5.2.4.1 De wettelijke indieningstermijn

De wet bepaalt in art. 2:224a BW ten aanzien van de BV waarvan geen (certificaten van) aandelen aan een gereglementeerde markt zijn genoteerd dat de vennootschap het agenderingsverzoek niet later dan op de dertigste dag voor die van de vergadering moet hebben ontvangen. Voor NV’s alsmede de BV met een notering aan een gereglementeerde markt is de uiterlijke indieningsdatum de zestigste dag voor die van de vergadering (art. 2:114a BW (jo art. 2:187 BW)). Daarmee voldoet art. 2:114a BW aan art. 6 Aandeelhoudersrichtlijn. Het laatstgenoemde artikel schrijft in lid 3 voor dat de lidstaten, onder verwijzing naar een bepaald aantal dagen voorafgaand aan de algemene vergadering of de oproeping, één specifieke termijn vaststellen tot waarop aandeelhouders van vennootschappen met een notering aan een gereglementeerde markt het agenderingsrecht kunnen uitoefenen.

De wettelijke indieningstermijn is opgenomen om het bestuur en de rvc in staat te stellen zich een standpunt over het aangedragen onderwerp te vormen. De vennootschap mag een te laat ingediend agenderingsverzoek (in beginsel) dan ook weigeren. Als het bestuur en de rvc menen genoeg voorbereidingstijd te hebben, kan de vennootschapsleiding er uiteraard voor kiezen om een onderwerp dat te laat is aangedragen toch in de agenda op te nemen. Een genomen besluit is daardoor niet vernietigbaar, mits de opname in de agenda geschiedt voor het verstrijken van de minimale oproepingstermijn.3 Bij de BV zonder notering aan een gereglementeerde markt is de minimale oproepingstermijn acht dagen (art. 2:225 BW). Voor de NV zonder notering aan een gereglementeerde markt is dat vijftien dagen (art. 2:115 lid 1 BW). Zijn van de NV of de BV (certificaten van) aandelen aan een gereglementeerde markt genoteerd, dan bedraagt de minimale oproepingstermijn tweeënveertig dagen (art. 2:115 lid 2 jo art. 2:187 BW).

Zowel art. 2:114a BW als art. 2:224a BW staat het toe de wettelijk vastgestelde indieningstermijn in de statuten te verkorten. Een verlenging van de termijn is niet toegestaan. In de praktijk wordt bij beursvennootschappen soms een kortere termijn gehanteerd.4 Als reden voor verkorting van de termijn wordt in de literatuur genoemd dat de termijn van zestig dagen erg lang is en het probleem met zich brengt dat andere vergaderingen dan de jaarlijkse algemene vergadering meestal niet op een dergelijke lange termijn zullen worden aangekondigd of bijeengeroepen.5 Verderop in deze paragraaf spreek ik over hoe de indieningstermijn zich verhoudt tot buitengewone algemene vergaderingen.

In de parlementaire geschiedenis van art. 2:114a BW staat dat de keuze voor de lange termijn van zestig dagen verband houdt met de registratiedatum van art. 2:119 BW. De wetgever wil dat er, ten behoeve van de verwerving van stemvolmachten, voldoende tijd ligt tussen het moment van verschijning van de agenda en de registratiedatum.6 Een registratiedatum is echter enkel verplicht bij NV’s en BV’s met notering aan een gereglementeerde markt (art. 2:119 lid 1 BW (jo art. 2:187 BW). Hoewel de lange wettelijke indieningstermijn bij NV’s zonder registratiedatum dus geen specifiek doel dient, geldt zij ook voor deze vennootschappen.7 Met Schwarz meen ik dat het voor de hand ligt dat bij NV’s die geen registratiedatum hanteren de indieningstermijn in de statuten wordt verkort tot bijvoorbeeld dertig dagen.8 Het bestuur heeft dan alsnog minimaal vijftien dagen de tijd om het agenderingsverzoek te beoordelen. Of een verzoek tot agendering van een statutaire verkorting van de indieningstermijn gehonoreerd dient te worden, valt in zijn algemeenheid niet te zeggen.9

