5.4.2.4 Het maken van afschriften

De inspecteur heeft de bevoegdheid kopieën te maken. Dit vindt bij voorkeur plaats bij belastingplichtige. In de parlementaire geschiedenis onderschrijft de staatssecretaris van Financiën de wens ‘te voorkomen dat de originele bescheiden onnodig het bedrijf verlaten’.1 De bewindsman geeft daarbij aan dat raadplegen plaats moet vinden – alsmede het maken van kopieën – daar waar dit in redelijkheid het meest passend is. En, zo vervolgt hij, voor omvangrijke bedrijfsadministraties en daartoe behorende bescheiden is dit in het algemeen op de locatie waar het bedrijf kantoor houdt, dan wel de plaats waar de boekhouding wordt verzorgd.2 Het meenemen van originele bescheiden naar kantoor noemt hij niet als optie. Wel kan de inspecteur inzage verkrijgen van originele bescheiden ‘ten kantore van de Belastingdienst’. Het kopiëren op kantoor kan volgens de minister ‘indien de inspecteur in het kader van de aanslagregeling enkele bescheiden ter inzage wenst te krijgen; dan ligt verzending naar of terbeschikkingstelling op de inspectie voor de hand.’3 In de huidige praktijk zal dat laatste weinig voorkomen.4 Het uitgangspunt blijft dat originelen het bedrijf niet verlaten.5 Ook voor andere uitvoerende sferen is dit overigens bepaald. Het moet noodzakelijk zijn wil de inspecteur originelen (ter inzage) opvragen.6

Dit ligt anders bij de Awb. In de bijzondere wetten was het nog algemeen gebruikelijk om als toezichthouder afschriften te kunnen maken. Zo nodig kon dit op kantoor plaatsvinden en had de toezichthouder de bevoegdheid de bescheiden mee te nemen naar kantoor. Deze bevoegdheid is bij het tot standkomen van de Awb overgenomen.7 Wel wijst de minister van Justitie erop ‘dat, indien zulks de voorkeur van de belanghebbende heeft en de faciliteiten daarvoor aanwezig zijn, de kopieën onmiddellijk ter plaatse moeten worden vervaardigd.’8 De bewindsvrouw gaf in dezelfde toelichting aan dat het begrip ‘afschriften’ omvat ‘ook overname van gegevens die langs geautomatiseerde weg zijn vastgelegd op bijvoorbeeld diskettes.’ En ook, zo vervolgt zij, de ‘bevoegdheid om kopieën te maken door het uitprinten van gegevens.’ Ze geeft in dit verband tevens aan dan dat de termijn om zaken mee te nemen, zo veel mogelijk worden beperkt en dat de toezichthouder daarvoor een ontvangstbewijs moet verstrekken. De wetgever vindt dit allemaal dusdanig belangrijk dat het wettelijk is gecodificeerd. Het biedt echter geen duidelijkheid over de handelwijze bij inzage in elektronische gegevensverzameling. Kan een toezichthouder die zelfstandig meenemen en kopiëren? De inspecteur in elk geval niet.