5.2.3.5 Het met redenen omklede verzoek

De verplichting het agenderingsverzoek met redenen te omkleden strekt ertoe de indiener van het verzoek inzicht te laten geven in de beweegredenen voor het verzoek. Daarnaast maakt de motivering het voor het bestuur mogelijk om de agenda goed en helder te formuleren.1 Met name dit laatste is ook in het belang van de aandeelhouders. Zij bepalen op basis van de agenda of zij willen deelnemen aan de vergadering.2 In de parlementaire geschiedenis stelt de minister dat een korte motivering volstaat,3 maar worden geen nadere, inhoudelijke eisen aan de motivering gesteld.

In de Duitse literatuur heeft Rieckers de motiveringseis, voor zover het börsennotierten Gesellschaften betreft, uitgekristalliseerd. Hij schrijft dat de eisen die § 126 AktG stelt aan de motivering van een van aandeelhouders afkomstig tegenvoorstel (Gegenantrag), van overeenkomstige toepassing zijn op de motivering van een agenderingsverzoek ex § 122 AktG.4

Motivering van het verzoek houdt volgens Rieckers in dat sprake moet zijn van een zelfstandige argumentatie, welke duidelijk maakt waarom de behandeling van het onderwerp nodig is. Een zelfstandige argumentatie wil zeggen dat een algemene, gegeneraliseerde onderbouwing van het verzoek niet volstaat.5 Het argument dat de behandeling van het onderwerp nodig is in het belang van de vennootschap is bijvoorbeeld onvoldoende. Wil de agenderingsgerechtigde kapitaalverschaffer het vennootschappelijk belang aan zijn verzoek ten grondslag leggen, dan moet hij duidelijk maken waarom het precies in het belang van de vennootschap is dat ‘zijn’ onderwerp wordt behandeld op de wijze zoals hij dat voorstelt.

Dat Rieckers het voorschrift van § 126 lid 2 AktG van overeenkomstige toepassing acht op het agenderingsverzoek ex § 122 AktG, brengt met zich dat de motivering van het verzoek uit maximaal 5000 leestekens mag bestaan en geen afbeeldingen, logo’s, grafieken, diagrammen et cetera mag bevatten.6 § 126 lid 2, tweede volzin AktG luidt:

In de Verenigde Staten wordt § 14a-8(d) SEA (het gedeelte van de federale Shareholder Proposal Rule dat bepaalt dat het agenderingsverzoek hooguit 500 woorden mag bevatten) juist zo uitgelegd dat visuele ondersteuning in de vorm van grafiekelementen in beginsel is toegestaan, als in totaal (inclusief de woorden in de graphics) maar niet meer dan 500 woorden worden gebruikt.8

Ik zou willen aannemen dat (op grond van art. 2:8 lid 1 BW) ook naar Nederlands recht bij zowel de NV als de BV de argumentatie die aan een agenderingsverzoek ten grondslag wordt gelegd voldoende concreet (zelfstandig) moet zijn. Een maximum van bijvoorbeeld 5000 leestekens of 500 woorden kan vanuit de vennootschapsleiding naar de aandeelhouders gecommuniceerd worden als leidraad om de motivering van het verzoek kort te houden. Overschrijding van het aantal leestekens of woorden kan naar Nederlands recht evenwel geen reden zijn om een agenderingsverzoek te weigeren. Daarvoor biedt art. 2:114a/224a BW noch art. 6Aandeelhoudersrichtlijn aanknopingspunten. Voorts laat art. 2:114a/224a BW naar mijn mening toe dat grafiekelementen worden gebruikt om een agenderingsverzoek toe te lichten. In de woorden “het met redenen omklede verzoek” valt niet te lezen dat de motivering enkel uit tekst dient te bestaan. Voorts zijn in de parlementaire geschiedenis geen aanwijzingen te vinden die erop wijzen dat voor de motivering geen gebruik gemaakt mag worden van visuele ondersteuning. Ook voor art. 2:224a BW moet, eveneens vanwege het ontbreken van contra-indicaties, worden aangenomen dat het agenderingsverzoek met meer dan alleen tekst gemotiveerd mag worden. De motivering van het agenderingsverzoek hoeft overigens niet logisch of sluitend te zijn.9

De wet stelt in art. 2:114a BW dat het schriftelijke verzoek tot de behandeling van een onderwerp zelf met redenen omkleed moet zijn. De motivering van het verzoek dient bij het verzoek te zijn gevoegd. Een in het verzoek opgenomen verwijzing naar een andere vindplaats voor de motivering (bijvoorbeeld de internetsite van de agenderingsgerechtigde kapitaalverschaffer) volstaat niet.10