3.3 Besluitvorming en functioneren

Maar hoe geeft het bestuur dan leiding aan de vennootschap? Hier dient zich de vraag aan naar de manier waarop een bestuur functioneert en tot zijn beslissingen komt. Bij besluitvorming binnen het bestuur kan een onderscheid worden gemaakt tussen een eenhoofdig of een meerhoofdig bestuur. Het spreekt voor zich dat wanneer het bestuur door één bestuurder wordt gevormd, de betreffende bestuurder zelfstandig tot besluitvorming komt. Een meerhoofdig bestuur besluit daarentegen in de regel bij meerderheid van stemmen; de bestuurstaak is aan hen gezamenlijk toebedeeld en wordt volgens het principe van collegiaal bestuur uitgeoefend.1 Bij of krachtens de statuten kan worden bepaald dat een bestuurder rechtsgeldig kan besluiten omtrent zaken die tot zijn taak behoren.2 De statuten kunnen bovendien bepalen dat een met name of in functie aangeduide bestuurder meer dan één stem wordt toegekend, maar een bestuurder kan niet meer stemmen uitbrengen dan de andere bestuurders gezamenlijk.3 Een vetorecht is dus uitgesloten. Bovendien kunnen de statuten of een reglement quorumvereisten bevatten. Een belangrijk uitgangspunt is evenwel dat iedere bestuurder aan de besluitvorming moet kunnen meewerken, in die zin dat hij in de gelegenheid moet worden gesteld om aan het overleg deel te nemen.4 Ingevolge artikel 2:239 lid 6 BW neemt een bestuurder niet deel aan de beraadslaging en besluitvorming indien hij daarbij een direct of indirect persoonlijk belang heeft dat tegenstrijdig is met het belang van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. Kan het bestuur daardoor geen besluit nemen, dan zal de raad van commissarissen over het betreffende onderwerp moeten besluiten. Bij gebreke aan een raad van commissarissen kan de geconflicteerde bestuurder niettemin aan de beraadslaging en besluitvorming deelnemen, indien de statuten daarin voorzien. Uit de verplichting tot een behoorlijke taakvervulling volgt ten slotte dat bestuurders zo veel mogelijk persoonlijk deelnemen aan het overleg en de besluitvorming door het bestuur. Volmachtverlening voor deze besluitvorming is slechts geoorloofd wanneer de betreffende bestuurder verhinderd is, terwijl in het algemeen wordt aangenomen dat volmachtverlening enkel aan medebestuurders kan plaatsvinden. Anderen, die geen deel uitmaken van het bestuur, kunnen dan ook niet door een bestuurder worden gemachtigd om in diens plaats in een bestuursvergadering te stemmen.5

Tussen de bestuurders onderling geldt een wederzijdse informatieverplichting. Wanneer een bestuurder kan besluiten omtrent zaken die tot zijn taak behoren,6 is hij op grond van artikel 2:8 BW verplicht om zijn medebestuurders daarover te informeren.7 Deze verplichting kan evenwel ook in bredere zin worden aangenomen: iedere bestuurder heeft recht op alle informatie die voor het behoorlijk uitoefenen van zijn taak nodig is. Dit vloeit voort uit de bestuurstaak en -verantwoordelijkheid, alsmede artikel 2:8 BW. Het collegialiteitsbeginsel brengt mee dat individuele bestuurders het bestuur dienen te informeren. Assink spreekt in dit verband van een breng- en haalplicht van bestuurders.8 Dat iedere bestuurder aan de besluitvorming moet kunnen meewerken en dus in de gelegenheid moet worden gesteld om aan de beraadslaging deel te nemen, brengt mijns inziens met zich dat, teneinde gedegen beslissingen te kunnen nemen, iedere bestuurder over dezelfde informatie dient beschikken, wil men bereiken dat het bestuur daadwerkelijk als één college optreedt. De onderlinge uitwisseling van informatie tussen bestuurders kan dan ook tot het takenpakket van het bestuur worden gerekend. Uit de maatstaven die voor bestuurdersaansprakelijkheid gelden, vloeit voort dat het bestuur kritisch dient te zijn ten aanzien van de aangeleverde informatie en tegelijkertijd verlangt dat informatie wordt aangeleverd, als dat niet op initiatief van zijn medebestuurders gebeurt. Daarbij is van belang dat de administratie van de vennootschap en het financiële beheer steeds tot de collectieve bestuursverantwoordelijkheid moeten worden gerekend, zodat moet worden aangenomen dat alle bestuurders op gelijke wijze tot die informatie gerechtigd zijn.9