2.4 Informele vereniging

Een informele vereniging kan een formele vereniging worden door de statuten bij notariële akte te doen vastleggen. De notaris verlijdt daartoe een akte van oprichting1 en niet een akte van rechtsvormwijziging. Deze notariële akte legt de statuten van de formele vereniging vast.

De vraag rijst of een informele vereniging van rechtsvorm gewijzigd kan worden. De wet geeft hieromtrent geen volstrekte duidelijkheid. Artikel 2:18 lid 7 BW spreekt over de mogelijkheid van rechtsvormwijziging van een vrijwillig in het handelsregister ingeschreven vereniging.2 Hiermee wordt de informele vereniging bedoeld.

Rechtsvormwijziging van een informele vereniging zal zich in de praktijk niet snel voordoen. Mocht het zich voordoen, dan zal het voor betrokkenen, onder wie de notaris en eventueel de rechter, zeer lastig en misschien wel onmogelijk zijn om te controleren of alle besluitvormingsvereisten zijn nageleefd.3 Bij een informele vereniging die haar statuten op schrift heeft vastgelegd, zal de notaris moeten afgaan op de verklaring van de comparant bij de notariële akte dat dit de huidige statuten zijn. Zekerheid heeft de betrokken notaris niet. Indien het een informele vereniging betreft, dient de notaris af te gaan op de mondelinge mededelingen over de na te leven voorschriften. Bij een informele vereniging kan onduidelijk zijn hoeveel en wie de leden zijn. De mogelijkheid van rechtsvormwijziging hangt niet af van de controlemogelijkheid van de notaris.4 De wet lijkt de mogelijkheid tot rechtsvormwijziging van een informele vereniging te bieden maar de controlemogelijkheid door de notaris is gering.

Timmerman5 stelt dat een notaris niet de akte van rechtsvormwijziging6 dient te verlijden als niet vastgesteld kan worden dat een geldig besluit tot rechtsvorm-wijziging is genomen. Dat is lastig vast te stellen bij een informele vereniging. Een zorgvuldig handelend notaris kan te goeder trouw menen dat besluitvorming juist is geschied, terwijl niet vast hoeft te staan dat hij is afgegaan op de juiste statuten. Bij een formele vereniging is dit uiteraard anders.

Een formele vereniging heeft door een notaris vastgelegde statuten die zijn gedeponeerd bij het handelsregister. De notaris mag erop vertrouwen dat dit de huidige situatie weergeeft. Indien een formele vereniging de statuten wijzigt, maar deze (nog) niet inschrijft in het handelsregister, kan tegenover derden geen beroep worden gedaan op deze nieuwste statuten. Derden, en dus ook de notaris, mogen afgaan op de registratie bij het handelsregister.7 Op basis hiervan kan de notaris adviseren over het besluitvormingstraject.

Voor een zorgvuldige controle van de notaris is vereist dat statuten op schrift zijn gesteld en dat de juiste versie is gegarandeerd. Bij een informele vereniging is dat niet het geval. Vanwege de controleerbaarheid dienen de statuten schriftelijk vast te liggen. Dan is ook duidelijk hoe een besluit tot rechtsvormwijziging genomen moet worden. Door het verlijden van een notariële akte staat de tekst van de statuten vast en door inschrijving van de statuten in het handelsregister zijn deze voor een ieder kenbaar. Alleen bij een formele vereniging kan de notaris vaststellen of een besluit rechtsgeldig is genomen.

Sommige rechtspersonen zijn van de wettelijke regeling voor rechtsvormwijziging uitgesloten. Artikel 2:18 BW is niet van toepassing op een vereniging van appartementseigenaars omdat rechtsvormwijziging in andere rechtsvormen onverenigbaar is vanwege het bijzondere karakter, de aard, van deze vereniging.8 Een vereniging zonder volledige rechtsbevoegdheid kan op grond van de wettelijke regeling niet betrokken worden bij een juridische fusie of juridische splitsing.9 Dat zou bijzondere bepalingen vereisen in de wettelijke regeling en daarnaast zal daar in de praktijk geen behoefte aan bestaan. Samenwerking door informele verenigingen vereist geen bijzondere (rechts)handelingen. Dezelfde argumenten gelden als het gaat om rechtsvormwijziging van een informele vereniging. Mede vanwege genoemde gebrekkige controlemogelijkheid bij informele verenigingen pleit ik voor een regeling van rechtsvormwijziging die toepassing op informele verenigingen expliciet uitsluit. Alleen dan kan de notaris een zorgvuldige controle uitoefenen die tot zekerheid in het rechtsverkeer leidt. Artikel 2:18 leden 1 en 7 BW zou daartoe gewijzigd kunnen worden als volgt: