7.7 Conclusie

De verplichting een administratie te voeren is een elementaire of fundamentele bestuursverplichting, waarvan schending in de drie jaren voorafgaand aan het faillissement van een besloten vennootschap of een naamloze vennootschap leidt tot de conclusie dat sprake is geweest van kennelijk onbehoorlijk bestuur, waarvan wordt vermoed dat dit een belangrijke oorzaak is geweest van het faillissement. De wetgever is van mening dat bij de afwezigheid van een adequate administratie geen sprake kan zijn geweest van bonafide bestuurderschap.

De achtergrond van het belang van de aanwezigheid van administratie ligt enerzijds in de doelen die een administratie dient binnen de door de rechtspersoon gedreven onderneming en anderzijds in de redenen waarom de administratie moet worden gevoerd. De administratie is nodig om de door de rechtspersoon gedreven onderneming te kunnen besturen en beheersen, om uitvoering te kunnen geven aan de plannen en om rekening en verantwoording te kunnen afleggen over en controle te kunnen uitoefenen op de gedelegeerde werkzaamheden en ingezette middelen. Een adequate administratie functioneert feitelijk als collectief geheugen van de rechtspersoon. Bij de afwezigheid hiervan is het eenvoudig mogelijk dat rechten van derden, waaronder schuldeisers, tekort worden gedaan. De koppeling tussen het belang van een adequate administratie en het faillissement, waarin crediteuren bijna per definitie tekort wordt gedaan, bestaat al vanaf de Romeinse tijd.

Een adequate administratie moet voldoen aan de eisen van duidelijkheid, betrouwbaarheid en controleerbaarheid en bestaat niet alleen uit de financiële gegevens (van oudsher aangeduid met boekhouding) maar ook uit niet-financiële gegeven die betrekking hebben op de vermogensbestanddelen en alles betreffende de werkzaamheden van de rechtspersoon.