6.3.2 De ambtsinstructie voor de gemeentesecretaris

Er bestaat dus een duidelijke link tussen ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en de instructie voor de griffier. Maar er ligt ook een verband met de ambtsinstructie voor de gemeentesecretaris.

In deze instructie kan het college immers ‘nadere regels [stellen] over de taak en de bevoegdheden van de secretaris’, waarbij – volgens Graat1 – een duidelijke relatie ligt met de bevoegdheid van het college ex het eerste lid van artikel 160 van de Gemeentewet onder de letter c,2 die handelt over het vaststellen van regels over de ambtelijke organisatie van de gemeente. In § 4.5 is hier uitvoeriger bij stilgestaan.

Het college is bevoegd regels te stellen over de ambtelijke organisatie en de plaats van de gemeentesecretaris daarin. Voor dat laatste kan het college gebruikmaken van zijn plicht tot het opstellen van een ambtsinstructie voor de gemeentesecretaris.

Wat uit de uitkomsten van de aan dit onderzoek verbonden enquête direct valt op te maken, is dat uitzonderlijk weinig gemeenten van deze mogelijkheid gebruik maken. Wat nog veel opvallender is, is dat zelfs meer dan de helft3 van de respondenten aangeeft niet over een ambtsinstructie voor de gemeentesecretaris te beschikken. Dit terwijl deze zoals gezegd imperatief is voorgeschreven in het tweede lid van artikel 103 van de Gemeentewet. Hierbij heeft ook nog eens acht procent4 van de respondenten, die met ‘ja’ antwoorden een instructie, die dateert van voor de invoering van het dualisme5 en blijkt ruim veertien procent6 van de ‘ja’-zeggers niet te beschikken over een daadwerkelijke ambtsinstructie, maar zijn de bepalingen uit de ambtsinstructie opgenomen in een organisatieverordening. Dat betekent dat minder dan7 veertig procent van de Nederlandse gemeenten beschikt over een op de dualistische organisatie toegesneden ambtsinstructie voor de gemeentesecretaris.

Drie van de vijf gemeenten voldoen dus niet aan het voorschrift uit het tweede lid van artikel 103 van de Gemeentewet. Hiervan geeft zeventien procent8 aan dat ze deze bevoegdheid hebben opgenomen in een organisatieverordening. De vraag is dan of deze ‘praktische oplossing’ een afwijking van het gebod uit het genoemde wetsartikel rechtvaardigt. Volgens de wetstekst zeker niet, maar de optie om enkele nu in de Gemeentewet opgenomen verplichtingen gebundeld op te nemen in de ‘Organisatieverordening’ verdient zeker nadere aandacht.

Overigens zijn de reacties op het afwezig zijn van een ambtsinstructie voor de gemeentesecretaris zeer divers. Enkele gemeenten9 geven aan al bezig te zijn met het opstellen van een ambtsinstructie, dan wel door het onderhavige onderzoek daartoe te zijn aangezet.10 Andere doen het af als overbodige bureaucratie,11 die zelfs tot minder productiviteit12 zou kunnen leiden. Geen van deze gemeenten gaat er echter op in dat de Gemeentewet het opstellen van een ambtsinstructie voor de gemeentesecretaris door het college van burgemeester en wethouders simpelweg voorschrijft in het tweede lid van artikel 103 van de genoemde wet.

Een verband tussen de gemeentegrootte qua inwoneraantal en de aanwezigheid van een door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde ambtsinstructie voor de gemeentesecretaris is – anders dan bij de ambtsinstructie voor de griffier – niet aan te tonen.

Wat betreft de ambtsinstructie voor de gemeentesecretaris zijn de afwijkingen per provincie wel significant. Waar de gemeenten in de provincies Limburg (70%) en Friesland (66,7%) bovengemiddeld scoren op de aanwezigheid van een ambtsinstructie voor de gemeentesecretaris (gemiddeld in Nederland 49,4%), wijken de gemeenten in de provincies Groningen (33,3%), maar zeker Drenthe (22,2%) en Utrecht (20%) in negatieve zin af. Een verklaring voor deze grote provinciale verschillen is niet gevonden.