9.4.2 Functie van het stichtingsbestuur gedurende vredestijd

In situaties van vredestijd zal de stichting geen aandeelhouder zijn van de vennootschap. Het stichtingsbestuur zal zich rekenschap moeten geven van het reilen en zeilen van de (onderneming van de) vennootschap en zich goed op de hoogte moeten stellen van de situatie bij de vennootschap. Het “observeert” als het ware de ontwikkelingen binnen en rondom de onderneming en onderhoudt daartoe op reguliere basis contact met (de voorzitter van) het bestuur van de vennootschap. De onafhankelijkheid van de stichting komt door dat contact niet in het geding.1

Het stichtingsbestuur staat op grotere afstand van het vennootschapsbestuur dan de raad van commissarissen. In de praktijk vindt niet vaker dan één- of tweemaal per jaar een bespreking plaats tussen de stichting en de vennootschap, waarbij veelal de (voorzitter van de) raad van commissarissen aanwezig is. Tijdens die vergaderingen kan de gang van zaken bij de vennootschap besproken worden en kan (de voorzitter van) het bestuur verslag uitbrengen over de voorliggende periode. Zaken als de strategie, de vermogenspositie en de pay-out ratio van de vennootschap kunnen aan bod komen. Voorts kunnen eventuele ontwikkelingen in het aandeelhoudersbestand, zoals de uitbreiding of vermindering van belangen, aandeelhoudersactivisme, aan de orde gesteld worden. Die contacten met het bestuur en de raad van commissarissen zijn van belang, omdat het stichtingsbestuur zich op die manier op de hoogte kan stellen van de ontwikkelingen binnen de onderneming van de vennootschap.2 Dat verkleint de kans dat het stichtingsbestuur voor verrassingen komt te staan. Ten slotte verdient het aanbeveling dat één of meer van de stichtingsbestuurders tijdens de algemene vergadering van de vennootschap aanwezig zijn, zodat het bestuur enigszins gevoel kan krijgen bij de sfeer in de algemene vergadering. Mijn waarneming is dat zulks in de praktijk niet ongebruikelijk is.

Binnen de taakomschrijving van het stichtingsbestuur past mijns inziens niet dat het stichtingsbestuur ingrijpt in een situatie waarin het bestuur van de vennootschap eigenhandig het vennootschappelijk belang veronachtzaamt. In die situatie is primair een rol weggelegd voor de raad van commissarissen om in te grijpen wanneer hij dat nodig acht. De algemene vergadering kan daarbij haar opvattingen ter zake tot uitdrukking brengen door uitoefening van de haar in de wet en statuten toegekende rechten. De stichtingsbestuurders zijn geen supercommissarissen. Dat betekent niet dat is uitgesloten dat het stichtingsbestuur zijn opvattingen kenbaar maakt aan de raad van commissarissen en zo nodig de raad van commissarissen overtuigt van de noodzaak tot ingrijpen. Uitoefening van de optie zal niet aan de orde zijn, nu er geen noodzaak bestaat om de besluitvorming in de algemene vergadering te beïnvloeden. De taakuitoefening van het stichtingsbestuur wordt vooral prominent in situaties van oorlogstijd. De continuïteit van de (onderneming van de) vennootschap komt dan door het handelen van een aandeelhouder in het geding en de belangen van de vennootschap, haar onderneming(en) en de daarbij betrokkenen worden geschaad. Zo’n situatie kan aanleiding zijn voor het stichtingsbestuur om door het uitoefenen van de aan de stichting verleende optie in te grijpen in de situatie.

Los van de besluitvorming moet het bestuur ervoor zorgen dat de optie kan worden uitgeoefend zodra dat nodig mocht zijn. Dat betekent dat alle juridische formaliteiten rondom de optie, waaronder de financiering van de stichting en van de beschermingsprefs, op orde moeten zijn. Het beschermingsinstrument heeft een afschrikfunctie en kan die functie alleen goed vervullen indien het instrument perfect is opgezet.