2.4.2.3 Intrekking van agendapunten voorafgaand aan de vergadering

Uit de kronieken van Abma blijkt dat agendapunten met enige regelmaat voorafgaand aan, maar ook tijdens, de algemene vergaderingen van beursvennootschappen worden ingetrokken.1 De laatste jaren gaat het met name om voorstellen tot wijziging van het bezoldigingsbeleid en voorstellen tot wijziging van de aandelen(optie)regeling van het bestuur.2 Illustratief is het voorstel van de rvc van ING in maart 2018 om de vaste bezoldiging van de bestuursvoorzitter met meer dan 50% op te hogen. De intrekking volgde vijf dagen na de publicatie.3 In 2020 werden als gevolg van de Covid-19 uitbraak veel voorstellen tot dividenduitkering ingetrokken.4

Hiervoor schreef ik, kort gezegd, dat degene die een algemene vergadering heeft bijeengeroepen bevoegd is de oproeping (en daarmee de gehele agenda) in te trekken, tenzij de agenda een onderwerp bevat dat door een andere agenderingsgerechtigde dan degene die bijeenriep op de agenda is geplaatst. In het laatste geval is instemming van de agenderingsgerechtigde nodig. Hieruit volgt al dat een ander dan degene die een punt op de agenda plaatste of deed plaatsen, dat punt niet van de agenda kan halen. In beginsel kan dan ook een op de agenda geplaatst onderwerp voorafgaand aan de vergadering slechts worden ingetrokken door degene die het onderwerp op de agenda plaatste of heeft doen plaatsen.5 De intrekking van een agendapunt hoeft, anders dan de intrekking van de oproeping, in beginsel niet per se tijdig te geschieden. Waar het om gaat is dat vergadergerechtigden niet tevergeefs naar de vergadering komen. Staat er slechts één inhoudelijk onderwerp op de agenda, dan kan dit punt dus niet net voor de vergadering worden ingetrokken. De intrekking van het agendapunt is dan immers gelijk te stellen met de intrekking van de oproeping: na de intrekking valt er niets meer te behandelen. Degene die het onderwerp op de agenda plaatste, kan dit probleem ondervangen door in plaats van het punt in te trekken, over te gaan tot degradatie.6 Enkel de stemming gaat dan niet door.7 Staan er meerdere inhoudelijke onderwerpen op de agenda dan geldt in beginsel geen tijdigheidsvereiste voor de intrekking van een agendapunt.

Degene die het agendapunt intrekt, dient (onder verwijzing naar onvoorziene omstandigheden) te motiveren welk gerechtvaardigd belang hij bij de intrekking heeft. Doet hij dat niet dan kan, ten aanzien van bepaalde agendapunten, sprake zijn van het ongerechtvaardigd afbreken van onderhandelingen. Zie over het ongerechtvaardigd afbreken van onderhandelingen in het kader van de intrekking van agendapunten verder par. 2.4.3. De statuten kunnen, al dan niet impliciet, bepalen dat (bepaalde) agendapunten niet kunnen worden ingetrokken.9

Als een groep kapitaalverschaffers die slechts gezamenlijk de geldende kapitaal­drempel haalt een punt op de agenda heeft laten plaatsen, rijst de vraag wie bevoegd is om het punt in te trekken. Is dat de groep als geheel, eenieder uit de groep, of de procentuele meerderheid van het kapitaal dat de groep vertegenwoordigt? Dezelfde vraag speelt ten aanzien van het intrekken van agenderingsverzoeken. In par. 5.2.2.6 ga ik uitgebreid op de materie in.

Een door het bestuur geagendeerd onderwerp, kan voorafgaand aan de vergadering aldus door het bestuur worden ingetrokken. Andere agenderingsgerechtigden kunnen het door het bestuur geagendeerde onderwerp in beginsel niet intrekken. Een uitzondering is denkbaar voor de rvc. Bijzondere omstandigheden kunnen maken dat de toezichthoudende taak van de rvc met zich brengt dat hij een door het bestuur geagendeerd onderwerp intrekt. Daar zal dan wel aan vooraf moeten zijn gegaan dat de rvc zonder succes getracht heeft het bestuur te bewegen om zelf tot intrekking over te gaan. Een agenderingsgerechtigde kapitaalverschaffer kan een op initiatief van het bestuur of de rvc op de agenda geplaatst punt, niet intrekken. Een andere kwestie is of hij wel met recht kan verlangen dat als het bestuur of de rvc dit punt wenst in te trekken, het op de agenda blijft staan. Dit vraagstuk moet gedifferentieerd worden benaderd.

