7.2.8 Profielschets

In een profielschets komen de gewenste vaardigheden, deskundigheden en diversiteit binnen de raad van toezicht van de stichting nader tot uitdrukking.1 In de algemene profielschets is, naast de gewenste samenstelling, ook de gewenste omvang van de raad van toezicht als geheel opgenomen. Naast een algemene profielschets, kan voor een individueel lid van de raad van toezicht een profielschets opgesteld worden, bijvoorbeeld in het kader van de werving en benoeming van een nieuw lid. In de individuele profielschets kan een bepaalde deskundigheid en achtergrond worden beschreven en kunnen ook persoonlijkheidskenmerken en vaardigheden worden opgenomen.

Voor stichtingen in de meeste sectoren, waaronder in ieder geval de semipublieke sector, de culturele sector en de pensioensector, is in een governancecode of in sectorale wet- en regelgeving het opstellen van een algemene profielschets voorgeschreven.2 In sommige sectoren wordt bovendien bepaald dat de raad van toezicht voor iedere vacature een specifiek profiel opstelt.3 Deze individuele profielschets dient uiteraard wel te passen binnen de algemene, collectieve profielschets.

Over de doeleinden van de profielschets van een structuurvennootschap zei de Minister bij de parlementaire behandeling van de wijziging van de structuurregeling voor NV’s en BV’s dat deze inzicht geeft in de taak waarvoor de raad van commissarissen zichzelf gesteld ziet en dat deze de raad dwingt om daarover na te denken. Het gebruikmaken van een profielschets vermindert de vanzelfsprekendheid van benoemingen, aldus de Minister.4 Ook voor stichtingen geldt dat het opstellen van een profielschets de raad van toezicht dwingt om na te denken over de behoeften van de stichting, de taak van de raad van toezicht en de gewenste kwaliteiten en deskundigheden binnen de raad.

Een profielschets heeft dus mede ten doel om de benoemingsfactoren van leden van de raad van toezicht in zekere mate te objectiveren. Indien een profielschets is opgesteld, dient deze in acht genomen te worden bij de eerste benoeming van een lid van de raad van toezicht maar ook bij zijn herbenoeming (bijvoorbeeld na verloop van zijn zittingstermijn). De raad van toezicht kan de profielschets gebruiken om aan te tonen dat hij de benodigde zorgvuldigheid in acht heeft genomen bij de herbenoeming van leden of bij de benoeming van nieuwe leden.

Het belang van het opstellen van een individuele profielschets voor nieuwe leden van de raad van toezicht blijkt uit de Meavita-beschikking. Het niet opstellen van een profielschets kan er aan bijdragen dat de Ondernemingskamer oordeelt dat sprake is van wanbeleid. De Ondernemingskamer overwoog in het geval van Meavita dat (het nalaten van) het opstellen van individuele profielen van belang was in verband met de vraag of de raad van toezicht zorgvuldig handelde bij de benoeming van leden van de raad van toezicht:

Indien er een vacature is kan het benoemingsbevoegde orgaan of de benoemingsbevoegde instantie zelf op zoek gaan naar geschikte kandidaten, tenzij een ander orgaan of andere instantie of rechtspersoon een voordrachtsrecht heeft. Zie ook par. 5.2.3 over de benoeming van nieuwe leden van de raad van toezicht. Bij de wervings- en benoemingsprocedure kan gebruik gemaakt worden van de algemene en/of individuele profielschets, waarmee de benoemingsfactoren in zekere mate geobjectiveerd worden.

Wanneer een benoeming plaatsvindt op grond van een voordracht, is het voor het benoemingsbevoegde orgaan of de benoemingsbevoegde instantie relevant om te weten welke ervaring de kandidaat heeft en hoe hij in andere betrekking (en) gefunctioneerd heeft. Het Wetsvoorstel btrp bepaalt om die reden mijns inziens terecht dat, indien een lid van de raad van toezicht wordt benoemd of herbenoemd op aanbeveling of op voordracht, deze aanbeveling of voordracht gemotiveerd moet worden (artikel 11 lid 10 Wetsvoorstel btrp). Bij de voordracht of aanbeveling van een persoon dienen zijn leeftijd, beroep en andere betrekkingen medegedeeld te worden aan het orgaan of de instantie die tot benoeming bevoegd is. Deze gegevens helpen het orgaan of de instantie dat benoemingsbevoegd is zich een beter oordeel te vormen over de geschiktheid van de kandidaat. De voorgestelde bepaling is in lijn met de huidige bepaling voor commissarissen van NV’s, BV’s, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen.6

Indien de raad van toezicht het benoemingsbevoegde orgaan is, hetgeen zoals gezegd het geval is bij veel soorten stichtingen, kan de raad zelf bepalen naar welke persoon hij op zoek is en beoordelen of de desbetreffende persoon geschikt is. Voor semipublieke instellingen wordt echter voorgeschreven dat het werven van nieuwe leden geschiedt aan de hand van competentieprofielen via een openbare procedure, waarbij een advertentie geplaatst wordt.7

In verband met het vinden van de meest geschikte kandidaat is een uitgebalanceerde wervingsprocedure van belang. Als gezegd benoemt de raad van toezicht bij veel soorten stichtingen zijn eigen leden. Zittende leden hebben de neiging om (bewust of onbewust) op hen lijkende kandidaten te selecteren, omdat zij deze het meest geschikt achten.8 Als kandidaten worden geselecteerd uit het eigen informele netwerk van de zittende leden is de kans groter dat de kandidaten eenzelfde achtergrond hebben. Echter, ook als de kandidaten niet afkomstig zijn uit het eigen sociale netwerk van de zittende leden, is de kans groot dat zij een achtergrond hebben die gelijkenis vertoont met de zittende leden, zeker als de selectiecriteria erop gericht zijn iemand te vinden met dezelfde competenties en ervaring als de zittende leden.

