5.6.6 Het regelen van informatievoorziening

Voor de raad van toezicht is het van belang dat de informatie bruikbaar en hanteerbaar is. Het bestuur dient zijn informatieplicht na te komen door tijdig informatie te verstrekken, die redelijkerwijze betrouwbaar te achten is, middels een regelmatige en hanteerbare stroom.1

Informatie hoeft niet altijd volledig of uitputtend te zijn. Van belang is dat de informatie kernachtig (to the point) maar ook consistent is.2 Ook de “verpakking” van informatie kan relevant zijn. De wijze waarop de informatie wordt gepresenteerd kan immers tot verschillende reacties leiden (in sommige gevallen ook wel het framing-effect genoemd). Informatie is bovendien vaak bewust of onbewust eenzijdig.

De kwaliteit van de informatie is dus van groot belang en de raad van toezicht wordt geacht hieraan eisen te stellen. Dergelijke eisen en voorschriften over de frequentie en de wijze van informatievoorziening kunnen worden vastgelegd in een reglement of een speciaal informatieprotocol.

In de NCGC is te lezen dat het bestuur van een beursvennootschap zorg draagt voor het instellen en handhaven van interne procedures die ervoor zorgen dat alle relevante informatie tijdig bij het bestuur en bij de raad van commissarissen bekend is.3 De raad van commissarissen houdt toezicht op de instelling en handhaving van deze procedures. Ook in de Governancecode Zorg is een bepaling opgenomen dat in overleg tussen het bestuur en de raad van toezicht wordt bepaald welke informatie relevant is. Dit wordt regelmatig geëvalueerd en afspraken hierover worden bovendien schriftelijk vastgelegd.4

In het reglement kan de wijze van beschikbaarstelling van informatie worden opgenomen. Informatie kan bijvoorbeeld met de agenda van reguliere vergaderingen van de raad van toezicht worden meegestuurd, bij voortgangsverslagen worden gevoegd of op verzoek beschikbaar worden gesteld. Ook bij de mondelinge toelichting in een vergadering van de raad van toezicht, een commissie van de raad van toezicht of een overlegbijeenkomst waarbij het bestuur aanwezig is, kan informatie worden overlegd.

Een ander onderwerp dat in het informatieprotocol geadresseerd kan worden is de frequentie van bepaalde informatievoorziening. Zo kan bijvoorbeeld bepaald worden dat bepaalde cijfers, zoals exploitatiecijfers of verzuimcijfers, voor elke periodieke vergadering van de raad van toezicht beschikbaar worden gesteld.

Voorts kan geregeld worden met welke functionarissen van de stichting de raad van toezicht op zijn verzoek contact kan hebben over bepaalde onderwerpen en hoe het bestuur dat contact faciliteert. Te denken is bijvoorbeeld aan het contact met een manager in verband met een bepaald project zoals een verbouwing of periodiek contact met een directeur van een groepsmaatschappij of jaarlijks contact met de ondernemingsraad.5 Op deze wijze is de raad van toezicht niet alleen afhankelijk van het bestuur maar kan hij ook zelf informatie via andere kanalen verzamelen.

Ook in de statuten kunnen bepalingen over informatievoorziening worden opgenomen. Daarin kan bijvoorbeeld worden geregeld dat de raad van toezicht bevoegd is tot inzage van de boeken, bescheiden en gegevensdragers van de stichting.