2.9 Enkele procedurele aspecten van splitsing

De besturen van de partijen bij de splitsing2 stellen een voorstel tot splitsing op waarin diverse zaken moeten worden vermeld.3 Ik verwijs daarvoor in hoofdzaak naar art. 2:334f, lid 2, BW. Vanuit fiscale optiek is voornamelijk onderdeel i van dit artikellid relevant: het voorstel tot splitsing moet het tijdstip vermelden met ingang waarvan financiële gegevens over elk deel van het vermogen dat zal overgaan, zullen worden verantwoord in de jaarrekening of andere financiële verantwoording van de verkrijgende rechtspersonen. Is sprake van een zuivere splitsing, dan eindigt op het gekozen tijdstip het laatste boekjaar van de splitsende rechtspersoon.4 Het gekozen tijdstip hoeft niet samen te vallen met het moment waarop de splitsing civielrechtelijk van kracht wordt, maar kan ook daarvóór liggen.5 In zo’n geval is sprake van ‘boekhoudkundige of economische terugwerkende kracht’.6 Deze terugwerkende kracht speelt ook vanuit fiscaal perspectief een belangrijke rol. In de beleidsbesluiten van Financiën over de zuivere splitsing en de afsplitsing is namelijk een (goedkeurende) regeling opgenomen voor terugwerkende kracht van het fiscale (af)splitsingstijdstip.7 Voor splitsingen waarbij een NV of BV wordt gesplitst of wordt opgericht, stelt art. 2:334y BW aanvullende eisen aan het voorstel tot splitsing, zoals de ruilverhouding van de aandelen.8

In een schriftelijke toelichting bij het voorstel tot splitsing geeft het bestuur van elke partij bij de splitsing de redenen voor de splitsing met een uiteenzetting over de verwachte gevolgen voor de werkzaamheden en een toelichting uit juridisch, economisch en sociaal oogpunt (art. 2:334g, lid 1, BW). Wordt een NV of BV gesplitst of opgericht, dan dient het bestuur aanvullende informatie over de ruilverhouding van de aandelen op te nemen in deze toelichting (art. 2:334z BW).

Mogelijk dient het bestuur een jaarrekening of tussentijdse vermogensopstelling op te maken (art. 2:334g, lid 2, BW). Dit is het geval als het voorstel tot splitsing is neergelegd of openbaargemaakt na verloop van zes maanden na het verstrijken van het laatste boekjaar van een bij de splitsing betrokken rechtspersoon ten aanzien waarvan een jaarrekening of andere financiële verantwoording is vastgesteld.9 Bij een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar zijn tussentijdse cijfers dus nodig indien het voorstel tot splitsing na 30 juni van het desbetreffende jaar is neergelegd of openbaargemaakt. Is het opstellen van deze tussentijdse cijfers noodzakelijk, dan heeft deze betrekking op de stand van zaken van het vermogen op ten vroegste de eerste dag van de derde maand voor de maand waarin zij wordt neergelegd.

Het voorstel tot splitsing moet worden ondertekend door de bestuurders van elke partij bij de splitsing (art. 2:334f, lid 3, BW). Tenzij alle partijen bij de splitsing verenigingen of stichtingen zijn, moet het voorstel tot splitsing zijn goedgekeurd door de raden van commissarissen en bovendien worden ondertekend door de commissarissen (art. 2:334f, lid 4, BW).

Iedere partij bij de splitsing dient bij het handelsregister diverse stukken (zoals het voorstel tot splitsing) te deponeren of langs elektronisch weg openbaar te maken. Voorts dienen diverse stukken op het kantoor van de diverse rechtspersonen ter inzage te liggen of op elektronische wijze toegankelijk gemaakt te worden. In een landelijk verspreid dagblad kondigen de partijen bij de splitsing aan dat de stukken toegankelijk zijn. Dit alles is geregeld in art. 2:334h.

Tot een maand na de zojuist onder 5 genoemde aankondiging loopt een verzetstermijn voor iedere wederpartij die een rechtsverhouding heeft met een partij bij de splitsing (art. 2:334l BW).

De algemene vergadering van aandeelhouders neemt het besluit tot splitsing (art. 2:334m, lid 1, BW).10 Dit besluit – dat niet mag afwijken van het voorstel tot splitsing – kan pas worden genomen na de zojuist genoemde verzetstermijn. Dit betekent dat het besluit pas kan worden genomen na verloop van een maand na de dag waarop alle partijen bij de splitsing de nederlegging of openbaarmaking van het voorstel tot splitsing hebben aangekondigd.

De splitsing geschiedt ex art. 2:334n, lid 1, BW bij notariële akte en wordt van kracht met ingang van de dag na die waarop deze akte is verleden. De akte mag slechts worden verleden binnen zes maanden na de aankondiging van de nederlegging of openbaarmaking van het voorstel tot splitsing. Termijnverlenging is mogelijk als tegen het voorstel tot splitsing verzet is aangetekend.

De splitsing wordt op grond van art. 2:334n, lid 3, BW binnen acht dagen na het verlijden van de notariële akte ingeschreven in het handelsregister. Voorts wordt ex art. 2:334n, lid 4, BW binnen een maand na de splitsing opgave gedaan aan de beheerders van andere openbare registers.