Van belang is dat het selectieproces zo veel mogelijk geobjectiveerd wordt en inzichtelijk gemaakt wordt. Als gezegd begint dat met een duidelijk profiel. Ondanks dat kunnen eerste indrukken van invloed zijn op latere oordelen,9maar de effecten daarvan kunnen bestreden worden door van tevoren vereiste kwaliteiten en (persoonlijkheids-)kenmerken zo goed mogelijk te formuleren aan de hand van gestandaardiseerde feitelijke vragen. Een voorbeeld van een vraag in verband met het toetsen van relevante ervaring (bijvoorbeeld voor de voorzittersfunctie) is of de kandidaat ervaring heeft opgedaan met kritische situaties bij andere instellingen.

Wanneer de beoordeling van de kandidaat explicieter plaatsvindt aan de hand van vooraf bepaalde criteria (bijvoorbeeld door voor elke kandidaat een scoreformulier in te vullen), zal de mogelijkheid dat vooringenomenheid een besluit beïnvloedt kleiner zijn.10 Ook hier geldt dat de gemeenschappelijke verantwoordelijkheid van meerdere betrokkenen bij de selectie kan bijdragen aan een meer uitgebalanceerde besluitvormingsprocedure. Een mogelijkheid is om uit de leden van de raad van toezicht een selectiecommissie in te stellen of om (voor) selectie over te laten aan een daarin gespecialiseerd wervings- en selectiebureau.

Sectorale codes die een (collectieve) profielschets voorschrijven bepalen dat de raad van toezicht zelf het orgaan is dat zijn profielschets vaststelt. Zoals gezegd geldt voor veel stichtingen dat de raad van toezicht zijn eigen leden benoemt, maar ook als dat niet het geval is, ligt het mijns inziens voor de hand dat de raad van toezicht het orgaan is dat de profielschets vaststelt. Voorwaarde is uiteraard dat er al een raad van toezicht is. De eerste raad van toezicht wordt bijvoorbeeld ingesteld in de akte van oprichting, waarbij de oprichters bepalen hoe de eerste raad is samengesteld, of later bij een besluit tot statutenwijziging dat genomen wordt door het bestuur. In dat geval kan het bestuur een lid van de raad van toezicht aanwijzen dat vervolgens op zoek gaat naar geschikte medeleden. Het bestuur dient bij het instellen van een raad van toezicht weliswaar aan te geven wat de rol van de raad van toezicht zal zijn, maar ik meen dat het niet logisch is als het bestuur een profielschets opstelt. De raad van toezicht heeft als taak om toezicht te houden op het bestuur en heeft een eigen verantwoordelijkheid bij het invullen van zijn rol en taak. Om die reden kan de raad van toezicht zelf het beste beoordelen welk profiel aansluit bij de behoeften van de stichting.11

De raad van toezicht stelt de profielschets zoveel mogelijk autonoom vast binnen het kader van eventuele voorwaarden en criteria die zijn opgenomen in sectorregels en sectorcodes.12 Jegens andere organen en derden geeft de profielschets inzicht in de taakopvatting van de raad van toezicht. De raad van toezicht kan er voor kiezen om het bestuur van de stichting in staat stellen om over de profielschets advies uit te brengen. In sommige codes, zoals de GCZ 2017 voor zorginstellingen, is bepaald dat de raad van toezicht het bestuur in staat stelt om over de profielen (en overigens ook de benoeming van personen tot lid van de raad van toezicht) advies uit te brengen.13 Ik meen dat niettemin van belang is dat het laatste woord daarover aan de raad van toezicht zelf is.

In verband met de wijziging van regels voor structuurvennootschappen merkte de Minister van Justitie in 2002 op dat de wet zich slecht leent voor het vaststellen van criteria voor een juiste profielschets. Daarvoor is de schets te zeer verbonden met de aard en de werkzaamheden van de vennootschap en de daarmee verbonden onderneming, aldus de Minister.14

Hoewel ook voor stichtingen geldt dat de profielschets verbonden is met de aard en de werkzaamheden, behoeft de opmerking van de Minister uit 2002 naar mijn mening enige nuancering. Voor bepaalde typen stichtingen die hiervoor in hoofdstuk 6 werden beschreven gelden specifieke governanceregels die zijn opgenomen in sectorregels en codes (overigens geldt dit tegenwoordig ook voor bepaalde typen vennootschappen, zoals financiële instellingen en beursvennootschappen). Mijns inziens is het wel mogelijk en nuttig om voor bepaalde typen stichtingen criteria vast te leggen in beleidsregels of sectorcodes. Zo is het naar mijn mening terecht dat aan de raad van toezicht van een semipublieke instelling of pensioenfonds, net als basale diversiteitscriteria, basale eisen worden gesteld aan kennis op het gebied van financieel beheer en risicobeheersing. Bij het opstellen van de profielschets dient de raad van toezicht deze criteria in acht te nemen. Bovendien dient – net als bij diversiteitscriteria – naar mijn mening gemotiveerd te worden, bij voorkeur in het jaarlijkse verslag, hoe aan de minimale deskundigheidscriteria wordt voldaan.