2.4.5.2 Tijdens de vergadering

De tweede vaststelling van de agenda geschiedt door de voorzitter bij de opening van de vergadering. Deze vaststelling geschiedt vrijwel altijd impliciet. Door de agenda vast te stellen, bepaalt de voorzitter dat de agenda zoals die er dan ligt, de agenda is waarmee ter vergadering gewerkt zal worden. In beginsel verdraagt zich daarmee niet dat het bestuur en de rvc ter vergadering nog de volgorde van de te behandelen onderwerpen kunnen wijzigen. Zo ver reikt de wettelijke bevoegdheid van het bestuur en de rvc om de agenda vast te stellen (en dus de volgorde van de te behandelen onderwerpen te bepalen) mijns inziens niet. Anders gezegd: de bevoegdheid van het bestuur en de rvc om de agenda vast te stellen, komt definitief ten einde nadat de voorzitter de vergadering heeft geopend. Uit het hiernavolgende blijkt echter dat in de statuten anders kan worden bepaald. Het moment waarop de voorzitter de agenda vaststelt, markeert de overgang van de wettelijke bevoegdheid de volgorde van de agendapunten te bepalen. Voor dat moment zijn het bestuur en de rvc bevoegd. Erna de algemene vergadering.1

De bevoegdheid van de algemene vergadering om ter vergadering de volgorde van de te behandelen onderwerpen te wijzigen, volgt uit art. 2:107/217 lid 1 BW. In de statuten kan de bevoegdheid (ook) aan een ander dan de algemene vergadering, zoals het bestuur of de voorzitter van de algemene vergadering, worden toegekend.4 Ontbreekt een dergelijke statutaire bepaling, dan is na de opening slechts de algemene vergadering bevoegd.5

De algemene vergadering wijzigt de volgorde van de te behandelen onderwerpen door een daartoe strekkende motie aan te nemen. De motie kwalificeert als een motie van orde en kan, net als de motie tot intrekking van een agendapunt, worden ingediend door het bestuur, de rvc, individuele bestuurders en commissarissen en elke vergadergerechtigde. Een dergelijke motie zal veelal bij acclamatie worden aangenomen.7

De volgorde van behandeling van sommige agendapunten staat vast. Zo moet het onderwerp ‘vaststelling van de jaarrekening’ voorafgaan aan het onderwerp ‘uitkering van de winst’. Wordt eerst besloten tot uitkering van de winst en dan pas de jaarrekening vastgesteld, dan is het uitkeringsbesluit nietig op grond van art. 2:14 lid 1 jo art. 2:105 lid 3/216 lid 1 BW. Tot slot merk ik op dat het wijzigen van de volgorde van de agendapunten mogelijk problematisch is als ter vergadering op elektronische wijze gestemd wordt (art. 2:117a/227a BW). Het laat zich indenken dat het voor een juiste verwerking van de elektronisch uitgebrachte stemmen van belang is dat de volgorde van de stempunten niet wordt gewijzigd. Alsdan moet worden aangenomen dat het ter vergadering wijzigen van de volgorde in strijd is met art. 2:8 BW.