5.16.1 Calamiteitenbeheersing

Een calamiteit is een gebeurtenis met een (zeer) geringe kans dat het zich op een specifiek moment voordoet,1 maar met grote gevolgen indien het zich voordoet.2 Risico wordt binnen het risicomanagement gewoonlijk gedefinieerd als de kans dat een gebeurtenis zich voordoet maal de gevolgen van die gebeurtenis.3 Vanwege de geringe kans worden calamiteitenscenario’s soms genegeerd. De kleine kans maal de grote gevolgen van een calamiteit, maken echter dat een calamiteit een serieus te nemen risico is. Pensioenfondsen zijn daarom gehouden aandacht aan calamiteitenbeheersing te besteden, hoewel een expliciete verplichting daartoe doorgaans ontbreekt.4

Calamiteitenbeheersing is ook in het kader van uitbesteden op haar plaats.5 Zo kan de dienstverlening worden verstoord of zelfs abrupt eindigen als gevolg van bijvoorbeeld een conflict met de dienstverlener, het faillissement van de dienstverlener of omdat de bedrijfsmiddelen van de dienstverlener worden getroffen door een algehele stroomstoring of zelfs een natuurramp. Het pensioenfonds moet dus “rampscenario’s” onderzoeken. Na analyse daarvan kan het noodplannen formuleren om de eventuele calamiteit het hoofd te bieden.

Het is verstandig om bij het formuleren van de noodplannen ook de dienstverlener te betrekken. De vermogensbeheerder zal in de regel reeds over noodplannen beschikken. Na bestudering van die noodplannen kan het pensioenfonds bepalen of het aanvullende maatregelen wenst van zijn vermogensbeheerder. Ook kan het besluiten welke aanvullende maatregelen het zelf wenst te nemen. Bovendien vergen sommige noodscenario’s een zekere samenwerking tussen het pensioenfonds en de vermogensbeheerder. Zo mag men van de vermogensbeheerder een zeer actieve rol verwachten bij het voorkomen van fraude. Doet zich toch een fraudegeval voor, dan ligt het voor de hand dat de vermogensbeheerder onderzoek verricht. Heeft het fraudegeval betrekking op zijn uitbestede werkzaamheden, dan zal het fonds niettemin bij het onderzoek betrokken willen worden. Met het oog op reputatieschade zullen het pensioenfonds en de vermogensbeheerder bovendien hun communicatie met de buitenwereld moeten afstemmen.

Logischerwijze richt de beheersing van een calamiteit zich op het verkleinen van de kans dat de calamiteit zich voordoet of het verkleinen van de gevolgen. Een effectief noodplan hoeft niet te betekenen dat het noodscenario zich niet meer kan voordoen. Waar het op aankomt, is dat de risico’s worden verkleind tot een omvang die past bij de “risk appetite” en de risicotolerantie van het fonds.6

De noodplannen zullen niet regelmatig worden gebruikt. Het is daarom van belang dat ze goed gedocumenteerd zijn en eenvoudig toegankelijk voor zowel het pensioenfonds als de vermogensbeheerder als zich een calamiteit aandient.7 Het kan bovendien nodig zijn om de werking van de noodvoorzieningen periodiek te controleren en de noodplannen te evalueren.8 Van de periodieke controle van de noodvoorzieningen van de vermogensbeheerder kan het pensioenfonds een verslag verlangen.