2.4.6.2 Moties van orde

In bpb 4.1.2 NCGC staat dat de voorzitter van de algemene vergadering verantwoordelijk is voor een goede vergaderorde. Met Bier meen ik dat deze regel voor alle vennootschappen geldt.1 Het gaat om de vergaderorde in letterlijke zin. Om die te kunnen waarborgen heeft de voorzitter een aantal bevoegdheden. Zo kan hij bijvoorbeeld het woord ontnemen aan vergadergerechtigden die misbruik maken van het spreekrecht en kan hij vergadergerechtigden die de vergadering blijvend verstoren, verwijderen. Het waarborgen van de vergaderorde in letterlijke zin omvat ook het beoordelen van moties. Moties, zowel de inhoudelijke als die van orde, worden daarom ingediend bij de voorzitter.

Van de vergaderorde in letterlijke zin moet worden onderscheiden de vergaderorde in de betekenis van: de wijze van beraadslagen, de (volgorde van) behandeling van de onderwerpen etcetera.2 Ten aanzien van deze ruimere vergaderorde deelt de voorzitter veelal bevoegdheden met de algemene vergadering. Zo schreef ik al dat ter vergadering de algemene vergadering bevoegd is een agendapunt in te trekken (par. 2.4.3) en de volgorde van de te behandelen onderwerpen te wijzigen (par. 2.4.5.2), maar dat de voorzitter bepaalt of een daartoe strekkend voorstel in stemming wordt gebracht. Het voorstel tot intrekking van een agendapunt en het voorstel tot wijziging van de volgorde van de te behandelen onderwerpen, zijn voorbeelden van moties van orde. Andere voorbeelden zijn de motie tot uitstel van behandeling van een agendapunt tot een volgende vergadering en de motie tot voortijdige sluiting van de vergadering.3

Een motie van orde kan worden ingediend door ter vergadering aanwezige of vertegenwoordigde vergadergerechtigden, het bestuur, de rvc en individuele bestuurders en commissarissen. De voorzitter van de algemene vergadering kan ook een motie van orde formuleren. Deze wordt dan niet ingediend, maar rechtstreeks in stemming gebracht. Degene die een motie van orde indient, formuleert een voorstel tot het brengen van wijziging in de orde van de vergadering en verzoekt de voorzitter om dit voorstel in stemming te brengen. De indiening van een motie van orde dient te geschieden op een daarvoor geschikt moment, bijvoorbeeld bij de opening van de vergadering.4 Een motie van orde heeft altijd voorrang op een inhoudelijk punt.5 Dit houdt verband met de volgorde waarin de rechter een ter vernietiging voorgelegd besluit toetst: eerst worden de formele aspecten op hun juistheid beoordeeld en dan pas wordt naar de inhoud van het besluit gekeken.6

De voorzitter dient aan de hand van eventuele wettelijke en statutaire bepalingen en met inachtneming van art. 2:8 BW te bepalen wat de rol van de algemene vergadering ten aanzien van de ingediende motie van orde is.7 Ter illustratie neem ik de motie tot intrekking van een agendapunt. In (par. 2.4.3) schreef ik dat het intrekken van een agendapunt een bevoegdheid is die, behoudens een andersluidende statutaire bepaling, exclusief toekomt aan de algemene vergadering. Dit brengt met zich dat de voorzitter deze motie in beginsel in stemming dient te brengen.8 Bij een beursvennootschap zal art. 2:8 lid 2 BW zich daar echter al snel tegen verzetten. Niet zelden is bij een beursvennootschap maar een klein gedeelte van het geplaatste kapitaal fysiek vertegenwoordigd. Wordt in dat geval een motie tot intrekking van een agendapunt in stemming gebracht, dan zou een niet representatief gedeelte van het geplaatste kapitaal kunnen besluiten over de intrekking van een agendapunt. Tenzij de statuten anders bepalen, kan dit besluit immers worden genomen met een volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen (art. 2:120 lid 1/230 lid 1 BW), en de gevolmachtigden kunnen (normaliter) ten aanzien van de motie geen stem uitbrengen. Dat een niet representatief gedeelte van het geplaatste kapitaal zou kunnen stemmen over de intrekking van een agendapunt is naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar. Iets vergelijkbaars geldt voor de motie tot wijziging van de volgorde van de agendapunten als bij de vennootschap (voorafgaand aan de vergadering) elektronisch wordt gestemd. Het wijzigen van de volgorde kan in dat geval mogelijk tot technische problemen leiden. Als dit zo is, verzet art. 2:8 lid 2 BW zich ertegen dat de voorzitter de genoemde motie in stemming brengt.

Een voorbeeld van een motie ten aanzien waarvan de algemene vergadering mijns inziens überhaupt geen rol heeft, is de motie tot het sluiten van een discussie.9 Het doseren van de spreektijd valt onder de, hiervoor genoemde, vergaderorde in letterlijke zin. Dit brengt met zich dat de voorzitter en niet de algemene vergadering bevoegd is om een discussie te sluiten.10 Als een daartoe bevoegde een motie tot het sluiten van een discussie indient, besluit de voorzitter hier dus zelf over.

Een door de algemene vergadering aangenomen motie van orde is naar mijn mening steeds een besluit.11 De voorzitter brengt immers enkel die voorstellen van orde in stemming ten aanzien waarvan de algemene vergadering besluitvormingsbevoegdheid heeft. Over voorstellen van orde ten aanzien waarvan de algemene vergadering geen besluitvormingsbevoegdheid heeft, besluit de voorzitter zelf. Als de algemene vergadering de motie aanneemt, is er rechtsgevolg. Een onderwerp wordt bijvoorbeeld van de agenda gehaald waardoor er niet meer over gestemd of gediscussieerd kan worden.12

Een aangenomen motie van orde is een niet aangekondigd besluit en om die reden vernietigbaar op grond van art. 2:15 lid 1 onder a jo art. 2:114/224 lid 2 BW. Of sprake is van een redelijk belang als bedoeld in art. 2:15 lid 3 sub a BW zal van geval tot geval moeten worden beoordeeld.