2.4.5.1 Voorafgaand aan de vergadering

Een agenda wordt tweemaal ‘vastgesteld’. De eerste vaststelling geschiedt doorgaans door het bestuur en de rvc. Zij zijn op grond van de wet bevoegd tot het bijeenroepen van de algemene vergadering. Die bevoegdheid impliceert, zo wordt algemeen aangenomen, het vaststellen van de agenda (zie par. 3.3.1). Onder dit vaststellen wordt begrepen het bepalen van welke (al dan niet door anderen aangedragen) onderwerpen in de agenda worden opgenomen, hoe die onderwerpen behandeld worden (als besluit-, beslis- of bespreekpunt), en in welke volgorde de behandeling geschiedt. Het resultaat van de eerste vaststelling is in of bij de oproeping te zien. Uit de voorgaande paragrafen bleek reeds dat deze eerste vaststelling nog geen einde brengt aan de invloed die het bestuur, de rvc en andere agenderingsgerechtigden die een punt op de agenda lieten plaatsen, op de agenda kunnen uitoefenen. Onder voorwaarden kunnen zij nadien nog onderwerpen van de agenda halen en voorstellen amenderen.

Degene die bijeenroept is exclusief bevoegd de volgorde van de te behandelen onderwerpen te bepalen. Normaliter komt deze bevoegdheid dus toe aan het bestuur en de rvc. Een agenderingsgerechtigde die verzoekt een punt in de agenda op te nemen, kan daarbij verzoeken om dat punt voor of na een ander punt te plaatsen. De vennootschap hoeft met dat verzoek in beginsel niets te doen.1 Zolang de oproepingstermijn nog niet is verstreken, kunnen het bestuur en de rvc wijziging brengen in de volgorde van de agendapunten. Mijns inziens kunnen zij in beginsel ook daarna nog, totdat de vergadering geopend is, onder opgaaf van redenen, de volgorde van de te behandelen onderwerpen wijzigen. Mogelijk is dit anders als voorafgaand aan de vergadering via een elektronisch communicatiemiddel gestemd kan worden (art. 2:117b lid 1/ 227b BW). Denkbaar is dat het voor een juiste verwerking van de vooraf via het elektronische communicatiemiddel uitgebrachte stemmen van belang is dat de volgorde van de agendapunten niet nog wordt gewijzigd. Alsdan moet worden aangenomen dat het bestuur en de rvc de volgorde kunnen wijzigen totdat voorafgaand aan de vergadering stemmen zijn uitgebracht.