2.2.2.5 Vereisten aan vermelding beslis- en bespreekpunten

In par. 2.2.2.1 tot en met par. 2.2.2.4 zette ik uiteen welke eisen worden gesteld aan de weergave van een besluitpunt in de agenda. De vervolgvraag is of voor de weergave van beslis- en bespreekpunten dezelfde vereisten gelden.

Beslissingen en discussies zijn niet vernietigbaar. In dat opzicht speelt de nauwkeurigheid van de weergave van het onderwerp bij beslis- en bespreekpunten geen rol. Toch dienen ook beslis- en bespreekpunten voldoende nauwkeurig te worden omschreven. De belangen van de opgeroepenen kunnen evengoed door de behandeling van een beslis- of bespreekpunt worden geraakt, als door de behandeling van een besluitpunt.

Door middel van een stemming over een beslispunt wordt door de algemene vergadering een standpunt ingenomen of een advies aan de vennootschapsleiding uitgebracht. Denk bijvoorbeeld aan de situatie waarin de meerderheid van het ter vergadering vertegenwoordigde kapitaal zich zou uitspreken voor de jaarlijks terugkerende klimaatresolutie van Follow This bij Shell.1 Deze stemuitslag kan (en zal) worden begrepen als een (dringend) advies aan het bestuur van Shell. Vanwege de druk die van een dergelijk standpunt of advies richting het bestuur (en de rvc) kan uitgaan,2 is de stemming over een beslispunt weleens op één lijn gesteld met de stemming over een besluitpunt.3 Ik merk op dat deze gelijkstelling onjuist is omdat het bestuur op grond van art. 2:130/240 BW belast is met het uitvoeren van door de algemene vergadering rechtsgeldig genomen besluiten, terwijl het bestuur beslissingen van de algemene vergadering naast zich mag neerleggen. Dit neemt evenwel niet weg dat, aangezien beslispunten net als besluitpunten ter stemming op de agenda staan, kan worden aangenomen dat voor beslispunten dezelfde regels omtrent de nauwkeurigheid van de omschrijving dienen te gelden als voor besluitpunten. Dat wil zeggen: alle materiële informatie die redelijkerwijs voorhanden is, moet op een begrijpelijke wijze worden verstrekt en er moet een adequaat beeld worden geschetst van de te nemen beslissing. Alleen als aan deze vereisten is voldaan weten de opgeroepenen waarover zij ter vergadering kunnen stemmen, en kunnen zij beoordelen of hun belangen door de behandeling van het beslispunt worden geraakt. Bij beursvennootschappen volstaat het vermelden van het onderwerp van het beslispunt niet; de agenda dient het voorstel voor de beslissing te vermelden. Deze benadering sluit aan bij de gedachte dat ook de beslissing valt onder de besluitvormingsregels van Boek 2 BW, met uitzondering van art. 2:14 BW tot en met 2:16 BW.4

Het kan worden betoogd dat nu iedere vergadergerechtigde ter vergadering over elk onderwerp een discussie kan starten en het bestuur kan bevragen, het niet ter zake doet hoe een bespreekpunt wordt geformuleerd. Als een bespreekpunt heel nauwkeurig (eng) wordt geformuleerd, is het alsnog mogelijk dat ter vergadering onderwerpen worden bediscussieerd die in een ver verwijderd verband tot het bespreekpunt staan, of er in het geheel geen verband mee houden. Hieruit volgt dan dat een onnauwkeurige (ruime) formulering van het bespreekpunt discussievoering niet minder voorzienbaar maakt dan een enge formulering van het bespreekpunt zou doen. Ergo: de mate van nauwkeurigheid van de omschrijving van een bespreekpunt heeft niet of nauwelijks invloed op de vraag in hoeverre de opgeroepenen kunnen beoordelen of hun belangen door de behandeling van het bespreekpunt worden geraakt; ter vergadering kan elk onderwerp ter sprake komen. Deze benadering staat mij niet aan. Dat ter vergadering iedere vergadergerechtigde elk onderwerp ter sprake kan brengen, staat naar mijn mening los van de vraag hoe nauwkeurig een bespreekpunt geformuleerd dient te worden. Op basis van de agenda behoort de opgeroepene te weten wat in elk geval besproken zal worden. Wat daar ter vergadering als gevolg van gebruikmaking van spreek- en/of vraagrechten nog bijkomt, is een andere kwestie. Ook voor bespreekpunten gelden daarom de hierboven genoemde vereisten op hoofdlijnen. De materiële informatie die redelijkerwijs voorhanden is, moet op een begrijpelijke wijze worden verstrekt en er moet een adequaat beeld worden verstrekt van de te voeren discussie. Het laatste wil evenwel niet zeggen dat vereist is dat het bespreekpunt recht moet doen aan de discussie die plaatsvindt. Een te voeren discussie is naar haar aard immers abstracter dan een te nemen besluit of beslissing. Wel verdient het aanbeveling een bespreekpunt voldoende nauwkeurig te omschrijven om ervoor te zorgen dat de ter vergadering gevoerde discussie in goede banen kan worden geleid. Als het bespreekpunt eng wordt geformuleerd, impliceert dit een ruime bevoegdheid voor de voorzitter om vergadergerechtigden bij de behandeling van het punt het woord te ontnemen. De discussie dient zich immers te beperken tot het in de agenda omschreven onderwerp. Discussievoering die buiten het onderwerp gaat, hoeft de voorzitter niet toe te staan. Andersom kan de voorzitter vergadergerechtigden minder gemakkelijk het woord ontnemen als het bespreekpunt ruim is geformuleerd. Er bestaat dan een risico op oeverloze discussievoering. Omdat de voorzitter naar eigen inzicht, binnen de lijnen van art. 2:8 BW, gebruikmaakt van zijn bevoegdheid vergadergerechtigden het woord te ontnemen, kan, vanuit het oogpunt van het bestuur en de rvc, bij twijfel een bespreekpunt beter te eng dan te ruim worden geformuleerd.

Het niet adequaat omschrijven van een beslis- of bespreekpunt door het bestuur of de rvc kan, net als het niet adequaat omschrijven van een besluitpunt, een gegronde reden zijn om aan een juist beleid of een juiste gang van zaken te twijfelen. Onder bijkomende omstandigheden kan ook sprake zijn van onbehoorlijk bestuur.