestuur, is in het Wetsvoorstel btrp een specifieke jaarlijkse informatieplicht voorgesteld: het bestuur dient de raad van toezicht jaarlijks te informeren over de hoofdlijnen van het strategisch beleid, de algemene en financiële risico’s en het beheers- en controlesysteem. Niet alle stichtingen hebben een risicobeheersingssysteem, maar het gaat er volgens de wetgever om dat het gebruik van dergelijke systemen, of het ontbreken van dat gebruik, de aandacht heeft van het bestuur en de raad van toezicht.

De raad van toezicht dient er voor te zorgen dat hij van het bestuur regelmatig en tijdig hanteerbare informatie ontvangt die redelijkerwijze betrouwbaar is te achten. Ook de consistentie van informatie is van belang. Ondanks de informatieplicht van het bestuur wordt van de raad van toezicht blijkens jurisprudentie en MvT btrp verwacht dat hij ook zelf proactief is en informatie ophaalt. Onder omstandigheden dient het toezicht geïntensiveerd te worden en zal de raad van toezicht kritische vragen moeten stellen, adequate (vervolg)informatie moeten verlangen en zo nodig zelf (nadere) noodzakelijke informatie moeten vergaren.

Teneinde een juist beeld te kunnen vormen van de toestand van de stichting en van het gevoerde beleid, kan de raad van toezicht op kosten van de stichting (voor zover deze kosten redelijk zijn) een derde onderzoek laten doen naar een bepaalde activiteit. Voor de raad van toezicht kan het van belang zijn om ook informatie buiten het bestuur op te halen, bijvoorbeeld bij de externe accountant of bij de ondernemingsraad. Het is echter raadzaam als de raad van toezicht hierover vooraf afspraken maakt met het bestuur.

Van belang is dat een lid van de raad van toezicht informatie, die voor de overige leden van de raad van toezicht relevant is of kan zijn, onverwijld deelt met de andere leden. Afspraken over het delen van informatie onderling, over informatievoorziening door het bestuur en eventueel informatievoorziening door anderen binnen de organisatie van de stichting kunnen worden vastgelegd in een reglement of een speciaal informatieprotocol. In het informatieprotocol kunnen worden geregeld: de wijze van beschikbaarstelling van informatie, de frequentie van bepaalde informatie, de frequentie en de wijze van het contact met de accountant en met de ondernemingsraad.