Nederland heeft geen gebruik gemaakt van de mogelijkheid die in art. 6 lid 1 Aandeelhoudersrichtlijn wordt geboden om het wettelijke agenderingsrecht bij de vennootschap met notering aan een gereglementeerde markt te beperken tot de jaarlijkse algemene vergadering. In Nederland geldt daarom het in art. 2:114a BW neergelegde agenderingsrecht eveneens voor buitengewone algemene vergaderingen. Hetzelfde geldt voor het in art. 2:224a BW neergelegde agenderingsrecht; ook dat geldt voor buitengewone algemene vergaderingen. Anders dan de jaarlijkse algemene vergadering zal een buitengewone algemene vergadering niet altijd ruim van tevoren (kunnen) worden aangekondigd.10 Degene die de buitengewone algemene vergadering bijeenroept, dient op grond van art. 2:8 BW evenwel, mede met het oog op de uitoefening van agenderingsrechten, het tijdstip van de buitengewone algemene vergadering zo snel mogelijk te communiceren.11 Dit laat onverlet dat het kan voorkomen dat een buitengewone algemene vergadering op een kortere termijn wordt aangekondigd (en bijeen- en opgeroepen) dan de voor indiening van agenderingsverzoeken geldende termijn. Alsdan dringt zich de vraag op hoe moet worden omgegaan met een voor deze buitengewone algemene vergadering ingediend agenderingsverzoek. Naar de letter van de wet is het verzoek te laat ingediend en dus zou de vennootschap reeds om die reden mogen weigeren het aangedragen onderwerp te agenderen. Mijns inziens is deze redenering te kort door de bocht, en moet voor de beantwoording van de vraag een onderscheid worden gemaakt tussen de situatie waarin de oproeping tegen de minimale oproepingstermijn geschiedt en de situatie waarin tegen een langere dan de minimale oproepingstermijn wordt opgeroepen. Als de buitengewone algemene vergadering op een langere dan de minimale oproepingstermijn wordt opgeroepen, meen ik dat het bestuur en de rvc het agenderingsverzoek inhoudelijk dienen te beoordelen. Art. 2:8 BW brengt met zich dat zij in deze situatie het agenderingsverzoek niet kunnen weigeren op de enkele grond dat het verzoek formeel gezien te laat is ingediend.12 Was er daarentegen zoveel haast bij het houden van de buitengewone algemene vergadering dat deze meteen tegen de minimale oproepingstermijn is opgeroepen dan ligt het anders. Gezien de kennelijk geboden haast zou het onredelijk zijn om van de vennootschap te verwachten dat zij alsnog agenderingsrechten respecteert en dus mogelijk een nieuwe vergadering moet plannen. Wordt nu een agenderingsverzoek ingediend dan schuift deze door naar de volgende algemene vergadering. Meent de agenderingsgerechtigde kapitaalverschaffer dat het oproepen tegen de minimale oproepingstermijn (of het achterwege blijven van een tijdige(re) aankondiging van de buitengewone algemene vergadering) tot doel heeft (gehad) om de agenderingsrechten van kapitaalverschaffers te frustreren, dan kan hij dit aan een rechter voorleggen.

Een tweede vraag die in relatie tot buitengewone algemene vergaderingen opkomt, is hoe moet worden omgegaan met reeds door het bestuur ontvangen agenderingsverzoeken voor de jaarlijkse algemene vergadering. Moeten deze verzoeken geacht worden betrekking te hebben op de buitengewone algemene vergadering die voor die tijd gehouden zal worden? Als uitgangspunt geldt dat een agenderingsverzoek ziet op de eerste vergadering die na het verstrijken van de indieningstermijn plaatsheeft. De indiener van het verzoek dacht dat dat de jaarlijkse algemene vergadering zou zijn, maar wordt er na de indiening van het verzoek mee geconfronteerd dat voor de jaarlijkse algemene vergadering nog een buitengewone algemene vergadering zal plaatsvinden. Vindt deze buitengewone algemene vergadering plaats op een tijdstip dat meer dan zestig respectievelijk dertig dagen verwijderd is van het tijdstip waarop het agenderingsverzoek is ingediend, dan is er geen probleem. Het agenderingsverzoek wordt verondersteld betrekking te hebben op deze buitengewone algemene vergadering.14 Resteert de vraag hoe het zit als de buitengewone algemene vergadering wordt bijeengeroepen op een kortere termijn dan de termijn die voor het indienen van agenderingsverzoeken geldt. Volgens Dortmond hoeft het voorgestelde punt dan niet in de agenda voor de buitengewone algemene vergadering te worden opgenomen.15 Ik meen daarentegen met Schwarz dat niet valt in te zien waarom het eerder doen plaatsvinden van een algemene vergadering rechtvaardigt dat het agendapunt mag worden opgeschoven naar een volgende vergadering.16 Alleen als het bestuur en de rvc kunnen aantonen dat zij te weinig tijd hebben om het agenderingsverzoek nog voor de buitengewone algemene vergadering te beoordelen, zal het punt naar de volgende vergadering doorgeschoven mogen worden.17