2.2 Het overleg met de ondernemingsraad

De wetgever heeft aan de ondernemingsraad ruime bevoegdheden tot overleg toegekend. Tweemaal per jaar dient de algemene gang van zaken te worden besproken, zoals neergelegd in artikel 23 en 24 WOR. Daarin dient het te gaan om “aangelegenheden de onderneming betreffende”, welk begrip volgens de wetgever “zo ruim mogelijk” moet worden uitgelegd.1

Het overleg is niet beperkt tot sociale aangelegenheden; ook financiële, economische en organisatorische zaken kunnen aan de orde worden gesteld. Bij de overlegverplichting geldt wel dat het moet gaan om min of meer concrete beleidsvoornemens van de ondernemer. Daartoe is niet noodzakelijk dat deze op papier zijn gesteld.2 Ik heb in de parlementaire geschiedenis weinig houvast kunnen vinden voor de invulling van het begrip ‘de algemene gang van zaken van de onderneming’, behalve de zojuist samengevatte overwegingen. Uit de samenhang van de verschillende wetsartikelen en de bedoeling van de wetgever maak ik wel op dat het informatierecht een ruime bevoegdheid creëert bij beleidsvoornemens en toekomstplannen van de ondernemer. Volgens mij gaat het daarbij ook om overwegingen van strategische aard, die besloten (kunnen) liggen in de prospectieve informatie die halfjaarlijks ongevraagd of, in voorkomend geval, op verzoek van de ondernemingsraad door de ondernemer moeten worden verstrekt.

In het wetgevingsproces is de aanwezigheidsplicht van commissarissen bij overlegvergaderingen met de ondernemingsraad eveneens verruimd. Het belang van hun aanwezigheid bij het overleg is zowel door de SER3 als door de wetgever onderkend. Dit komt onder meer tot uitdrukking in het schrappen van het vereiste dat de ondernemingsraad eerst de wens tot aanwezigheid van commissarissen bij het overleg te kennen moest geven, voordat commissarissen verplicht waren deel te nemen. Voorts is de vereiste frequentie van hun aanwezigheid bij het overleg met de ondernemingsraad in de wet verhoogd.

In de eerste plaats is in de WOR 1979 bepaald dat commissarissen verplicht aanwezig dienen te zijn bij de overlegvergaderingen over de algemene gang van zaken die tweemaal per jaar worden gehouden. In de tweede plaats is de verplichting geïntroduceerd om aanwezig te zijn, op dezelfde voet als in artikel 24 lid 2 WOR is bepaald, bij het overleg over alle adviesplichtige aangelegenheden zoals bepaald in artikel 25 WOR. Daarmee is de frequentie van verplichte aanwezigheid van commissarissen op de overlegvergadering in theorie hoog. Tenzij de ondernemingsraad van dit recht afziet, zouden commissarissen meermalen per jaar overleg met hem moeten voeren om de algemene gang van zaken of specifieke adviesplichtige besluiten te bespreken.

De wetgever heeft oog gehad voor de belasting die deze verplichting op de raad van commissarissen legt. Daarom is een flexibele vervangingsregeling in het leven geroepen, die de commissarissen met name in internationale verhoudingen ruimte biedt. De wetgever heeft duidelijk gemaakt dat indien de moedermaatschappij in het buitenland is gevestigd, bestuurders daarvan niet gedwongen kunnen worden op de overlegvergadering te verschijnen.4 In dat geval zou wel verwacht mogen worden dat men een Nederlandse vertegenwoordiger aanwijst, bijvoorbeeld een van de commissarissen van de dochtervennootschap, als die er zijn. De flexibiliteit in de vervangingsregeling ligt hierin dat het bestuur van de moedervennootschap vertegenwoordigers mag aanwijzen die de plaats van de commissarissen van de dochter kunnen innemen. De door het bestuur van de moedervennootschap aangewezen vertegenwoordigers behoeven zelf geen deel uit te maken van dat bestuur. De wetgever heeft zelfs geen voorschriften over de hiërarchie van die functionarissen gesteld.5 Dat maakt dat op het niveau van de dochter aan de aanwezigheid van commissarissen niet of nauwelijks inhoud hoeft te worden gegeven wanneer een andere functionaris uit het concern daartoe is aangewezen. Daarmee lijkt de wetgever in belangrijke mate tegemoet te zijn gekomen aan bezwaren over een hoge belasting van de raad van commissarissen op het niveau van de dochtervennootschap in concerns.

In 1979 is ook de uitzonderingsbepaling van artikel 24 lid 3 in de WOR terechtgekomen. De aanwezigheidsplicht is niet van toepassing wanneer (1) de vennootschap ten minste vijf ondernemingen in stand houdt waarvoor een ondernemingsraad is ingesteld of (2) de vennootschap behoort tot een groep waarin ten minste vijf ondernemingen met ieder één ondernemingsraad in stand wordt gehouden. Die uitzondering hield wederom verband met de wens de belasting van concernfunctionarissen te beperken. In de nota van wijzigingen6 is overwogen dat dit lid beoogde tegemoet te komen aan de bezwaren van grote concerns waarbinnen het voor het bestuur praktisch onmogelijk is aan de aanwezigheidsverplichting te voldoen, zelfs met aanwijzing van vertegenwoordigers. De in lid 3 voorziene uitzonderingen gelden, zo werd aangegeven, overigens niet voor de bespreking van de algemene gang van zaken in groepsondernemingsraden en centrale ondernemingsraden.

Ik heb in de parlementaire geschiedenis weinig aanknopingspunten gevonden die richting geven in de bepaling van de inhoud van het overleg tussen de raad van commissarissen en de ondernemingsraad. De belangrijkste conclusies die uit de parlementaire geschiedenis te trekken zijn, hebben betrekking op voorschriften van formele aard. Het gaat dan vooral om de zojuist samengevatte flexibiliteit die in de vervangingsregeling voor commissarissen geldt.