Allereerst is van belang of de agenderingsgerechtigde kapitaalverschaffer verzocht om het agendapunt in de agenda op te nemen. Als dat zo is, maar het bestuur of de rvc het punt tot het zijne heeft gemaakt, kan de kapitaalverschaffer mijns inziens met recht verlangen dat het punt geagendeerd blijft. Zou men zulks niet aannemen dan kan het bestuur door kapitaalverschaffers aangedragen onderwerpen die hij niet kan of mag weigeren steeds tot het zijne maken om ze vervolgens in te trekken. De vraag laat zich minder eenduidig beantwoorden als er geen agenderingsverzoek van een kapitaalverschaffer was. In dat geval moet een onderscheid worden gemaakt tussen agendapunten die de kapitaalverschaffer zelf ook had kunnen doen agenderen en agendapunten die de kapitaalverschaffer niet had kunnen doen agenderen. Zette het bestuur bijvoorbeeld een informele stemming over een strategievraagstuk op de agenda en trekt hij dat in, dan kan de kapitaalverschaffer niet verlangen dat het punt op de agenda blijft staan. Hij kon en kan dit punt zelf immers niet laten agenderen.13

Iets lastiger wordt het bij agendapunten die de kapitaalverschaffer mogelijk wel zelf had kunnen doen agenderen. Als voorbeeld noem ik de door het bestuur geagendeerde statutenwijziging (waartegen de wettelijke bedenktijd niet kan worden ingeroepen). Als het bestuur dit agendapunt intrekt, zou kunnen worden betoogd dat de kapitaalverschaffer kan verlangen dat het op de agenda blijft staan omdat hij het punt zelf ook had kunnen aandragen.14 Bovendien kan hij thans verzoeken om het punt op de agenda voor een volgende vergadering te plaatsen. Ik vind deze argumenten weinig overtuigend. Of de kapitaalverschaffer het punt zelf op de agenda had kunnen (doen) plaatsen, is maar de vraag. Niet staat vast op welk moment hij het verzoek ingediend zou hebben, waardoor niet vastgesteld kan worden of hij ten tijde van de indiening van het verzoek, al dan niet tezamen met anderen, de geldende kapitaaldrempel zou halen. Dat hij de kapitaaldrempel haalt op het moment dat hij de intrekking wil tegengaan, zegt niets over zijn agenderingsbevoegdheid voorafgaande aan de oproeping. Dat de kapitaalverschaffer ten tijde van zijn wens de intrekking tegen te gaan, kan verzoeken het punt in de agenda voor een volgende vergadering op te nemen, maakt evenmin dat de kapitaalverschaffer het recht heeft te verlangen dat het punt gehandhaafd blijft. Het mogen indienen van een agenderingsverzoek staat niet gelijk aan het mogen agenderen van een onderwerp. Nadat een agenderingsverzoek is ingediend, kan nog van alles gebeuren waardoor het punt uiteindelijk toch niet in de agenda wordt opgenomen. Aangezien het mogen tegenhouden van een intrekking in feite hetzelfde is als het direct mogen agenderen van een onderwerp en de kapitaalverschaffer dat recht niet heeft, meen ik dat hij de intrekking niet kan tegenhouden.

Aldus kom ik tot de conclusie dat de kapitaalverschaffer maar in één situatie het recht heeft om de intrekking door het bestuur of de rvc tegen te gaan. Dat is de situatie waarin hijzelf verzocht om de behandeling van het punt, maar het bestuur of de rvc het punt tot het zijne heeft gemaakt en het daarna wil intrekken. In alle andere gevallen kan de agenderingsgerechtigde kapitaalverschaffer een intrekking door het bestuur of de rvc niet tegengaan.15 In de omgekeerde situatie, die waarin de agenderingsgerechtigde een punt op de agenda heeft laten zetten en dat wil intrekken, maar het bestuur en/of de rvc het op de agenda wil houden, meen ik dat het bestuur en de rvc steeds met recht kunnen verlangen dat het op de agenda blijft. Zij hebben immers een ongeclausuleerde bevoegdheid om punten op de agenda te plaatsen.