5.4.3.4 Experts en evaluatiecommissies

Voor de beoordeling van de subsidieaanvragen die in het kader van Jeugd in Actie en Een Leven Lang Leren worden ingediend, schakelen de nationale agentschappen evaluatiecommissies in.1 Voor Een Leven Lang Leren geldt bovendien dat vrijwel elke subsidieaanvraag die aan de geschiktheids- en uitsluitingscriteria voldoet door doorgaans minimaal twee experts wordt beoordeeld op kwaliteit.2 Uit het document 'Minimum requirements for assessors' blijkt dat daarbij ten minste één van de twee een externe expert moet zijn.3 Dit zijn experts die niet in dienst zijn bij het nationaal agentschap dat de toekenningsprocedure voor de Europese subsidies organiseert.4 Wat betreft Jeugd in Actie worden slechts bij uitzondering externe experts ingeschakeld.5

Evaluatiecommissies bestaan in het kader van Een Leven Lang Leren uit leden van het nationaal agentschap, externe experts en vertegenwoordigers van belanghebbenden.6 Een evaluatiecommissie is belast met het houden van toezicht op het gehele selectieproces.7 Zij houdt zich derhalve niet bezig met een individuele beoordeling of de ingekomen aanvragen voldoen aan uitsluitings-, selectie-, geschiktheids- en toekenningscriteria.8 De beoordeling of de ingekomen aanvragen voldoen aan deze criteria wordt verricht door het nationaal agentschap en — in geval van een Leven Lang Leren — door experts. De evaluatiecommissies doen op basis van de beoordeling door het nationaal agentschap en de experts een voorstel, waarin wordt aangegeven welke aanvragen moeten worden gehonoreerd, geweigerd of op een reservelijst moeten worden geplaatst.9 Zij dienen in dat kader te garanderen dat alle aanvragers door een eerlijke en transparante toepassing van de procedures gelijk worden behandeld.10 De procedureregels voor de evaluatiecommissie moeten voorzien in een objectieve methode voor de rangschikking van aanvragen die dezelfde kwaliteit hebben.11

De werkwijze van de experts en de evaluatiecommissie is beschreven in de door de Europese Commissie uitgegeven, maar niet-gepubliceerde, gidsen voor de nationale agentschappen.12 Ook in de Commissieverordening behorend bij het Financieel Reglement is een aantal regels terug te vinden. Zo kan de evaluatiecommissie op grond van artikel 178, tweede lid, de aanvrager verzoeken bijkomende inlichtingen te verstrekken of de ingediende bewijsstukken met betrekking tot de aanvraag toe te lichten, met name in het geval van kennelijke schrijffouten. Het nationaal agentschap is verplicht om ten behoeve van de evaluatiecommissies en experts procedureregels,13 beoordelingsformulieren en checklists14 vast te stellen. Verder moeten de experts en de evaluatiecommissies door het nationaal agentschap op de hoogte worden gebracht van het subsidieverstrekkingsproces en de verschillende acties die gesubsidieerd kunnen worden.15 In dat kader is voorgeschreven dat het nationaal agentschap trainingen geeft aan experts en leden van de evaluatiecommissie.16 De experts en de evaluatiecommissies zijn uiteraard gebonden aan de door de Europese Commissie in de programmagidsen neergelegde criteria en de weging van ieder criterium.

Met het inschakelen van een evaluatiecommissie en experts wordt bevorderd dat alle aanvragen onpartijdig, objectief en gelijk worden behandeld.17 Om te waarborgen dat de experts en de leden van de evaluatiecommissie daadwerkelijk onafhankelijk zijn, is in de Gids voor de nationale agentschappen neergelegd dat zij een formele verklaring moeten tekenen om belangenverstrengeling te voorkomen.18 Verder mogen personen die betrokken zijn geweest bij de beoordeling of aan de geschiktheids-, uitsluitings-, selectie- of toekenningscriteria is voldaan, geen beslissende rol hebben in de evaluatiecommissie.19 Om te waarborgen dat de experts hun beoordeling individueel en onafhankelijk uitvoeren, gebruiken zij een afzonderlijk beoordelingsformulier.20 De experts bepalen de score van de ingediende subsidieaanvraag. In het Nederlandse contract dat met experts wordt gesloten is onder meer opgenomen dat de expert zich ertoe verbindt de beoordelingen geheel onafhankelijk uit te voeren zonder enige beperkingen of invloeden, ongeacht de aard of het soort en onmiddellijk het nationaal agentschap in te lichten bij enige poging tot beïnvloeding of drukuitoefening.21 Zij mogen voorts geen subsidie ontvangen in de selectieronde waarin zij in de beoordeling participeren.22 De Gids voor de nationale agentschappen voor Een Leven Lang Leren schrijft voor dat externe experts op een transparante wijze moeten worden geworven, bij voorkeur door middel van een openbare tenderprocedure.23 Uit de Nederlandse uitvoeringspraktijk blijkt dat de experts voor hun bewezen diensten een vergoeding ontvangen.24 De Europese subsidieregelgeving inzake Jeugd in Actie en Een Leven Lang Leren vereist niet dat de namen van de externe experts bekend worden gemaakt.

Werknemers van het nationaal agentschap kunnen experts zijn of zitting hebben in een evaluatiecommissie. Ook voor hen geldt dat zij geen subsidie kunnen aanvragen in het kader van Een Leven Lang Leren en Jeugd in Actie.25

Zoals gezegd doen de evaluatiecommissies op basis van de beoordeling door het nationaal agentschap en de experts een voorstel, waarin wordt aangegeven welke aanvragen moeten worden gehonoreerd, geweigerd of op een reservelijst moeten worden geplaatst. Uiteindelijk neemt het nationaal agentschap de besluiten over de ingediende subsidieaanvragen. Indien een nationaal agentschap van het voorstel van de evaluatiecommissie afwijkt, moet in het besluit op de subsidieaanvraag daarvoor een duidelijke rechtvaardiging worden gegeven.26 Uitgangspunt is derhalve dat het voorstel van de evaluatiecommissie wordt overgenomen. Hiervoor bestaat een goede reden: indien sprake is van een onafhankelijke evaluatiecommissie en onafhankelijke experts, is het niet zonder meer te verdedigen dat een nationaal uitvoeringsorgaan zou concluderen dat het voorstel van de evaluatiecommissie ondeugdelijk is. Het verdient aanbeveling dat nationale agentschappen alleen van het voorstel afwijken indien is komen vast te staan dat de evaluatiecommissie zich niet aan de procedures heeft gehouden, dan wel is uitgegaan van onjuiste feiten.