8.7.1 Te allen tijde kunnen worden gekend

De uitkomst van de administratieplicht is dat te allen tijde de rechten en verplichtingen kunnen worden gekend. Witteveen duidt de woorden “te allen tijde” aan als cruciaal.1 Bij de invoering van deze bewoordingen in artikel 6 WvK 1922 is niet duidelijk gemaakt wat moet worden verstaan onder “te allen tijde” anders dan dat de koopman werd bevrijd van de verplichting “van dag tot dag” boek te houden.2 Na de invoering in 1922 is in de parlementaire geschiedenis geen aandacht meer besteed aan de betekenis van “te allen tijde”.

Ook is weinig richtinggevende jurisprudentie beschikbaar. In 1934 werd aan de Rechtbank Amsterdam een geschil voorgelegd waarbij de eiser stelde nog een bedrag van gedaagde tegoed te hebben. De Rechtbank Amsterdam overweegt onder meer dat uit artikel 6 WvK voortvloeit dat de koopman verplicht is ontvangsten onverwijld te boeken.3

Een verdere duiding van de betekenis van de woorden “te allen tijde” is gegeven door de Rechtbank Maastricht, waar hij overweegt dat de boekhouding regelmatig moet worden bijgehouden en dat stelselmatig rekenschap moet worden gegeven van de financiële toestand van de vennootschap.45

In 1997 werd de Rechtbank Breda een oordeel gevraagd over het voldoen aan de administratieplicht van artikel 2:14 (oud) BW.6 De curator sprak de bestuurders van het gefailleerde Van Gils Holding Roosendaal B.V. aan op grond van artikel 2:248 lid 2 BW, wegens het niet-voldoen aan de administratieplicht van artikel 2:14 (oud) BW. De aangesproken bestuurders verweerden zich met de stelling dat in het kader van de toepasselijkheid van artikel 2:248 lid 2 BW de vraag of aan de administratieplicht is voldaan, moet worden beoordeeld naar het moment waarop de vennootschap in surseance van betaling is komen te verkeren dan wel failliet is verklaard. De rechtbank passeert dit verweer en overweegt dat uit de tekst van artikel 2:14 (oud) BW expliciet volgt dat de rechten en verplichtingen ‘te allen tijde’ uit de administratie moeten kunnen worden gekend, zodat niet kan worden volstaan met voldoende inzicht op de datum van surseance van betaling of faillissement.7

In 2017 kent de Rechtbank Limburg aan het vereiste ‘te allen tijde’ de betekenis toe dat op ieder moment inzicht kan worden verkregen in de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon.8 De rechtbank baseert zich op de functie van de administratie bij een rechtspersoon, namelijk als instrument voor de besturing ervan.

Deze overweging van de Rechtbank Limburg sluit aan bij hetgeen Beckman heeft geschreven over de betekenis van de verplichting dat te allen tijde de rechten en verplichtingen moeten kunnen worden gekend, namelijk dat de combinatie van de woorden “te allen tijde” en “kunnen worden gekend” niet betekent dat alle rechten en verplichtingen op ieder moment uit de administratie moeten blijken. Wel betekent het dat de boekhoudkundige organisatie zodanig moet zijn dat, gelet op de omvang van de rechtspersoon en de aard van de door de rechtspersoon gevoerde onder neming, uit de aantekeningen in samenhang met de documentatie betreffende de vastleggingen, op betrekkelijk eenvoudige wijze inzicht moet kunnen worden verkregen in de bestaande rechten en verplichtingen.9

Beckman voegt hieraan nog toe dat de omvang van een rechtspersoon ook kan verhinderen dat de boekhouding dagelijks wordt bijgewerkt. Het lijkt mij dat dat in elk geval aan de orde kan zijn bij een rechtspersoon met een zodanig geringe omvang dat een vereenvoudigde administratieplicht kan worden toegepast,10 zeker indien er geen afdeling administratie aanwezig is om de relevante financiële feiten op dagelijkse basis in de administratie te verwerken maar dat dit bijvoorbeeld eenmaal per week door de administratieplichtige wordt gedaan.

In het kader van een enquÊteprocedure inzake Landis Group N.V. (Landis Group) stelden de verzoekers onder meer dat niet werd voldaan aan de administratieplicht. De Ondernemingskamer betrok in zijn oordeel over de vraag of uit de administratie van Landis Group te allen tijde de rechten en verplichtingen konden worden gekend, expliciet de moeite die het curatoren na het faillissement van Landis Group kostte om inzicht te krijgen in de administratie.11 De Ondernemingskamer heeft overwogen dat hoewel curatoren gedurende geruime tijd serieuze pogingen hebben gedaan om tot een vakkundig onderzoek te komen, zij geen goed inzicht hebben kunnen krijgen in de administratie. Dat brengt, zo overweegt de Ondernemingskamer, op zichzelf al mee dat moet worden betwijfeld of de administratie per faillissementsdatum voldeed aan het vereiste dat te allen tijde de rechten en verplichtingen kunnen worden gekend.

Het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden overweegt in een arrest uit 2014, waarbij de administratie zich op verschillende plaatsen bevond – deels onder beheer van de ene aandeelhouder en deels onder het beheer van de andere aandeelhouder tevens bestuurder – dat om te voldoen aan het vereiste dat te allen tijde de rechten en verplichtingen kunnen worden gekend, de integrale administratie voortdurend ter beschikking van het bestuur moet staan.12 Hiermee legt het gerechtshof een te strenge maat staf aan. Uit de beperkt beschikbare literatuur en jurisprudentie over de betekenis van de woorden “te allen tijde” kan niet worden afgeleid dat het bewaren van de administratie op een andere plaats dan onder het direct beheer van (het bestuur) van de rechtspersoon niet adequaat zou zijn.13

Uit de slechts zeer beperkt beschikbare literatuur en jurisprudentie over de betekenis van de woorden “te allen tijde” in artikel 2:10 lid 1 BW kan worden afgeleid dat hiermee is beoogd dat voor het kunnen kennen van de rechten en verplichtingen de administratieve organisatie zodanig moet zijn dat relevante feiten zo spoedig mogelijk (onverwijld) worden verwerkt in de administratie van de rechtspersoon.

Ik zou menen dat een vertraging van enkele dagen daarbij in alle omstandigheden toegestaan moet zijn en nog valt onder het zo spoedig mogelijk opnemen in de administratie. Met enkele dagen vertraging ligt het ook niet voor de hand dat de administratie een verminderde bruikbaarheid heeft als hulpmiddel voor het besturen en beheersen van de rechtspersoon. Wanneer het aantal in de administratie te verwerken mutaties relatief gering en overzichtelijk is, kan een vertraging van een of enkele weken nog voldoende zijn om niettemin de rechten en verplichtingen te kunnen kennen, zeker wanneer de administratie op die een of enkele weken na geheel bij is. Bij een rechtspersoon waarbij het aantal mutaties zodanig omvangrijk is dat geen overzicht en inzicht bestaat als de administratie niet ten minste dagelijks of wekelijks geheel is bijgewerkt, kan niet worden volstaan met een of enkele weken vertraging.