3.2.2.3 Wetswijziging 1994

Met ingang van 1 januari 1994, twee jaar na de vernummering van artikel 2:14 BW in artikel 2:10 BW, werd artikel 2:10 leden 2 en 3 BW inhoudelijk gewijzigd en is een nieuw lid 4 toegevoegd.1

De leden 2 en 3 van artikel 2:10 BW kwamen als volgt te luiden:2

De wijziging in lid 2 is subtiel maar gezien de terminologie niet onbelangrijk. Niet langer is er de verplichting om de balans en staat van baten en lasten op te maken, hetgeen een besluit impliceert, maar is er de verplichting de balans en staat van baten en lasten te maken en op papier te stellen. In de parlementaire geschiedenis, betrekking hebbend op onder meer deze wijziging van artikel 2:10 BW, is geen enkel woord gewijd aan de reden voor deze aanpassing.3 De reden waarom de wetgever is afgestapt van de verplichting jaarlijks een balans en een staat van baten en lasten “op te maken” en deze heeft gewijzigd in een verplichting jaarlijks een balans en een staat van baten en lasten “te maken en op papier te stellen” wordt daardoor niet duidelijk.

Een mogelijke verklaring voor het toevoegen van de worden “op papier te stellen” zou kunnen zijn dat met ingang van 1 januari 1994 ook de mogelijkheid van het bewaren van de administratie op elektronische gegevensdragers werd ingevoerd.4 De balans en staat van baten en lasten werden expliciet uitgezonderd van de mogelijkheid om de administratie elektronisch te bewaren. Deze stukken moeten fysiek – dat wil zeggen op papier – worden bewaard. Met de toevoeging van de woorden “op papier te stellen” in lid 2 wordt dit ondubbelzinnig duidelijk. Noodzakelijk is dit niet omdat in artikel 2:10 lid 4 BW de “op papier gestelde” balans en staat van baten en lasten worden uitgezonderd van de mogelijkheid van elektronische bewaren.

In de Memorie van Toelichting wordt vermeld dat de betekenis van artikel 2:10 lid 2 BW “vooral” gelegen is in de tijdsbepaling.5 Daaruit kan worden afgeleid dat de verplichting een balans en een staat van baten en lasten maken, behoort tot de verplichting van artikel 2:10 lid 1 BW. Dit is in lijn met het door de minister verwoorde standpunt bij de wetswijziging in 1922.6

De wijziging van lid 3, op grond waarvan de bewaarplicht zich niet meer uitsluitend uitstrekt tot bescheiden maar ook tot de boeken en andere gegevensdragers, is het gevolg van de modernisering van de gehanteerde terminologie. Deze modernisering was al ingezet in het wetsvoorstel tot wijziging van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en had ook al geleid tot aanpassing van artikel 2:10 lid 1 BW.7 Zo werd de term bescheiden aangevuld met boeken en andere gegevensdragers.8 Met de toevoeging van gegevensdragers werd naast de modernisering van het taalgebruik en in combinatie met het nieuwe lid 4 ook tot uitdrukking gebracht dat de tot de administratie behorende gegevens ook op technologisch modernere wijzen mochten worden bewaard, maar dat de gegevensdragers dan ook onder de bewaarplicht vielen. Inhoudelijk werd met de toevoeging van boeken en andere bescheiden geen verzwaring van de bewaarplicht beoogd. In tegendeel, de verwachting van de wetgever was dat het wetsvoorstel voor het bedrijfsleven zou leiden tot besparingen en een efficiëntere administratie.9

In de parlementaire geschiedenis werd – in het kader van de wijziging in artikel 2:10 lid 1 BW – opgemerkt dat de term boeken, bescheiden en andere gegevensdragers ruim moeten worden opgevat, zoals dat ook al aan de orde was geweest bij de wijziging van de fiscaalrechtelijke administratieplicht.10 De boeken, bescheiden en andere gegevensdragers omvatten de drie categorieën die ook al in artikel 6 WvK werden vermeld als door de koopman te bewaren stukken, namelijk de boeken en bescheiden waarin aantekening is gehouden, de balansen en de brieven etc. De minister van Justitie merkte op, dat het er in de tekst van artikel 2:10 BW op lijkt alsof slechts twee categorieën zijn overgenomen maar dat aannemelijk is dat onder de bescheiden samenhangend met het houden van aantekeningen, ook de achterliggende brieven etc. zijn begrepen.11